Qu’est-ce que… l’onboarding ?

Dans un monde professionnel en constante évolution, le vocabulaire RH peut parfois sembler complexe. La rubrique INDEX RH a pour objectif de décrypter les grands vocables et concepts de la gestion des RH. Tous les mois, retrouvez une définition claire, accompagnée d’une mise en contexte, de chiffres clés et de conseils. Ce mois-ci : l’onboarding.

Aussi appelé “socialisation organisationnelle” dans la littérature scientifique, l’onboarding est un échange continu entre le nouveau collaborateur, ses collègues, son manager et l’ensemble de l’entreprise. Objectif : placer le nouvel arrivant dans les meilleures conditions possibles pour lui permettre d’assimiler les connaissances et les compétences nécessaires à sa mission, mais aussi de s’approprier la culture d’entreprise, ses routines, ses valeurs et ses outils.

Or, une intégration négligée ou ratée est un risque pour l’entreprise. Sa réussite influe sur deux éléments essentiels : l’engagement du collaborateur dans l’entreprise et sa fidélisation.

Les 6 avantages de l’onboarding pour les professionnels RH

La “guerre des talents” rebat les cartes de la relation employeur/employé. Le jeu de séduction entamé lors du recrutement doit se poursuivre tout au long de l’intégration. Or, seuls 46% des cadres¹ estiment avoir reçu un véritable parcours d’intégration à leur arrivée. Une erreur coûteuse pour l’entreprise : un onboarding raté représente en moyenne une dépense de 7000 €². Découvrez 6 bénéfices apportés par un bon processus d’onboarding.

1. Permettre aux nouveaux collaborateurs d’être rapidement opérationnels

Les premiers jours de travail peuvent être stressants : nouveaux collègues, nouvelles tâches et nouvelle culture d’entreprise. Sans un bon processus d’onboarding, le temps de formation d’une nouvelle recrue s’étend généralement sur une durée de 6 à 8 mois³. Ce temps peut être diminué de moitié en ayant un programme d’intégration structuré, en incluant des temps de formation aux produits de votre entreprise et aux outils utilisés en interne. Prévoyez également des temps de restitution où le salarié pourra vous informer de ses réussites et de ses points bloquants.

2. Autonomiser le nouveau collaborateur

Les salariés ayant bénéficié d’une intégration efficace sont 38% plus confiants dans leur capacité à faire leur travail⁴, par rapport à ceux dont l’intégration a été infructueuse. Responsabilisez-les de manière progressive : structurez votre plan d’onboarding en commençant par des tâches simples les premières semaines, et augmentez progressivement la complexité. S’ils ont des difficultés à remplir leurs objectifs, mettez à disposition les ressources nécessaires comme des guides, des vidéos, des formations, et désignez un mentor vers qui ils peuvent se tourner.

3. Construire une équipe performante

Rencontrer ses collaborateurs est un aspect important de l’intégration, que ce soit lors d’un déjeuner d’équipe, en les impliquant rapidement sur des projets collectifs, ou bien en proposant des activités de team-building. D’après l’étude SHRM Effective Practice Guidelines Series Onboarding New Employees: Maximizing Success, pour 60% des managers, l’incapacité à établir des relations de travail fructueuses est la première cause d’échec de l’onboarding. À l’inverse, les entreprises qui ont mis en place un processus d’onboarding performant ont vu leur productivité augmenter de 70%⁵.

4. Réduire les coûts liés à une embauche ou une intégration mal maîtrisées

L’onboarding et le recrutement sont coûteux. Mais tout reprendre à zéro suite à une erreur de casting peut avoir des conséquences financières lourdes. Vos équipes devront se réorganiser et faire des heures supplémentaires le temps qu’une nouvelle recrue soit formée et intégrée. En structurant le process d’onboarding, vous pourrez plus facilement comprendre vos forces et vos faiblesses, et réajuster l’expérience candidat proposée. Finis les coûts cachés liés à un turnover élevé ou à des erreurs de casting.

5. Améliorer la satisfaction et la fidélisation des collaborateurs

Les salariés sont à la recherche d’un travail épanouissant, où ils se sentent réellement utiles et peuvent s’impliquer dans la vie de l’entreprise. Un onboarding de qualité favorise le désir de rester chez le collaborateur. Durant les premiers mois, ce dernier va “tester” son nouveau poste, tant au niveau de son contenu que sur l’environnement de travail : les collègues, l’ambiance, la culture d’entreprise, etc. Les moments d’échange entre la personne en cours d’intégration et son manager ou son service RH sont alors cruciaux. En mettant en place des feedbacks réguliers, vous pourrez observer comment se passe l’intégration et rassurer le collaborateur s’il en ressent le besoin.

6. Renforcer la marque employeur

Dès leur premier jour, les nouveaux venus observent le cadre dans lequel ils vont évoluer : environnement de travail, valeurs et culture de l’entreprise etc. Notre conseil : mettez toutes les chances de votre côté et rendez ce premier jour inoubliable. Quelques idées à mettre en place : préparer un accueil personnalisé, offrir un kit de bienvenue avec des objets de marque, rencontrer individuellement ses différents interlocuteurs, mettre en place un rapport d’étonnement… 

Quel que soit le secteur d’activité, un processus d’onboarding réussi améliore l’expérience collaborateur. À terme, cela pourrait bien transformer vos salariés en véritables ambassadeurs de votre entreprise.

Les 7 erreurs à éviter pour réussir un onboarding

L’intégration ne sert pas seulement à accueillir le nouveau collaborateur. C’est aussi un temps de séduction pour cimenter votre relation. 80% des nouvelles recrues⁶ prennent la décision de rester (ou non) durant leurs 6 premiers mois de présence dans l’entreprise. Or, lorsque le CDI n’est pas confirmé à l’issue de la période d’embauche, il s’agit 2 fois sur 3 d’une décision de l’onboardé⁷. En évitant ces 7 erreurs, vous construirez une relation saine entre votre nouveau talent et son équipe.

1. Oublier de formaliser un processus d’intégration

54% des cadres signalent l’absence d’un processus d’intégration structuré au sein de leur entreprise⁸. Lorsque celui-ci est en place, il peut parfois se limiter à la visite des locaux, à la présentation de l’entreprise et du poste, et au déjeuner d’équipe. Afin d’assurer une intégration en douceur, il est recommandé de documenter le parcours d’intégration et de le rendre accessible à l’ensemble de l’organisation. Les nouveaux arrivants passés par un onboarding complet sont 69% plus à même de rester au moins 3 ans⁹ dans une organisation.

2. Commencer l’onboarding le jour J

L’engagement d’un nouveau collaborateur se construit dès la fin du recrutement. Il ne se limite pas à un simple mail contenant sa date d’arrivée. Montrez-lui qu’il est attendu, par exemple en lui envoyant un livret qui lui présente les locaux, l’organigramme etc. D’après cette étude TGS France, l’accueil et l’intégration représentent 50 % de l’efficacité d’une procédure de recrutement.

3. Laisser le nouveau salarié avancer seul

Personne ne souhaite intégrer une équipe qui n’a pas été prévenue, ou qui n’a pas anticipé les aspects logistiques ou administratifs de l’onboarding. Organisez-vous en amont et n’hésitez pas à impliquer les collaborateurs et le manager. Une bonne pratique est de désigner un parrain dans l’entreprise à qui le nouveau venu pourra se référer s’il a des questions.

4. Reléguer le collaborateur à des tâches inintéressantes

Sous couvert de donner des tâches simples, certaines entreprises confient des tâches peu stimulantes aux nouveaux salariés. Sans aller jusqu’au cliché des photocopies et du café, n’oubliez pas que 33% des cadres ont déjà démissionné suite à une mauvaise intégration, dont 65% dans les six mois qui ont suivi leur arrivée¹⁰. Proposez-leur de se former aux nouveaux outils, d’étudier la documentation existante, ou de seconder un collègue plus expérimenté.

5. Penser que l’intégration ne sert qu’à la prise de poste

Gardez à l’esprit que le nouveau collaborateur a une connaissance limitée de votre entreprise, de vos valeurs et de vos processus. Il est essentiel de lui expliquer les codes de votre organisation, et de lui présenter les personnes avec qui il va travailler. Vous pouvez par exemple proposer de prendre un (petit) déjeuner avec son équipe le premier jour, ou organiser des échanges individuels avec chaque collègue.

6. Limiter l’onboarding à la première semaine

Théoriquement, l’intégration devrait se poursuivre jusqu’à ce que le collaborateur n’en ressente plus le besoin. Rappelez-vous que cette personne doit pouvoir maîtriser les processus et la culture de l’entreprise. Par exemple, les codes les plus difficiles à intégrer dans une nouvelle structure, sont l’organisation interne hiérarchique, les outils collaboratifs (Slack, Teams, Trello…), le jargon professionnel, l’usage du tutoiement ou du vouvoiement et le dress code¹¹. Ces éléments peuvent mettre plusieurs mois avant que le nouvel employé ne se sente à l’aise dans leur utilisation.

7. Mésestimer la gestion administrative

De nombreux éléments administratifs peuvent être préparés en amont de l’arrivée du salarié : réaliser la DPAE (Déclaration Préalable A l’Embauche), rédiger le contrat de travail, transmettre le livret d’accueil, ajouter le nouveau collaborateur dans le logiciel de paie etc. 

Chiffres-clés

• Seuls 12 % des salariés sont tout à fait d’accord avec l’idée que leur organisation fait un excellent travail d’intégration, selon cet article de Gallup ;
• 82% des entreprises ne s’estiment pas prêtes au moment d’accueillir une recrue, d’après ce Livre Blanc Workelo de 2021 ;
• 60% des entreprises ne fixent pas d’objectifs ou de jalons pour les nouveaux embauchés, selon cette infographie d’OC Tanner ;
• Lorsque le manager prend activement part au processus d’onboarding, les salariés ont 3,4 fois plus de chances de considérer leur intégration comme réussie, selon cet article de Gallup ;
• Il faut 100 jours à un cadre fraichement recruté pour prendre ses marques, affirmer sa légitimité, et savoir s’il désire ou non poursuivre l’aventure, selon cette étude TGS France ;
• Un bon onboarding a le potentiel d’augmenter le taux de rétention des talents de 82%, d’après le Livre Blanc Redefining onboarding for a new future of work.

Pour aller plus loin

• [WEBINAR] on-boarding & off-boarding : les clés d’une expérience collaborateur enrichie (Parlons RH et Foederis)
• Le baromètre de l’expérience collaborateur 2023 (Parlons RH et UKG)
• La petite Boîte à outils de l’onboarding – Séverine Loureiro – Editions Dunod 2023
• Onboarding : recrutement, mobilité interne & intégration (Convictions RH)

Crédit photo : Shutterstock / Dmitry Tkachuk

1. D’après l’étude Onboarding : comment les entreprises intègrent leurs cadres – Cadremploi. Sondage réalisé auprès de 1012 cadres représentatifs des cadres inscrits sur Cadremploi, en poste ou en recherche d’emploi, du 25 au 29 mars 2019 ↩︎
2. Selon le Guide de l’onboarding des collaborateurs de Payfit ↩︎
3.  Selon le livre Blanc Workélo Onboarding : méthodologie pour une expérience réinventée ↩︎
4. D’après l’infographie Bamboo HR The Incredible Impact of Effective Onboarding ↩︎
5.  Selon l’étude SHRM Effective Practice Guidelines Series Onboarding New Employees: Maximizing Success ↩︎
6.  Selon le livre Blanc Workélo Onboarding : méthodologie pour une expérience réinventée ↩︎
7. 18,2 % des CDI ne sont pas confirmés à l’issue de la période d’embauche et près de 2 fois sur 3, à l’initiative du collaborateur. D’ après le Benchmark sectoriel du Taux d’Echec du Processusd’Embauche © (TEPE) réalisé par WillbeGroup et Mozart Consulting en 2017 ↩︎
8. D’après l’étude Onboarding : comment les entreprises intègrent leurs cadres – Cadremploi ↩︎
9. Selon l’étude 4 missing elements of your onboarding process – Urban Bound ↩︎
10.  Selon l’étude Onboarding : comment les entreprises intègrent leurs cadres – Cadremploi ↩︎
11. D’après l’étude Future of Work 2023 de Monster ↩︎