Qu’est-ce que… le Learning Management System (LMS) ?

Dans un monde professionnel en constante évolution, le vocabulaire RH peut parfois sembler complexe. La rubrique INDEX RH a pour objectif de décrypter les grands vocables et concepts de la gestion des RH. Tous les mois, retrouvez une définition claire, accompagnée d’une mise en contexte, de chiffres clés et de conseils. Ce mois-ci : le Learning Management System (ou LMS).

Les plateformes d’apprentissage, ou Learning Management Systems sont des outils qui permettent de créer, gérer et diffuser du contenu de formation en ligne. Ces outils regroupent au même endroit le contenu de formation, les outils d’évaluation, la communauté d’apprenants, et les formateurs. Ils permettent de créer des cours et de les diffuser auprès des apprenants, tout en suivant finement la manière dont ils se forment au quotidien. En outre, un LMS est évolutif, ce qui permet de l’adapter précisément aux besoins de formation de son entreprise et à l’obsolescence toujours plus rapide des compétences.

Aujourd’hui, les LMS deviennent indispensables, surtout dans un contexte dans lequel le travail à distance et la formation continue gagnent en prévalence. Flexibles, ces plateformes d’apprentissage assurent aux entreprises de pouvoir gérer l’ensemble de leur cycle de formation. Elles incluent des fonctionnalités telles que l’analyse des performances ou la gamification. Ainsi les LMS transforment la façon dont les entreprises abordent l’apprentissage.

Les 6 avantages d’un Learning Management System pour les professionnels des RH

D’après le LinkedIn Workplace Learning Report 2023, le développement des talents est le premier levier employé par les entreprises pour fidéliser leurs salariés. En outre, 41% des employés envisagent de chercher un nouvel emploi si leur entreprise ne leur fournit pas des opportunités de formation⁽¹⁾. De fait, la mise en place d’un outil de formation tel qu’une Learning Management Platform devient un indispensable à la stratégie RH des entreprises. Voici les principaux avantages à mettre en place ce type d’outil.

Optimiser la gestion quotidienne de la formation professionnelle

En intégrant un LMS, les organisations transforment radicalement la façon dont elles administrent leurs programmes de formation. Cette technologie offre une automatisation efficace des tâches routinières, telles que l’inscription aux cours ou le suivi de la progression. D’après ce Livre Blanc d’Absorb LMS, l’automatisation des processus réduit le temps passé sur les tâches administratives de 25%.

Suivre efficacement les progrès des salariés et mesurer le ROI des formations

Les outils de mesure et de reporting intégrés à la majorité des LMS permettent de générer des rapports statistiques synthétiques, clairs et personnalisables, fournissant ainsi une vue d’ensemble détaillée des résultats de formation, tant au niveau individuel que collectif. Cette transparence permet aux professionnels des RH de mieux comprendre et d’évaluer l’efficacité des programmes de formation. De ce fait, ils peuvent repérer les domaines nécessitant une attention supplémentaire, et prendre des décisions éclairées pour optimiser les stratégies de formation. 

Centraliser et faciliter l’accès aux ressources de formation

La mise en place d’un LMS permet de regrouper l’ensemble des éléments de formation en un seul endroit. Cette centralisation garantit que chacun accède aux mêmes connaissances de manière uniforme. Cela assure une cohérence et une standardisation de la formation à travers toute l’entreprise.

En outre, un Learning Management System permet au salarié de se former à son rythme, sur les temps et les lieux qu’il préfère. Salon l’outil, choisi, les contenus de formation peuvent être disponibles 24/7, et accessibles depuis n’importe quel appareil. Cela permet de diminuer les obstacles à l’apprentissage, notamment pour les équipes en télétravail.

Personnaliser les parcours de formation selon les besoins de chacun

80% des salariés⁽¹⁾ estiment qu’un parcours de formation personnalisé et une approche individualisée du parcours de formation est essentiel en 2024. Selon le rapport Essential LMS & eLearning software statistics de FinancesOnline, 58% des salariés souhaitent apprendre à leur rythme. Et les résultats sont au rendez-vous ! Les salariés retiennent mieux les connaissances et acquièrent de nouvelles compétences plus rapidement qu’avec une formation standardisée. En moyenne, les apprenants reçoivent 5 fois plus de connaissances via un LMS, sans augmenter le temps passé à se former⁽²⁾.

Du côté des RH, certains indicateurs fournis par les LMS permettent d’adapter la formation aux attentes des apprenants, et à celles de l’organisation, comme le taux de complétion ou le taux de téléchargement des documents. D’ailleurs, 91% des professionnels des RH⁽²⁾ estiment qu’une approche planifiée du parcours d’enprentissage utilisant des outils d’e-learning est la méthode la plus efficace pour favoriser le développement des salariés.

Motiver ses salariés à (mieux) apprendre

La mise en place d’un LMS permet de varier les formats des cours, et d’ajouter un aspect gamification via des quiz, QCM et autres systèmes de récompense. En l’occurrence, le jeu est un fort levier pour engager les apprenants. Selon l’étude La gamification comme vecteur d’efficacité d’un e-learning, les jeux permettent de développer les compétences des apprenants de 14%, leurs connaissances de 11% et leurs capacités de rétention de 9%.

Réduire des coûts de formation des salariés

Le coût initial d’un LMS peut sembler onéreux, surtout lorsque ce sont nos premiers pas dans l’organisation de la formation à distance. Mais il s’agit d’un investissement rentable : pas besoin de mettre en place une équipe dédiée à la formation. Se doter d’un LMS implique également un besoin moindre de formation en présentiel, donc une réduction de frais notable (pas de location de salle, pas de transports, pas d’intervenants…).

Les 8 erreurs à éviter concernant le LMS pour les professionnels des RH

Implémenter un LMS qui ne répond pas aux besoins de votre entreprise, ou mal cadrer son projet d’implémentation risque de réduire l’impact de votre stratégie de formation sur le développement des compétences et la performance globale. Outre les coûts élevés que cela peut engendrer, un mauvais accompagnement au changement, un manque d’écoute des utilisateurs ou un manque d’intéropérabilité avec les autres outils RH sont susceptibles d’entrainer une baisse d’engagement et de satisfaction. Pour les collaborateurs, cela peut également compromettre leur acquisition de nouvelles compétences, impactant directement leur productivité et la qualité de leur travail.

Voici donc une liste d’erreurs à ne surtout pas commettre concernant la mise en place d’un LMS :

Choisir un LMS inadapté aux besoins et à la culture de l’entreprise

Le choix d’un LMS doit prendre en compte les spécificités de l’environnement de travail de l’organisation qui le met en place. Par exemple, l’utilisation d’une solution générique risque de ne pas correspondre aux besoins réels de l’entreprise et de ses salariés. Si le LMS envisagé est perçu comme inadapté ou difficile d’utilisation, il y a un risque que celui-ci soit faiblement adopté par les salariés. 

Quelques questions à se poser pour bien choisir son LMS : 

• L’outil répond-il aux besoins de l’organisation : fonctionnalités disponibles, personnalisation possible, facilité d’utilisation… ?
• Le temps de prise en main de l’outil est-il court ?
• Le LMS s’intègre-t-il avec les autres outils de l’entreprise : CRM, SIRH, TMS etc. ?
• Les métriques et les outils d’analyse fournis par l’outil fournissent-ils les informations nécessaires ?
• La plateforme peut-elle s’adapter à la croissance de l’entreprise ?
• Quelles sont les mesures de sécurité prises concernant les données ?

Confondre LMS (Learning Management System) et TMS (Training Management System)

Le TMS est un logiciel de formation dédié aux aspects administratifs de la formation. Celui-ci ne permet pas de gérer la conception et la diffusion de vos formations. Il sera plus adapté pour planifier des créneaux de formation, gérer les ressources disponibles (formateurs, salles, équipement etc.), contrôler les budgets de formation… LMS et TMS sont donc deux outils complémentaires.

Mal planifier son projet d’implémentation

Une planification inadéquate de l’implémentation du Learning Management System peut entraîner une série de défis et de complications pour l’organisation. Cela peut mener à des dépassements de budget et des retards dans le déploiement, mettant en péril le ROI et l’adoption du système en interne. 

Un plan d’implémentation efficace doit prendre en compte :

• Le nombre d’utilisateurs et de contenus à supporter ;
• Le mode de déploiement (en local sur les serveurs de l’entreprise, ou sur le cloud en mode SaaS) ;
• Le temps de mise en place du LMS (incluant la création de contenu, l’installation du logiciel et la formation des utilisateurs) ;
• Le rôle et les responsabilités de chaque membre du projet.

En somme, une planification minutieuse et alignée avec les objectifs globaux de l’organisation est essentielle pour garantir que le LMS devienne un outil valorisant et efficace pour la formation et le développement des compétences au sein de l’entreprise.

Sous-utiliser les fonctionnalités du LMS

Chaque LMS propose un panel varié de fonctionnalités : messagerie interne, système de reporting intégré, outils d’évaluation etc. Comme pour tout nouvel outil mis en place dans une entreprise, un accompagnement au changement et une formation sont nécessaires. Dans cette optique, les professionnels des RH ont un rôle important à jouer dans la formation des collaborateurs à l’utilisation de l’ensemble des outils disponibles et l’évaluation de leur utilisation. Afin d’éviter toutes frustrations, il est essentiel d’échanger sur le sujet avec les utilisateurs de la plateforme.

Ignorer les retours d’utilisateurs

Les formateurs et les apprenants sont les principaux utilisateurs du LMS. Leurs retours permettent d’assurer que les contenus de formation et les fonctionnalités correspondent à leurs besoins et à leurs usages. Ignorer leurs retours lors de l’utilisation du Learning Management System peut s’avérer être une erreur coûteuse. Un LMS qui n’évolue pas en fonction des retours des utilisateurs risque de devenir obsolète, peu engageant et inefficace, entraînant une baisse de l’engagement et de la satisfaction des apprenants.

En outre, l’écoute active des retours des utilisateurs démontre un engagement de l’organisation envers ses employés. Elle renforce leur sentiment d’appartenance et leur motivation à s’impliquer activement dans leur propre parcours de formation.

Ne pas actualiser le contenu de formation de manière régulière

Certains contenus de formation peuvent rapidement devenir obsolètes, surtout en cette période d’effervescence lié à l’arrivée des IA génératives. Un contenu obsolète ou dépassé risque non seulement de désengager les apprenants, mais également de leur fournir des informations qui ne sont plus pertinentes ou correctes. Cela peut conduire à des lacunes dans les compétences ou à des malentendus. Garder le contenu à jour pour refléter les dernières évolutions garantit la pertinence de la formation au regard des attendus du marché. 

Omettre de suivre et d’analyser les données de performance

Le LMS est une véritable mine d’information pour les professionnels des RH. Ces informations garantissent la pertinence de l’outil de formation avec votre stratégie. Les résultats d’apprentissage et les retours des équipes vont permettre de mettre en place un processus d’amélioration continue. Ces retours sont essentiels aux RH, aux managers et aux employés eux-mêmes. 68% des collaborateurs⁽¹⁾ souhaitent avoir accès à plus de data à propos de leur formation, afin de mesurer leur progression.

Ne pas intégrer le LMS avec d’autres outils RH

L’interopérabilité entre le LMS et d’autres systèmes tels que le CRM ou le SIRH est cruciale pour un écosystème de travail cohérent et efficient. Son absence peut entraîner des silos de données, compliquer les workflows et limiter la capacité des RH à avoir une vue d’ensemble sur les performances et les besoins des employés. 

Cette synergie entre les différentes solutions RH permet non seulement d’optimiser l’efficacité opérationnelle, mais aussi d’accroître les possibilités d’analyse et de pilotage, contribuant ainsi de manière significative à la performance et à la compétitivité globale de l’organisation.

Chiffres-clés

• 66% des salariés estiment qu’ils ont besoin de développer de nouvelles compétences pour réussir à leur poste, selon l’étude What employees want from L&D in 2024 par TalentLMS et Vyond ;
• 25% des compétences requises à un poste donné ont changé depuis 2015. En 2027, les experts estiment que ce nombre aura doublé, d’après le rapport 2023 Workplace Learning Report de LinkedIn ;
• 89% des salariés se sentent acteurs de leur montée en compétences, selon le baromètre 2023 de la formation professionnelle de Lefebvre Dalloz Compétences

Pour aller plus loin

• Management de la formation, innover pour gagner en performance (Place de la Formation)
• Le baromètre 2023 de la formation professionnelle de Lefebvre Dalloz Compétences ;
• [PODCAST] Bougeons Les Lignes, épisode 7 : les outils digitaux au service de la formation (Parlons RH)
• LMS : choisir son Learning Management System en 5 points (Parlons RH).

Crédit photo : Shutterstock / Ground Picture

Sources :

(1) Selon l’étude What employees want from L&D in 2024 par TalentLMS and Vyond
(2) Selon le rapport Essential LMS & eLearning software statistics de FinancesOnline