Qu’est-ce que… l’offboarding ?

Dans un monde professionnel en constante évolution, le vocabulaire RH peut parfois sembler complexe. La rubrique INDEX RH a pour objectif de décrypter les grands vocables et concepts de la gestion des RH. Tous les mois, retrouvez une définition claire, accompagnée d’une mise en contexte, de chiffres clés et de conseils. Ce mois-ci : l’offboarding.

Qu’il s’agisse d’une démission, d’une fin de contrat ou d’un licenciement, le départ d’un salarié est toujours un moment délicat pour une entreprise. Ce processus, appelé offboarding (“débarquement” en anglais), a des répercussions significatives sur l’organisation du travail, l’ambiance au sein de l’équipe et la marque employeur.

Le succès d’une entreprise repose en grande partie sur ses collaborateurs. De nombreuses organisations l’ont compris et placent leurs efforts sur le recrutement et l’onboarding. Cependant, l’offboarding, qui consiste à accompagner les employés durant leur départ pour une séparation positive, est souvent négligé. Une infographie de Workelo indique que 70 % des entreprises n’ont pas encore formalisé de processus d’offboarding, souvent par manque de temps ou de budget.

Pourtant, un offboarding réussi renforce la marque employeur, évite les risques de bouche-à-oreille négatif ou de bad buzz sur les réseaux sociaux, notamment. En cette période de grande démission et de guerre des talents, l’importance de l’offboarding est encore plus cruciale. Il permet de gérer les départs de manière professionnelle et respectueuse, ce qui est bénéfique pour toutes les parties impliquées.

Tout comme le recrutement et l’onboarding, le départ d’un collaborateur doit être préparé avec rigueur et efficacité. Une gestion bien pensée de cette étape contribue à maintenir un climat de travail positif et à protéger la réputation de l’entreprise.

Les 6 avantages d’un processus d’offboarding

1. Limiter les impacts négatifs potentiels

Le départ d’un collaborateur peut affecter la productivité, la motivation et l’ambiance de travail. Un processus d’offboarding bien géré permet de réduire ces impacts négatifs. En anticipant les défis liés au départ d’un collaborateur et en assurant une transition en douceur, l’entreprise limite la perturbation des équipes restantes. Une bonne gestion de l’offboarding permet de maintenir un environnement de travail stable et productif, minimisant les effets négatifs sur le moral des collaborateurs restants.

2. Entretenir une relation saine et positive avec le salarié

Même après leur départ, les collaborateurs  restent des ambassadeurs potentiels pour l’entreprise. Un offboarding bien maîtrisé assure le maintien de relations positives avec ces collaborateurs. En les traitant avec respect et en les soutenant dans leur transition, l’entreprise renforce sa réputation. Les salariés peuvent devenir des relais positifs, influençant favorablement d’autres potentiels candidats ou même d’éventuels nouveaux clients ou partenaires. De plus, un bon offboarding peut encourager les retours, des fameux « salariés boomerangs ».

3. Préparer la transition

Un collaborateur sortant emporte avec lui un savoir-faire précieux. Un bon processus d’offboarding facilite la transmission de ses connaissances à son successeur. Cela peut inclure des sessions de transfert de compétences, des documentations détaillées et des formations. Assurer cette continuité des activités réduit les risques de perte de performance et de compétences. La préparation minutieuse de la transition permet de garantir que l’entreprise continue de fonctionner efficacement sans interruption majeure.

4. Améliorer le climat social

Les départs peuvent engendrer des tensions et des conflits au sein des équipes. En anticipant et en gérant bien ces moments, l’entreprise peut limiter ces effets. Un offboarding bien organisé permet de gérer les aspects émotionnels et affectifs du départ, maintenant ainsi un climat de travail sain. Cela aide à conserver la motivation des employés restants, qui voient que les départs sont gérés de manière respectueuse et professionnelle, réduisant ainsi les incertitudes et potentielles anxiétés.

5. Cultiver l’image de l’entreprise

Accompagner les collaborateurs lors de leur départ montre la considération que l’entreprise a envers eux. Cela renforce la marque employeur, un aspect crucial pour attirer et fidéliser les talents. Une gestion respectueuse et bienveillante des départs évite les ressentiments et les critiques négatives qui peuvent nuire à la réputation de l’entreprise. Les anciens collaborateurs satisfaits sont plus susceptibles de recommander l’entreprise et de parler positivement de leur expérience.

6. Réduire le turnover

Un processus d’offboarding bien conçu aide à réduire le turnover en prenant en compte les aspirations des collaborateurs sortants. En recueillant des feed-back constructifs lors de leur départ, l’entreprise peut identifier des domaines à améliorer pour retenir ses talents. L’écoute des employés permet de créer un environnement de travail plus attractif et d’éviter d’autres départs. En étant ouvert à la critique et au changement, l’entreprise peut continuellement s’améliorer et offrir un meilleur cadre de travail à ses collaborateurs.

Les 6 erreurs à éviter dans un process d’offboarding

1. Négliger le collaborateur démissionnaire

L’une des erreurs les plus courantes consiste à ignorer le collaborateur après l’officialisation de son départ. Cette négligence peut créer un climat de travail désagréable et donner au collaborateur un sentiment de trahison, ce qui peut entraîner une baisse de sa productivité pendant la période de préavis. Pour éviter cela, il est crucial de continuer à impliquer le collaborateur dans les projets et les communications de l’équipe. Le tout en le traitant avec le même respect et la même considération.

2. Percevoir le départ comme une attaque personnelle

Le départ d’un salarié ne doit pas être interprété comme une attaque personnelle envers l’employeur. Les raisons de quitter une entreprise sont souvent variées et propres aux envies du collaborateur, lui-même : désir de nouvelles opportunités, changement de carrière, besoin de nouveaux défis, etc. Il est important de comprendre que le départ d’un collaborateur n’est pas nécessairement dirigé contre l’entreprise ou ses dirigeants. Une approche professionnelle et compréhensive permettra de gérer la situation de manière sereine et constructive.

3. Récupérer le matériel de manière précipitée

Il est important d’éviter de récupérer immédiatement et de manière brusque le matériel et les accès sécurisés de l’entreprise. Une telle coupure abrupte peut non seulement perturber la continuité de la communication avec l’équipe, mais aussi laisser une mauvaise dernière impression au collaborateur sortant. Pour éviter cela, il est préférable de planifier une transition en douceur, en s’assurant que le transfert de matériel se fasse de manière progressive et respectueuse.

4. Rompre les relations avec le collaborateur sortant

Couper les ponts avec un collaborateur qui quitte l’entreprise est une erreur à éviter. Le collaborateur sortant peut continuer à jouer un rôle d’ambassadeur de l’entreprise, influençant positivement de futurs talents, clients ou partenaires. Maintenir une relation positive après son départ peut également ouvrir la porte à des retours futurs, de ceux que l’on appelle les « salariés boomerangs ». Selon une étude menée par UKG en 2022, 60 % des démissionnaires en France ont réalisé après coup qu’ils se trouvaient mieux dans l’emploi qu’ils ont quitté.

5. Ignorer les raisons du départ

Il est crucial d’échanger avec le collaborateur pour comprendre les raisons de son départ. Ne pas le faire constitue une opportunité manquée pour l’entreprise d’identifier des domaines à améliorer. En discutant des motivations justifiant la décision du collaborateur, l’entreprise peut obtenir des retours précieux qui peuvent mener à des changements positifs, tels que l’amélioration des conditions de travail ou la révision des processus internes.

6. Ne pas proposer un entretien d’offboarding

Se passer de l’entretien d’offboarding est une erreur qui prive l’entreprise de feed-back essentiel et d’une dernière opportunité de discuter d’éventuelles contre-offres. Un entretien d’offboarding bien conduit permet non seulement de comprendre les raisons du départ, mais aussi de recueillir des suggestions d’amélioration pour l’entreprise. De plus, il offre une occasion de laisser une impression positive durable et de montrer au collaborateur sortant qu’il est valorisé.

Chiffres clés

• Seulement 8% des entreprises prévoyaient un accompagnement spécifique pour les collaborateurs qui ont décidé de partir, révèle une étude réalisée par Hays en 2019
• 38% des salariés qui ont changé d’employeur sont revenus dans une entreprise ou une organisation pour laquelle ils avaient déjà travaillé, d’après le Baromètre de l’emploi publié par LinkedIn en 2023
• 85% des collaborateurs sont prêts à parler en bien de leur entreprise autour d’eux si leur dépasse se passe bien, selon l’étude menée par Workelo en 2022

Pour aller plus loin

• Comment gérer de manière experte le processus d’offboarding (SmartRecruiters)
• Offboarding : 5 conseils pour des aurevoirs réussis (Lucca)
• Comment réussir un offboarding d’un collaborateur ? (Payfit)

Crédit photo : Shutterstock / PeopleImages.com – Yuri A