Qu’est-ce que… le Workforce Management (WFM) ?

Dans un monde professionnel en constante évolution, le vocabulaire RH peut parfois sembler complexe. La rubrique INDEX RH a pour objectif de décrypter les grands vocables et concepts de la gestion des RH. Tous les mois, retrouvez une définition claire, accompagnée d’une mise en contexte, de chiffres clés et de conseils. Ce mois-ci : le Workforce Management (ou WFM).

Le Workforce Management (WFM), aussi appelé “gestion des effectifs”, est un ensemble de processus et d’outils qui aide l’organisation à fonctionner efficacement, et à maximiser la productivité des collaborateurs. La fonction RH agit comme un chef d’orchestre de l’entreprise. Recruter, onboarder, gérer les plannings ou encore prévoir les budgets, ne sont qu’une des multiples facettes du workforce management. C’est un cycle qui commence avec la prévision de la demande, laquelle permet d’anticiper les décisions stratégiques à court, moyen et long terme. Ces décisions sont ajustées de manière quotidienne en fonction des aleas. Par la suite, l’analyse des données permet de planifier pour les décisions suivantes.

Toute organisation qui gère des salariés est dans la pratique amenée à mettre en œuvre des outils et des processus RH pour la gestion de ses effectifs. Quelles personnes et compétences sont nécessaires pour le bon fonctionnement de l’entreprise ? Quand et où ces ressources doivent-elles être déployées ? Cette allocation est-elle la plus efficace ? Face à des défis organisationnels toujours plus complexes, les RH doivent trouver l’équilibre entre les besoins d’efficacité, les coûts de production et le bien-être des équipes. D’où la nécessité de recourir à des outils logiciels et des processus automatisés pour gérer son workforce management.

Les 8 avantages du Workforce Management pour les professionnels des RH

1/ Perfectionner sa stratégie RH globale

 En offrant une vue d’ensemble et en temps réel des ressources humaines, le workforce management permet aux professionnels RH de mieux aligner leurs politiques et leurs pratiques sur les objectifs stratégiques de l’entreprise : 

• Le suivi des candidatures ;
• Le suivi et la gestion du temps de travail ;
• Le suivi des data RH (et donc la définition des principaux KPI à suivre) ;
• Le suivi de la performance et la gestion des compétences ;
• La conformité réglementaire (et le suivi des évolutions) ;
• La prévision des budgets ;
• La stratégie de formation (voire un Learning Management System).
• Etc.

Bien évidemment, cette liste n’est pas exhaustive. Ces éléments peuvent aussi varier en fonction des priorités de chaque organisation. Entre autres, les évolutions récentes tendent à prouver qu’une bonne gestion des RH doit mettre l’accent sur la flexibilité et le travail hybride.

2/ Mieux mesurer le ROI de ses actions RH

Les outils de workforce management tirent leur force de la data RH de l’entreprise. En les exploitant, les professionnels des RH peuvent anticiper leurs besoins en termes de personnel. Par conséquent, ils peuvent ajuster la stratégie RH globale et mesurer précisément le ROI de leurs actions. 

3/ Optimiser la planification et l’allocation des ressources

Les outils de Workforce Management permettent aux entreprises de planifier leurs effectifs en fonction de leurs besoins et des compétences disponibles. Ils se basent sur des données en temps réel, voire sur des prévisions optimisées par une intelligence artificielle. Cette approche permet de répondre de manière agile aux variations de la demande, tout en assurant une répartition équitable des tâches. Par conséquent, les équipes sont mieux utilisées, plus performantes et plus satisfaisantes, ce qui concourt à l’amélioration notable de la performance globale de l’organisation.

4/ Optimiser les coûts des actions RH

La planification stratégique et l’analyse prédictive permise par un système de WFM permettent d’ajuster les besoins en personnel aux volumes de travail anticipés. Une planification efficace se traduit par une baisse du nombre d’heures supplémentaires imprévues de 21%¹ à 58%². En outre, ces outils donnent à la fonction RH une vue d’ensemble des ressources et des compétences disponibles, ce qui aide à affecter les effectifs de manière optimale entre les différents projets et départements. 

5/ Anticiper les changements organisationnels de manière proactive

Une gestion efficace des effectifs permet aux professionnels RH de mieux anticiper leurs besoins futurs en termes de compétences. Ils peuvent se préparer efficacement aux changements organisationnels, économiques ou saisonniers. De ce fait, ils peuvent minimiser les perturbations opérationnelles liées à des fluctuations de la demande ou à des événements imprévus. D’après McKinsey, les organisations capables d’aligner leur stratégie commerciale et la gestion des ressources humaines ont deux fois plus de chances de dépasser leurs concurrents³.

6/ Renforcer l’engagement et la satisfaction des employés 

La gestion flexible et réactive des ressources humaines participe à construire un environnement de travail sain, harmonieux et respectueux des besoins de chacun. Par exemple, ces outils peuvent intégrer les préférences des collaborateurs en termes d’horaire, ce qui assure un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. De plus, ils permettent aussi de communiquer de manière fiable sur l’allocation des tâches. La transparence et l’égalité permises par cette approche indique une meilleure écoute de la part du management, laquelle se traduit par une plus grande motivation et une meilleure satisfaction des collaborateurs. En moyenne, l’automatisation de la gestion des plannings augmente l’engagement des collaborateurs de 24%⁴.

7/ Faciliter la gestion des tâches administratives

Finies les heures passées à compiler des feuilles de temps, ou à traiter à la main des demandes de congé. Les outils et processus de WFM fournissent au personnel des RH la possibilité de suivre avec précision le temps de travail, et de gérer facilement les présences et les absences. L’automatisation des tâches administratives leur permet aussi de se recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

8/ Réduire les risques réglementaires

Imaginez que votre entreprise dépasse certains seuils en termes de salariés ? Ou qu’elle se lance à l’international ? Comment suivre efficacement les réglementations sans risquer de problèmes de conformité ? 62% des organisations ressentent le besoin d’améliorer le suivi de leur conformité, notamment en ce qui concerne la planification des effectifs⁵. 

Les 6 erreurs à éviter concernant le Workforce Management pour les professionnels des RH

1/ Mal estimer les éléments qui fonctionnent bien… et ceux à améliorer

Avant toute prise d’initiative RH en termes de gestion des effectifs, il est essentiel de réaliser un audit. Quels aspects du workforce management sont-ils déjà en place ? Quels processus existent déjà ? Quels outils ont été testés ? Pour quelles problématiques ont-ils été choisis ? Quels ont été les résultats ? Quels sont les retours des ressources humaines, des managers et des collaborateurs ? Ces questions permettent de prendre des décisions éclairées sur la base d’éléments concrets.

2/ Baser ses décisions RH sur des données imprécises ou obsolètes

Une gestion des effectifs basée sur des mauvaises data RH peut mener à une mauvaise allocation des ressources. Certains collaborateurs se retrouveront surchargés, ou bien, il manquera une compétence à un moment clé du projet. Pour éviter de tels écueils, les données RH doivent être collectées régulièrement, et renseignées au niveau de tous les outils de l’entreprise : SIRH (Système d’Information Ressources Humaines), logiciels de GTA (Gestion des Temps et des activités), outils d’analyse prédictive et de BI (Business intelligence) etc. 

Harmoniser les différents outils et systèmes utilisés au sein de l’organisation, et instaurer des processus d’automatisation permet d’ailleurs une communication fluide des données. Celle-ci aide à éviter les redondances et les incohérences entre les départements.

3/ Omettre les tendances au niveau du marché

Sans une compréhension approfondie des tendances du marché et des besoins à long terme, les entreprises risquent de se retrouver avec un excès ou un manque de talents ou de compétences. Par conséquent, elles pourraient accuser un retard par rapport à leurs concurrents. Certaines deviendraient incapables de répondre efficacement aux demandes du marché. Par exemple, cette étude de McKinsey indique que 85% des entreprises au niveau mondial ont dû fortement accélérer leur transformation digitale du fait de la pandémie. Selon ce même rapport, plus d’un tiers d’entre elles ne disposaient pas des compétences requises par cette transition. Cet incident souligne à quel point la stratégie commerciale peut être dépendante du workforce management.

4/ Négliger l’importance de la communication par les managers

La fonction RH joue un rôle crucial dans la mise en place du workforce management, et plus globalement de la stratégie RH.  Une communication régulière et transparente est essentielle pour assurer que chacun comprenne les objectifs et les attentes. Les managers, en particulier, sont au premier plan de cette démarche, afin de faciliter une meilleure adoption et compréhension des initiatives RH. Sans cet effort global, l’organisation risque de perdre en efficacité et en cohésion.

5/ Ignorer les feedbacks sur les process et outils en place

Les retours des collaborateurs et des managers offrent des informations précieuses sur les process et les outils mis à leur disposition. Comment les utilisent-ils ? A quelle fréquence ? Quels sont les défis rencontrés ? Quelles sont les opportunités d’amélioration ? À l’inverse, qu’est-ce qui fonctionne bien ? En négligeant de leur poser ces questions, les professionnels des RH risquent de passer à côté de problèmes majeurs ou de besoins non satisfaits. Pour tirer le meilleur parti du Workforce Management, il est donc essentiel d’établir des canaux de communication ouverts et réguliers. L’objectif : garantir que les prises de décision en matière de ressources humaines soient bien alignées sur les besoins réels des équipes, et ceux de l’entreprise.

6/ Ne pas former les équipes aux outils et aux process

Sans une formation adéquate, les collaborateurs et les managers peuvent être désemparés face à des outils et des processus qu’ils trouvent complexes ou contre-intuitifs. Cela peut mener à une utilisation incorrecte des outils, des erreurs de gestion coûteuses et une baisse de productivité. Il est important de mettre en place des programmes de formation ciblés et continus pour assurer que chaque membre du personnel dispose des compétences nécessaires. Cela implique également une mise à jour régulière des connaissances de chacun, et une communication à l’ensemble de l’entreprise, afin de suivre les évolutions dans les méthodologies de travail et les connaissances.

Chiffres clés

• 60 % des organisations ne sont pas certaines de l’exactitude des données sur les temps de leurs employés, pourtant 19% des entreprises continuent de gérer ces data manuellement, d’après l’infographie d’UKG Outdated Time and Attendance Puts Productivity at Risk ;
• 79 % des employeurs mondiaux craignent de ne pas pouvoir trouver les travailleurs qualifiés dont ils ont besoin, selon le livre blanc de Randstadt Les bonnes pratiques pour la planification des effectifs ;
• Les entreprises ayant mis en place des processus de planification prédictive sont 1,8 fois plus susceptibles d’avoir des taux de turnover faibles, d’après la table ronde Predictive And Flexible Scheduling: What, When, Where & Why de Retail TouchPoints et Kronos.

Pour aller plus loin

• Le Strategic Workforce Planning en France : “l’enjeu, c’est la mise en place d’une approche agile orientée business” (Parlons RH) ;
• Il est temps d’aborder la planification des effectifs (UKG) ;
• Why You Need Workforce Planning – une étude du chercheur en management et RH John Sullivan.

Crédit photo : Shutterstock / fizkes

Sources documentaires :

1. Selon le livre blanc de Shiftboard The strategic value of workforce scheduling technology ↩︎
2. Selon l’e-book d’UKG Il est temps d’aborder la planification des effectifs ↩︎
3. Selon le rapport de McKinsey The new possible: How HR can help build the organization of the future ↩︎
4.  Selon le livre blanc de Shiftboard The strategic value of workforce scheduling technology  ↩︎
5.  Selon le livre blanc de Shiftboard The strategic value of workforce scheduling technology  ↩︎