Qu’est-ce que… l’ATS ?

Dans un monde professionnel en constante évolution, le vocabulaire RH peut parfois sembler complexe. La rubrique INDEX RH a pour objectif de décrypter les grands vocables et concepts de la gestion des RH. Tous les mois, retrouvez une définition claire, accompagnée d’une mise en contexte, de chiffres clés et de conseils. Ce mois-ci : l’ATS (Applicant Tracking System). Et pour aller plus loin, découvrez le troisième opus de la collection Guides Pratiques de Parlons RH : “Comment bien choisir sa solution ATS ?”.

Avec l’avènement du numérique dans les années 1990, les premiers ATS ont fait leur apparition dans le monde des ressources humaines. Derrière l’acronyme ATS, ou Applicant Tracking System, se cache ce que l’on pourrait appeler en bon français le système de suivi des candidatures. À l’origine, il s’agissait principalement de dématérialiser les processus traditionnels : scanner des CV papier pour les stocker dans une base de données numérique. Bien que cette innovation ait permis de réduire la paperasse, elle ne faisait que reproduire les méthodes classiques de gestion des candidatures. Sans apporter de véritable transformation.

Cependant, ce premier pas vers l’automatisation ouvrait la voie à des révolutions plus profondes. Aujourd’hui, les ATS ont radicalement changé le paysage du recrutement. Bien loin d’être de simples outils de classement, ils se sont imposés comme des systèmes intelligents qui modernisent chaque étape du processus de recrutement. De la publication des offres d’emploi à la gestion des entretiens, en passant par l’analyse des CV et le suivi des candidatures, les ATS permettent d’optimiser et de fluidifier l’ensemble de la chaîne de recrutement.

Ces systèmes, autrefois rudimentaires, se sont transformés en alliés incontournables pour les équipes RH. En plus de faciliter l’automatisation des tâches répétitives, ils apportent une aide précieuse dans la prise de décision. Tout en fournissant des données clés pour améliorer continuellement les processus. Désormais, l’ATS est un levier stratégique capable d’améliorer l’efficacité des recrutements. Mais aussi de contribuer à renforcer la marque employeur et l’expérience candidat.

Les 6 avantages d’un ATS pour votre recrutement

1. Faciliter le travail des équipes RH avec l’automatisation des tâches répétitives

Les recruteurs jonglent constamment avec des tâches à faible valeur ajoutée, comme publier des offres d’emploi sur plusieurs plateformes ou trier manuellement des CV. Ces actions sont chronophages et augmentent le risque d’erreurs. Gérer manuellement ces processus peut entraîner des oublis d’entretiens ou faire passer à côté de CV prometteurs. Avec un ATS, l’automatisation réduit considérablement ces risques, permettant aux équipes RH de se focaliser sur l’essentiel : l’accompagnement et la valorisation des candidats dans le processus de recrutement.

2. Organiser efficacement les recrutements

Avec un système de gestion des candidatures, l’organisation des recrutements est simplifiée et harmonisée. Chaque personne impliquée dans le processus a accès à toutes les informations nécessaires. On y retrouve les CV des candidats, les notes d’évaluation ou encore les trames d’entretien. Cette centralisation des données facilite non seulement la prise de décision mais aussi la communication entre les équipes. Particulièrement pour les entreprises qui gèrent plusieurs recrutements en parallèle.

3. Offrir une expérience candidat plus qualitative

Un ATS performant améliore significativement l’expérience des candidats en raccourcissant les délais de réponse et en s’assurant que personne ne reste sans nouvelle du recruteur. Grâce aux réponses automatiques générées par l’outil, chaque étape du processus de recrutement devient plus fluide, renforçant la marque employeur de l’entreprise. Cette optimisation du parcours candidat permet non seulement d’augmenter les chances de recruter les bons profils, mais aussi d’envoyer un message fort sur la réactivité et l’attention de l’entreprise.

4. Constituer un vivier de candidats pour anticiper les besoins futurs

L’utilisation d’un ATS permet d’exploiter pleinement les candidatures reçues grâce à la multidiffusion des offres sur des plateformes spécialisées. Un afflux de candidatures peut devenir difficile à gérer sans un outil dédié. L’ATS offre la possibilité de filtrer les candidatures en fonction de critères personnalisés. Il garantit ainsi que seuls les profils pertinents et qualifiés rejoignent votre vivier de talents. Celui-ci vous permet de répondre rapidement à des besoins de recrutement futurs.

5. Renforcer la marque employeur

Dans un marché du travail de plus en plus concurrentiel, la marque employeur devient un levier stratégique pour attirer des talents. Un ATS vous permet de créer une page carrière qui reflète l’identité de votre entreprise. C’est l’occasion de mettre en avant vos atouts, vos valeurs, et de communiquer clairement sur les avantages à rejoindre vos équipes. Un autre avantage, et pas des moindres : l’ATS vous permet d’informer régulièrement les candidats de l’évolution de leur candidature. Ainsi, vous améliorez leur perception de votre entreprise, même en cas de réponse négative.

6. Réduire les coûts de recrutement

Enfin, l’un des principaux avantages d’un ATS est la réduction des coûts de recrutement. En intégrant des fonctionnalités d’automatisation comme l’analyse des CV et la diffusion d’offres sur différents sites d’emploi, vous limitez le recours à des agences externes. L’ATS accélère également le processus d’embauche, permettant ainsi de réduire le temps d’intégration des nouveaux collaborateurs et d’optimiser le suivi des performances de recrutement. Moins de dépenses, plus d’efficacité.

Les 6 erreurs à éviter dans la mise en place d’un ATS

1. Ne pas associer les utilisateurs finaux dès la phase de cadrage

L’une des erreurs les plus fréquentes est de ne pas impliquer les équipes RH et les managers, dans le choix et la mise en place de l’ATS. Ce sont eux qui manipuleront la plateforme au quotidien, et leurs besoins pratiques doivent être formulés dès la conception du cahier des charges. Un ATS mal aligné avec la réalité du terrain peut rapidement devenir un obstacle. Associer les équipes dès le départ permet d’adapter l’outil à leurs attentes et d’identifier les fonctionnalités les plus pertinentes. 

2. Ne pas prévoir une phase de test pour recueillir des retours concrets

Se lancer dans le déploiement d’un ATS sans phase de test est une autre erreur courante. Il est crucial de vérifier que les fonctionnalités promises par le fournisseur sont bien présentes et fonctionnelles dans votre environnement. Une phase test permet de recueillir les impressions des utilisateurs. Et de faire remonter d’éventuels dysfonctionnements ou ajustements à effectuer avant le lancement officiel. Sans ce moment de validation, des problèmes non anticipés peuvent rapidement apparaître, engendrant une frustration chez les utilisateurs.

3. Ne pas accompagner le changement pendant et après le déploiement

Un ATS, aussi performant soit-il, ne sera pas exploité à son plein potentiel si les équipes ne sont pas accompagnées dans son adoption. Ignorer l’importance de la formation et du support continu est une erreur qui limite grandement l’efficacité de l’outil. Il ne suffit pas de déployer l’ATS et de laisser les utilisateurs se débrouiller. Les fonctionnalités risquent de ne pas être pleinement utilisées, et certaines équipes pourraient même retourner à des méthodes manuelles, contournant ainsi l’outil. Un accompagnement structuré, des formations adaptées et une assistance régulière sont indispensables pour garantir une adoption optimale et pérenne de l’ATS.

4. Négliger la sécurité des données hébergées

La sécurité des données est un enjeu majeur, particulièrement lorsqu’il s’agit des informations sensibles relatives aux candidats. Il est impératif de vérifier que le fournisseur choisi respecte les normes de sécurité en vigueur, telles que les certifications ISO 27001. Et que l’hébergement des données se fasse sur des serveurs sécurisés et régulièrement mis à jour. Un ATS mal sécurisé expose votre entreprise à des risques de violation de données. Cela peut nuire à la réputation de l’entreprise et entraîner des problèmes juridiques.

5. Configurer l’outil sans l’adapter aux processus internes

L’erreur ici est de prendre un ATS « prêt à l’emploi » sans l’adapter aux spécificités de votre entreprise. Chaque organisation a ses propres méthodes de recrutement, que son ATS doit pouvoir les intégrer. Ne pas personnaliser l’outil selon vos processus internes risque de rendre le système moins fluide et moins efficace. De plus, négliger la compatibilité de l’ATS avec les autres systèmes RH en place (comme les logiciels de paie ou de gestion des temps) peut provoquer des silos de données, ce qui réduit la cohérence globale du système d’information RH.

6. Utiliser l’ATS uniquement pour automatiser, sans améliorer l’expérience candidat

L’ATS est souvent perçu comme un simple outil d’automatisation des tâches RH. Cependant, se contenter de cette approche est une erreur qui peut nuire à l’image de l’entreprise auprès des candidats. L’ATS doit non seulement faciliter le travail des équipes RH, mais aussi offrir une expérience positive aux candidats. Un bon ATS permet de personnaliser les communications, de suivre les candidatures en temps réel et de réduire les délais de réponse. Négliger cet aspect peut entraîner frustration, abandon du processus et perte de talents.

Chiffres clés

• 80 % des entreprises utilisent un outil de suivi des candidats (ATS) pour leur processus de recrutement (étude interne entreprise ABC recrutement, 2022) ;
• Le marché mondial des solutions ATS devrait enregistrer une croissance annuelle moyenne de 6,47% entre 2024 et 2029 (Rapport Mordor Intelligence, 2023) ;
• 40% des candidats ont déjà renoncé à un poste à cause de la longueur du processus de recrutement (Michael Page, 2024).

Pour aller plus loin

• Comment bien choisir sa solution ATS ? (Parlons RH) ;
• Qu’est-ce qu’un ATS et comment l’utiliser ? (Indeed)
• Pourquoi l’ATS de recrutement devient un outil indispensable au fil du temps ? (Appvizer)

Crédit photo : Shutterstock / LALAKA