Prévenir les fraudes aux notes de frais : un enjeu RH majeur

Deux employés sur trois trichent lorsqu’ils transmettent leurs notes de frais à leur employeur, révèle un rapport de SAP Concur. Des “petites fraudes” qui cumulées ont un coût pour les entreprises. Face à cela, les RH ont plus que jamais un rôle de prévention, nous montre l’infographie qui résume cette étude.

Les Français sont nombreux à “gonfler” délibérément leurs notes de frais ; 66 %, précisément. C’est ce que révèle un récent rapport commandé par SAP Concur à l’agence Opinium. Les fraudes concernent en outre tous les échelons de l’entreprise : 26 % des dirigeants, 25 % des cadres et 15 % des non-cadres.

Selon l’étude, les 5 comportements frauduleux les plus courants consistent à comptabiliser :

• Des dépenses privées de restauration (32%) ;
• Des frais kilométriques imaginaires (27%) ;
• Des dépenses personnelles de matériel de bureau (27%) ;
• Des dépenses liées aux boissons alcoolisées non couvertes par la politique de l’entreprise (25%) ;
• Des factures de téléphone professionnel falsifiées (24%).

Des fraudes aux notes de frais en guise de “compensation”

Qu’est-ce qui motive les salariés à tricher ? “S’il est important de comprendre que la majorité des demandes de remboursement incorrectes ne sont pas intentionnelles, il est important de comprendre les facteurs qui rendent la fraude délibérée plus probable – et ceux-ci sont souvent liés à la sensibilisation et à la satisfaction des employés”, observe SAP Concur.

Selon l’étude, 20 % des salariés français considèrent ces fraudes aux notes de frais comme des “petits extras” qui viennent surtout “compenser des situations qu’ils estiment injustes”. Par exemple, des heures supplémentaires non payées, des dépenses personnelles liées au télétravail, ou un temps important passé en déplacement professionnel. 

Dans ce sens, 50 % des collaborateurs pensent qu’il est “acceptable” de transmettre sciemment à l’employeur de fausses notes de frais. De telles fraudes étant à leurs yeux “sans grandes conséquences“ pour l’entreprise. “La fraude en matière de frais professionnels est si courante, et souvent à si petite échelle, que certains employés – des juniors aux dirigeants – ne la considèrent même pas comme un problème. Sans comprendre les implications réelles pour leur entreprise”, indique SAP Concur.

Des conséquences financières et opérationnelles non négligeables

Car si les “petites” fraudes aux notes frais concourent rarement à mettre une entreprise en difficulté financière, leurs conséquences financières restent non négligeables quand elles sont mises bout à bout.

Selon l’étude Opinium x SAP Concur, le coût de ces pratiques pourrait représenter jusqu’à 14 000 euros par an pour une organisation de plus de 250 employés. 

Le “coût caché” de la fraude aux notes de frais “va au-delà des pertes de profits”, indique SAP Concur. En France, les services RH passent ainsi plus de 3 jours ouvrables par semaine à lutter contre ces comportements frauduleux. Ils passent en moyenne 20,1 heures à vérifier et à enquêter sur les notes de frais.

Aux RH de passer à l’action

Comment prévenir la fraude aux notes de frais ? Pour SAP Concur, c’est sur le terrain des RH que tout se joue. D’abord en organisant des sessions de formation et de responsabilisation des collaborateurs. Selon l’étude, seule 1 entreprise sur 4 agit pour la prévention des fraudes auprès de ses employés, alors que 68 % d’entre eux ignorent “les risques encourus pour leur organisation, ou pour eux-mêmes”. Pour rappel, quand une entreprise découvre qu’un salarié a fraudé en matière de notes de frais, elle est en droit de le licencier pour faute grave.

Une attention toute particulière devrait aussi être apportée au climat de travail, ce dernier “ayant sa part dans le développement de la fraude interne”. SAP Concur conseille aux RH de développer une “culture d’entreprise positive”, où les salariés se “sentent soutenus”. Afin d’éviter qu’ils aient envie de “compenser” des situations qu’ils estiment injustes.

SAP Concur recommande en outre de “digitaliser” et d’automatiser la gestion des notes de frais. D’abord parce que “des processus de traitement trop complexes peuvent décourager les salariés”. Ensuite parce qu’en l’absence d’outils pour détecter et prévenir les fraudes, “celles-ci passent inaperçues”. L’étude indique que 25 % des organisations s’appuient encore sur des “processus papier” de gestion des dépenses, et que 24 % “ne disposent pas des données nécessaires pour évaluer” les fraudes potentielles.

Enfin, SAP Concur conseille d’élaborer une politique de gestion des notes de frais, avec un cadre “clair et connu de tous”. Pourquoi pas en créant une charte ; un document interne expliquant, résumant et clarifiant les règles du jeu.

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Source : SAP Concur