Quand un manager a besoin de recruter rapidement, les professionnels RH doivent être en mesure de lui apporter une réponse sans pour autant précipiter le recrutement. Un exercice qui suppose de s’être préparé en amont et de savoir où chercher les bonnes compétences au moment où le besoin apparaît. Comment mieux anticiper ces recrutements urgents ? Quels viviers et processus mettre en place ? Quelles alternatives au recrutement externe envisager ? Comment utiliser l’IA pour gagner du temps sans lui confier la décision ? Valentin Pouillart, CEO de TalentPicker, partage sa vision et ses recommandations concrètes.
Les managers veulent souvent recruter « pour hier ». Cette urgence est-elle toujours justifiée selon vous ou révèle-t-elle surtout un défaut d’anticipation des besoins ?
Je crois qu’il faut éviter d’opposer systématiquement urgence et mauvaise anticipation. Dans beaucoup d’entreprises, le besoin peut réellement apparaître très vite : une démission, un nouveau contrat, une hausse d’activité, l’ouverture d’un site… Le manager fait alors face à une vraie contrainte opérationnelle.
Tant que le poste reste vacant, une équipe tourne en sous-effectif, un manager compense ou une activité ne peut pas démarrer.
En revanche, l’entreprise peut anticiper sa capacité à répondre à cette urgence. Lorsqu’elle recrute régulièrement les mêmes métiers, dans les mêmes bassins d’emploi, elle ne devrait pas repartir de zéro à chaque poste.
Pourtant, c’est encore très souvent ce qui se passe, non ?
Oui. Le besoin est validé, on ressort une fiche de poste, on diffuse une annonce, puis on commence seulement à chercher.
L’urgence n’est pas forcément le signe d’une mauvaise anticipation, mais si elle oblige systématiquement à repartir d’une feuille blanche, il y a probablement un problème de préparation.
Alors justement, comment répondre rapidement sans tomber dans la précipitation et dégrader la qualité du recrutement, l’expérience candidat ou l’intégration future ?
Pour recruter vite, je commencerais par supprimer les délais qu’on s’impose à nous-mêmes.
C’est-à-dire ?
Avant de lancer la recherche, il faut obtenir trois choses du manager : les trois critères réellement indispensables, une rémunération validée et des créneaux d’entretien déjà bloqués dans son agenda. Cela évite beaucoup d’allers-retours.
Et cela peut être très simple.
Vous avez des exemples ?
Un profil intéressant est contacté dans la journée, un candidat préqualifié reçoit une réponse sous 48 heures et, sur un recrutement urgent, on supprime les validations inutiles. Si trois personnes doivent rencontrer le candidat, autant organiser un entretien commun plutôt que trois rendez-vous espacés.
Il faut aussi gagner du temps là où cela ne dégrade pas l’évaluation : recherche dans les CVthèques, matching, première qualification, relances, prise de rendez-vous… Les outils et l’IA peuvent ici faire gagner plusieurs heures.
En revanche, je ne raccourcirais pas la discussion avec le candidat ou la rencontre avec le manager. C’est là qu’on valide la motivation, les attentes et l’envie de travailler ensemble.
Pour pouvoir dire plus souvent « oui », faut-il sortir du réflexe du recrutement classique et raisonner davantage en compétences immédiatement mobilisables : mobilité interne, freelance, management de transition, temps partagé… ?
Lorsqu’un manager dit : « j’ai besoin de recruter quelqu’un », la réponse devient souvent : « quel poste faut-il ouvrir ? ». Mais son besoin réel n’est pas nécessairement un nouveau CDI externe. Il lui manque avant tout une compétence ou une capacité de production.
Une mobilité interne peut parfois répondre au besoin plus rapidement. Sur un besoin ponctuel ou spécialisé, un freelance peut être plus pertinent. Et souvent, la réponse restera un recrutement externe classique. L’idée n’est pas de remplacer le CDI, mais d’éviter de choisir le véhicule avant d’avoir défini le besoin.
Quelles sont alors les bonnes questions à se poser ?
Je commencerais par quatre questions :
1- De quelle compétence avons-nous besoin ?
2- À quel niveau ?
3- Pendant combien de temps ?
4- À quelle vitesse devons-nous l’avoir ?
Les réponses permettent ensuite de choisir la meilleure solution. Cela suppose aussi que les RH aient une vision plus large que celle des candidatures externes, notamment grâce au vivier de l’entreprise.
Concrètement, quels processus, outils, viviers ou autres une entreprise doit-elle mettre en place en amont pour être capable de répondre lorsqu’un besoin urgent apparaît ?
Je partirais des données :
- quels métiers reviennent régulièrement ?
- où sont les tensions, quels postes restent ouverts longtemps ?
- quels besoins sont saisonniers ou liés au turnover ?
Cela permet d’identifier les recrutements sur lesquels prendre de l’avance.
Ensuite, il faut arrêter de confondre ATS et vivier. Avoir des milliers de CV stockés ne suffit pas. Un vivier utile rassemble des profils que l’on sait retrouver, segmenter et surtout réactiver rapidement.
Enfin, il faut prévoir une capacité de sourcing externe lorsque ce vivier ne suffit pas. Le sourcing automatisé et le matching permettent alors d’identifier rapidement de nouveaux profils pertinents.
Et c’est la logique de TalentPicker ?
Oui, transformer un besoin qui vient d’apparaître en un flux de candidats pertinents et activables, en quelques minutes.
Le sujet n’est pas d’avoir plus de CV, mais plus de candidats activables au moment où l’on en a besoin.
La technologie et l’IA peuvent-elles réellement réduire les délais de recrutement ? Quelles étapes peuvent-elles accélérer et lesquelles doivent impérativement rester complétement entre les mains des professionnels RH et des managers ?
Oui MAIS, ce n’est pas une réponse magique à tout. L’IA reste un outil, qu’il faut employer sur les bonnes tâches. Une grande partie du travail du recruteur consiste à chercher de l’information dans des volumes importants : parcourir une CVthèque, identifier des profils, comparer des expériences, rapprocher des compétences d’un besoin ou retrouver d’anciens candidats.
Sur ces tâches, l’IA peut faire gagner énormément de temps.
Elle peut aussi intervenir sur l’activation : personnaliser des prises de contact, relancer, organiser un rendez-vous ou réaliser une première préqualification structurée.
L’objectif est que le recruteur passe moins de temps à trouver avec qui parler et davantage à parler avec les bonnes personnes.
En revanche, je suis réservé sur l’idée d’automatiser tout le recrutement. Recruter signifie comprendre une motivation, un parcours parfois atypique, des attentes, une personnalité, une dynamique d’équipe et ce que le manager recherche réellement.
La bonne frontière se situe donc moins entre ce que l’IA sait ou ne sait pas faire qu’entre l’assistance à la décision et la responsabilité de la décision. Le sujet est d’automatiser les bonnes étapes.
Si vous deviez donner un seul conseil à un DRH pour pouvoir dire demain « oui » à un manager qui voulait recruter hier, quel serait-il ?
Ne jamais attendre l’ouverture d’un poste pour savoir où chercher. Une entreprise connaît généralement ses métiers récurrents, ses compétences difficiles à trouver et ses zones de tension. Elle doit construire ses viviers, déterminer ses outils et être capable de les activer rapidement.
J’invite aussi les DRH à raisonner avec un budget annuel à plusieurs scénarios, voire une enveloppe dédiée aux urgences. Pour les besoins imprévisibles, la technologie peut ensuite accélérer le sourcing et le matching.
Pour pouvoir dire « oui » demain, il faut surtout éviter de repartir de zéro aujourd’hui.
INTERVENANT
Valentin Pouillart
CEO de TalentPicker
Valentin Pouillart est co-fondateur et dirigeant de TalentPicker, la plateforme IA qui source et qualifie automatiquement des talents opérationnels disponibles, engagés et réellement pertinents, pour accélérer et fiabiliser vos recrutements.
