Télétravail et numérique : quelles sont les obligations de l’employeur ?

Obligatoire durant le confinement pour toutes les activités le permettant, le télétravail a retrouvé ce « caractère » le 30 octobre 2020 lors du reconfinement. Depuis le 7 janvier 2021 toutefois, les collaborateurs se sentant isolés peuvent demander à leur employeur de retourner sur site un jour par semaine. Diverses enquêtes, dont le baromètre Empreinte Humaine / OpinionWay publié fin novembre 2020, révèlent en effet une hausse significative des risques psychosociaux chez les salariés, en raison du télétravail à 100 % associé à la restriction des contacts sociaux et à un climat général anxiogène. Régulièrement « ausculté » sous l’angle des pratiques managériales à privilégier, la mise en œuvre du télétravail comporte également des obligations juridiques liées à la protection des données notamment, pour l’employeur. Télétravail et numérique, récapitulatif avec l’infographie du cabinet d’avocats Oriana Labruyère & Co.

Télétravail et numérique, un lien fondamental qui a fait son entrée dans la Loi

Saviez-vous que le 1er exemple de « télétravail » date de 1950 ? Cette année-là, un architecte américain habitant en Europe pilote un chantier de construction aux Etats-Unis grâce à la transmission de données. Il faut néanmoins attendre le développement d’Internet et du numérique plus largement, pour que ce mode d’organisation du travail monte en puissance.

• En France, il a suscité de vives réserves managériales jusqu’à la crise sanitaire – en 2017 encore, seuls 3 % des salariés l’ont pratiqué de manière régulière selon l’Insee.
• Si la crise a, de gré ou de force, brisé les réticences (selon l’étude Malakoff Humanis Télétravail en 2020, 30 % des salariés ont télétravaillé l’an dernier), elle a conduit un certain nombre d’organisations à « basculer » du jour au lendemain ou presque, afin d’assurer la poursuite de leur activité.
• Or le télétravail requiert un cadre et des règles de fonctionnement partagées, au niveau de l’entreprise.

Du point de vue juridique, un cadre a été posé et affiné depuis 2002 –  de l’accord-cadre européen établissant les droits des télétravailleurs (identiques à ceux des salariés exerçant dans l’entreprise) à l’Ordonnance Macron relative à la prévisibilité et à la sécurisation des relations de travail de 2017. Il s’agit alors, notamment, de reconnaître dans la Loi le télétravail pratiqué de manière occasionnelle.

• S’il peut donner lieu à un accord collectif ou à une charte (après avis du CSE), le télétravail peut aussi se traduire par un accord mutuel direct entre l’employeur et le salarié.
• En cas de force majeure ou de crise exceptionnelle (pandémie de Covid-19), le télétravail peut être imposé par l’employeur – sachant que celui-ci doit prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ses collaborateurs.

Le 26 novembre 2020, un accord national interprofessionnel (ANI) est signé par 4 organisations syndicales de salariés et 3 organisations patronales. Objectif : « expliciter l’environnement juridique applicable au télétravail et proposer aux acteurs sociaux dans l’entreprise, et dans les branches professionnelles, un outil d’aide au dialogue social, et un appui à la négociation, leur permettant de favoriser une mise en œuvre réussie du télétravail ».

Si l’encadrement juridique global vise avant tout les conditions d’exercice de cette modalité d’organisation du travail, son volet « télétravail et numérique » mérite d’être mieux connu. C’est en effet la cybersécurité de l’entreprise qui est en jeu.

Les obligations de l’employeur portent sur la sécurisation de l’espace de travail et la protection des données personnelles

L’employeur doit tout d’abord respecter un principe de sécurité et de confidentialité à l’égard des données de ses parties prenantes, via l’équipement mis à disposition par l’entreprise ou le matériel personnel des collaborateurs. Cela se traduit notamment :

• Par l’équipement de l’ordinateur des télétravailleurs d’un pare-feu, d’un antivirus et d’un outil de blocage contre les sites malveillants ;
• Par la mise en place d’un VPN (Virtual Private Network) – attention toutefois en cas d’utilisation du matériel personnel des collaborateurs ;
• Par le recours à des protocoles assurant la confidentialité et l’authentification des serveurs destinataires (HTTPS).

Par ailleurs, en matière d’outils de communication et de travail collaboratif, les failles dans la sécurisation des données mises en lumière par l’explosion du recours à l’application de visioconférence Zoom [1] durant le confinement, ont rappelé aux entreprises que le recours à des applications tierces n’est pas neutre. Par conséquent, mieux vaut se référer aux produits certifiés par l’ANSSI – Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information.

Un autre principe s’avère stratégique : celui de responsabilité de l’employeur à l’égard des données personnelles détenues par l’entreprise.

• Dans le cadre de la mise en œuvre du télétravail, les managers peuvent en effet recueillir des éléments relatifs au mode de vie des collaborateurs, au matériel informatique qu’ils utilisent, au nombre d’enfants qu’ils ont à charge (ce fut très vrai durant le confinement).
• Cela relève de la collecte de données personnelles et leur traitement doit respecter le RGPD.

L’employeur est donc tenu de pratiquer la transparence à l’égard de ce traitement. Il doit notamment garantir à ses collaborateurs que leurs informations seront protégées, qu’ils pourront y accéder et exercer un droit d’opposition ou à l’effacement.

Dans certaines conditions définies par la CNIL, une analyse d’impact doit être réalisée.

Télétravail et numérique, une alliance qui requiert la sensibilisation des salariés par l’employeur

L’une des modalités de cette sensibilisation tient dans la rédaction et le partage par l’employeur d’une charte informatique – ou charte de sécurité du télétravail – incluant les règles d’utilisation des outils numériques et des indications sur les méthodes de sécurisation.

L’alliance télétravail et numérique nécessite que les salariés soient conscients de leurs droits – droit à la déconnexion notamment, lequel peut être remis en cause insidieusement en raison de la porosité entre vie pro et vie perso, dans le cadre du télétravail – et de leurs devoirs. Ils doivent ainsi appliquer :

• Le principe de vigilance => alerte immédiate de leurs managers en cas de difficultés à appliquer les mesures de sécurité prévues par l’entreprise ; utilisation responsable et vigilante des ressources numériques (consultation de sites sécurisés) ; sauvegardes externes des données (hébergement, cloud, disque dur externe) ;
• Le principe de sécurité => mises à jour de l’antivirus présent sur leur ordinateur ; utilisation de mots de passe à haut niveau de sécurité ; absence de connexion à des réseaux wifi publics.

S’ils mobilisent leur matériel informatique et téléphonique personnel (BYOD – Bring Your Own Device), il leur est conseillé d’effectuer des mises à jour régulières de leur système d’exploitation, des logiciels et des extensions web utilisées. À noter : l’employeur peut interdire à ses collaborateurs de recourir à leurs propres ordinateurs ou tablettes à des fins professionnelles.

L’employeur se doit également d’alerter ses collaborateurs sur les risques de cyber-malveillance, la mise en place d’une procédure d’alerte interne permettant d’en limiter l’impact. Si le télétravail était auparavant peu – ou pas – pratiqué dans l’entreprise et en fonction du degré de maîtrise des usages numériques de ses salariés, l’employeur a tout intérêt à les faire bénéficier de formations dédiées.

Pour en savoir plus : Le télétravail au cœur d’une transformation sociétale, proposé par le cabinet Oriana Labruyère & Co.

[1] Certaines de ces failles ont été corrigées depuis.

Source : Oriana Labruyère & Co.