Knowledge management : comment solliciter ses experts internes dans ses projets de formation ?

Les experts métiers sont des collaborateurs clés des entreprises ! Pourquoi ? Car ils maîtrisent les secrets des techniques de leur quotidien. Pour les entreprises, l’enjeu est d’assurer la transmission des compétences de ces experts afin de sécuriser les compétences de l’entreprise elle-même. Mais comment impliquer ses experts dans cette démarche ?

Face aux nombreuses problématiques que nous vivons actuellement dans la plupart des secteurs d’activité, il est de plus en plus difficile pour les entreprises de garantir un bon niveau d’expertise sur la durée. Pourtant, nous le savons, les experts métiers qui existent en interne sont l’une des principales clés pour favoriser cette transmission de compétences et donc leur expertise. Mais alors, pourquoi n’y arrive-t-on pas ? Et comment faire autrement ?

Nous vous proposons de distinguer les causes possibles en 2 catégories, premièrement, les causes avouables, évidentes, celles pour lesquelles on est globalement tous d’accord. Puis, d’autres, toutes aussi connues, mais moins avouables et pourtant tout aussi handicapantes pour la mise en place du knowledge management. Dans cet article, nous présentons quelques unes de ces causes ; que nous abordons dans notre dernier livre blanc.

Les causes “avouables” d’une transmission des compétences problématique

1 – “Les experts métiers ne sont pas des formateurs”

Les experts métiers possèdent une expertise technique dans leur domaine, certes, mais ne sont pas nécessairement formés pour transmettre leurs connaissances et pratiques de manière pédagogique. Nous vous conseillons deux possibilités face à ce cas de figure. Vous pouvez faire accompagner votre expert métier par un expert en pédagogie, ce qui permettra de cibler les besoins et d’adapter le discours. Il est aussi possible de former votre expert à créer des contenus pédagogiques en commençant par des tutoriels photos dans un premier temps.

2 – “Les experts n’ont pas le temps”

Les experts sont souvent sollicités et manquent généralement de temps pour assumer des responsabilités de formation en plus de leurs missions principales. Il est essentiel de libérer vos experts de quelques tâches en les délégants à des personnes compétentes pour aménager leur emploi du temps au profit de la transmission de compétences. L’argument tout trouvé ici est que s’ils sont plus nombreux à savoir faire, il y aura une meilleure répartition de la charge de travail.

3 – “Les RH n’ont pas le temps d’accompagner ces processus de knowledge management”

Les services RH peuvent aussi manquer de temps pour accompagner les processus de knowledge management, car ils sont souvent submergés par d’autres tâches. Ajoutez à cela qu’ils peuvent ne pas avoir les ressources et les compétences nécessaires pour mettre en place des initiatives efficaces de gestion des connaissances.

Alors, devenez un véritable partenaire de vos managers opérationnels. Aidez les managers à identifier les points clés de compétences terrain nécessaires, et accompagnez leurs experts à en faire des objets de formation !

Surmonter les causes “inavouables” pour favoriser le knowledge management

1 – “La crainte de paraître moins expert !”

Vos “supers” experts peuvent craindre de dévoiler qu’ils ne maîtrisent pas aussi bien leur domaine qu’on pourrait le penser. 

Prenons un exemple : imaginons un expert en webmarketing qui maîtrise très bien le référencement (SEO), la publicité en ligne et la quasi-totalité des sujets liés au marketing numérique. Néanmoins, votre expert a des lacunes en matière d’analyse de données. Il peut alors craindre que, en partageant ses connaissances, ses collègues découvrent ces lacunes et remettent en question son expertise globale.

Dans ce cas, il pourrait être intéressant d’organiser des ateliers de formation pour encourager le partage des connaissances, sans jugement sur ces sujets d’expertise. Vous pouvez, en amont des ateliers, interroger vos experts pour savoir sur quel sujet ils souhaiteraient intervenir, cela pourrait les rassurer. Cela favorise la cohésion interne, la collaboration et le partage de connaissances, sans prendre de temps au service formation !

2 – “Perte de spécificité et de valeur”

« Si je partage toutes mes connaissances avec les autres, qu’est-ce qui fait ma valeur ajoutée ? »

Il est important de comprendre que vos experts peuvent être craintifs ! S’ils transmettent leurs connaissances, ils penseront que vous pourriez facilement les remplacer. Finalement, en partageant leur expertise, ils prennent le risque de perdre ce qui les rend uniques et précieux pour l’entreprise. 

Il est alors essentiel de valoriser la collaboration et le mentorat, en reconnaissant, récompensant et surtout en rassurant les experts qui partagent activement leurs connaissances et contribuent au développement de l’entreprise. Cela peut être par de la reconnaissance au plus haut niveau de l’entreprise, par un système de reconnaissance financier ou autre.

3 – “Le manque de compétences des RH”

Le service RH pourrait ne pas savoir comment mettre en place un système de knowledge management (manque de compétences sur les outils disponibles, les stratégies de formation ou autre), limitant leur capacité à encourager la collaboration entre les experts et les collaborateurs. Cela n’est en aucun cas un drame ! 

Finalement, cette cause “moins avouable” est la plus importante. Dans un premier temps, assurez-vous que l’ensemble du service RH comprenne l’importance et les enjeux du knowledge management (meilleur engagement des équipes, baisse du turnover, meilleure efficacité des parcours d’intégration, etc). Pour ce faire, proposez-leur des formations et des ateliers concrets afin de les initier aux meilleures pratiques, aux outils et aux stratégies de formation avant de se lancer dans cette belle et grande aventure. 

Que les causes freinant la transmission des compétences soient avouables ou non, l’enjeu du knowledge management reste le même : il est nécessaire que l’expertise des experts internes deviennent les compétences de l’entreprise. Pour cela, il existe plusieurs méthodes pour impliquer l’ensemble des acteurs clés pour permettre de pérenniser le savoir-faire interne. Vous l’aurez compris, il est primordial de savoir solliciter ses experts internes dans ses projets de formation. Ces problématiques vous parlent ? Retrouvez toutes nos ressources Flowbow sur notre site internet.