DRH : réussir la transformation grâce à une communication dédiée

Les DRH sont au cœur des processus de transformation. Ils oublient encore trop souvent que la réussite de ce type de projets dépend de leur capacité à impliquer l’ensemble des parties prenantes. Cette réussite passe par une communication dédiée régulière aux publics cibles.

La direction générale vient de vous confier la mise en œuvre du projet d’entreprise ou du PSE ou encore l’intégration dans le groupe de nouvelles sociétés. En bon DRH, vous avez établi un calendrier et déterminé toutes les étapes à franchir pour atteindre cet objectif. Vous allez entamer le dialogue avec les partenaires sociaux, créer des groupes de travail et dédier des collaborateurs au suivi du projet. Vous avez conscience que la communication est un élément indispensable à la réussite de celui-ci, qui va durer plusieurs mois et concerner tous les collaborateurs de l’entreprise. Mais comment vous y prendre ?

Voici mes 3 premières recommandations, d’autres suivront…

Dédiez des collaborateurs à la communication 

La communication doit faire partie intégrante du projet de transformation dès son lancement. Il est important qu’une personne ou mieux, une équipe, soit uniquement dédiée à cet aspect du projet. Elle devra participer à toutes les réunions afin d’en avoir en permanence une vision globale. Si, dans votre entreprise, la communication interne n’est pas rattachée à la DRH, je vous conseille de créer une task force commune avec la direction de la communication. Vous veillerez ainsi à ce que s’établisse une réelle relation de confiance entre ces deux directions.

Dans un processus de transformation, vous avez autant besoin de la communication que celle-ci a besoin de vous. Confiez une mission claire à cette nouvelle équipe communication sans rien lui cacher des difficultés anticipées ou rencontrées tout au long de l’avancée du projet. Faites des points quotidiens, voire plus fréquents, avec elle.

J’allais presque oublier : écoutez les membres de cette task force car ces derniers sont souvent plus au courant des inquiétudes ou des attentes de l’ensemble des collaborateurs et donc mieux à même d’y répondre.

Informez … au bon moment 

De l’importance d’établir un processus de validation des messages clair et rapide

En communication, le timing est tout aussi important que le message. En communiquant au bon moment :

• vous empêchez le développement de rumeurs, d’où qu’elles proviennent ;
• vous évitez que les partenaires sociaux ne fassent valoir leur point de vue avant celui de l’entreprise ;
• vous transmettez un message de transparence aux collaborateurs ;
• vous impliquez les managers, rouage essentiel d’une communication de changement réussie.

Gagnez un temps précieux dès le départ en convenant d’un processus de validation des messages avec la direction générale. Cela vous évitera de communiquer trop tard parce que trop d’interlocuteurs seront intervenus sur le texte et que ce message a fait l’objet de plusieurs allers-retours entre la direction de la communication et la DG. Ce processus sera d’autant plus aisé si vous avez, en amont des étapes importantes, rédigé et fait valider l’essentiel des messages clefs. Il ne vous restera plus, ensuite, qu’à ajuster à la marge ces messages le moment venu.

Impliquez les managers de proximité 

Pas de communication réussie sans une implication effective des managers opérationnels. N’oubliez pas qu’ils sont eux-mêmes concernés par le projet et en redoutent les conséquences autant que les collaborateurs. Les managers évoluent dans un contexte difficile où ils représentent l’entreprise aux yeux des salariés souvent aussi bien informés qu’eux. Ils doivent fréquemment leur répondre sans avoir reçu les éléments nécessaires. Un manager rétif, ou qui s’estime mis de côté, est un manager qui entrainera avec lui ses équipes dans sa résistance au projet.

C’est pourquoi il est important, selon moi, de déployer des outils de communication dédiés aux managers durant toute la durée du projet. En les informant régulièrement et en temps réel de son avancement, vous leur donnez les moyens de porter réellement la transformation et d’entrainer les équipes au plus près du terrain.

En fonction de l’étape en cours, organisez des réunions physiques avec le comité de direction, des réunions téléphoniques, des envois de mails spécifiques ou créez un espace dédié sécurisé sur votre intranet avec un FAQ. Fournissez à vos managers les éléments de langage simples et concrets qui leur permettront de s’approprier le changement et d’en expliquer les enjeux aux collaborateurs.

Veillez aussi à ce que tous informent leurs collaborateurs et jouent leur rôle de relais de manière formelle.

Une communication régulière à chacun des moments clefs de votre projet est, on le voit, un facteur de réussite durable de votre conduite du changement. Cette communication est d’autant plus efficace si elle est portée et incarnée tout au long de la transformation par les managers opérationnels et certains collaborateurs-relais. Interlocuteurs privilégiés de l’ensemble des salariés, mais aussi des managers et de la direction, il ne tient qu’à vous, DRH, d’enclencher ce processus de communication dès le démarrage du projet. La fonction RH, que vous représentez, en ressortira valorisée au sein de l’entreprise. 

Crédit photo : © alphaspirit – Fotolia.com

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Christophe Chouleur

Consultant en Ressources Humaines et en Communication

Christophe Chouleur conseille et accompagne les directions des ressources humaines et de la communication dans la stratégie et la mise en œuvre de la communication leurs projets de transformation.

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