Contrôle Urssaf : les bonnes pratiques pour éviter le pire

Un contrôle Urssaf n’est jamais anodin pour une société, il peut même se révéler fatal si cette dernière a omis de déclarer des cotisations et contributions sociales. Pour éviter le pire, voici quelques rappels utiles et bonnes pratiques afin aborder le plus sereinement possible le contrôle.

En 2021, l’Urssaf a redressé 789,4 M€ de cotisations au titre de la lutte contre le travail dissimulé, soit 30% en plus par rapport à l’année 2020.  On peut comprendre l’inquiétude à l’idée d’un contrôle URSSAF : première fois, mauvaise expérience passée, pas d’accompagnement sur le sujet… 

De plus, personne ne peut y échapper : travailleurs indépendants, professionnels de santé, particuliers employeurs, associations salariant du personnel affilié au régime général de la Sécurité sociale…. Tous sont susceptibles d’être contrôlés par l’Urssaf. 

L’Urssaf : quel est son fonctionnement ?

Aujourd’hui, les agences de l’Urssaf sont réparties sur 22 régions et 4 caisses générales de la sécurité sociale (CGSS) dans les DOM. Ses acteurs regroupent les membres de l’ACCOSS (Agence centrale des organismes de sécurité sociale), de la Direction de la Sécurité Sociale (DSS) et URSSAF régionales et nationale.

Le principal objectif d’un agent est un contrôle rigoureux de l’entreprise pour amener à sa régularisation en matière de base, de taux et de calcul des assiettes de cotisations, de l’application des obligations en matière de cotisations et contributions sociales. En moyenne, ses agents effectuent 115 000 actions de contrôle chaque année, dont 59 000 sur la comptabilité et 56 000 sur des assiettes sur pièce non respectées. En découle plus de 945 millions d’euros de régularisations. 
 

Un contrôle Urssaf, comment ça se passe ?  

Un contrôle se prépare, encore faut-il savoir comment il se déroule !  
Plusieurs moments clés rythment un contrôle : 

• L’entretien préalable ;
• La consultation, l’exploitation et l’analyse des documents de l’entreprise ;
• Les entretiens et échanges d’informations ;
• Le chiffrage des éventuels redressements et régularisations ;
• Les conclusions qui seront envoyées par lettre d’observations.  

Tout d’abord, il faut savoir qu’un contrôle se déclenche de manière aléatoire ou sur demande particulière des services du recouvrement qui auraient remarqué une anomalie dans les dernières déclarations. En moyenne, il est effectué tous les 2/3 ans suivant une analyse combinatoire des risques entre le secteur d’activité, le comportement du cotisant et l’historique des précédents contrôles. Les principaux points de pointage sont réalisés sur l’assiette Urssaf, le chômage et l’AGS, l’AGESSA, et les cotisations liées aux Maisons d’Artistes, GUSO, aux Travailleurs Indépendants ainsi qu’aux Caisses de retraites complémentaires. 

Le but de ces interventions, qui s’appliquent en contrepartie d’un système déclaratif et peuvent être sur place ou sur pièces, est de garantir la juste application de la loi, ainsi que le jeu loyal de la concurrence, mais aussi, de prévenir les difficultés rencontrées dans l’application d’une réglementation complexe et évolutive. Plusieurs méthodes peuvent s’appliquer : au réel, taxation forfaitaire, par sondage et extrapolation en fonction d’un échantillonnage. 

Concernant la durée, le contrôle sur place et sur pièces des entreprises de moins de 20 salariés ne peut s’étendre sur une période supérieure à 3 mois (début effectif du contrôle à la lettre d’observations). Une prorogation unique peut intervenir à la demande du cotisant et engendrer alors, une exception à la durée des 3 mois, néanmoins, elle sera soumise à une des obligations suivantes : 

• L’entreprise devra appartenir à un groupe avec un effectif supérieur à 20 salariés 
• On constate une comptabilité insuffisante ou une documentation inexploitable  
• On constate une situation de travail dissimulé, d’obstacle à contrôle ou d’abus de droit. 

Sur les dernières années, on remarque 3 chefs de redressement ayant rapporté plus de 75% des redressements : les rémunérations non soumises à cotisations, les mesures dérogatoires en faveur de l’emploi (Réduction Fillon, contrats aidés) et les frais professionnels sont souvent mal déclarés ou omis par les déclarants. Les inspecteurs URSSAF remarquent immédiatement ces anomalies. 

Que risquez-vous lors d’un contrôle URSSAF ?

Les risques liés à un contrôle URSSAF sont nombreux et très élevés. Même si vous êtes très attentif aux mouvements et déclarations faites par vos collaborateurs des fonctions financières, vous ne pouvez surveiller l’intégralité de leurs actions, et dans ces cas, la confiance est souvent mise à rude épreuve. Toute entreprise peut faire l’objet d’un contrôle par les Unions de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales qui peuvent détecter des infractions échappant à la vigilance des dirigeants.  

Ainsi, il semble pertinent de bien connaitre les risques encourus pour mieux surveiller les points de vigilance qui peuvent être : 

Le contrôle jusqu’à 3 ans d’arriérés de cotisations éligibles : il faut bien avoir en tête que l’administration vérifie les cotisations et contributions sociales des trois dernières années. Un contrôleur URSSAF s’intéressera à l’exercice en cours, mais aussi au précédent. De plus, s’il constate une infraction concernant du travail illégal, il sera autorisé à remonter sur une période de 5 ans. 

L’inexactitude ou non-conformité des déclarations : une entreprise est placée en redressement lorsque des déclarations inexactes ou non conformes avec la législation sont détectées – comme de mauvais taux de cotisation, une erreur dans les codes types de personnels (CTP), un calcul erroné de la réduction générale de cotisations, … Ces défauts sont loin d’être isolés vu qu’ils concernent en moyenne 7 contrôles sur 10 !  

Le délit d’obstacle à contrôle : l’infraction est constatée par l’inspecteur lorsque des renseignements sont délibérément inexacts, des documents comptables demandés ne sont pas remis, des accès aux documents comptables sont entravés… Bref, quand la collaboration venant du dirigeant à l’égard de l’Inspecteur est absente, elle peut être lourdement sanctionnée. 

Le défaut d’immatriculation ou de paiement : il s’applique lorsque la contribution salariale retenue sur la paie est illégitimement perçue par l’entreprise ou qu’une embauche semble irrégulière. L’employeur peut alors écoper d’une sanction pénale allant de 450 € à 1500€ selon la gravité de l’acte, et pouvant s’élever à 3750€ d’amende et jusqu’à 2 ans d’emprisonnement, en cas de récidive. 
 

La taxation forfaitaire : lors d’un contrôle, cette mesure intervient s’il est impossible de définir précisément les cotisations dues ou si les documents et justificatifs sont absents ou inexploitables.  
En l’appliquant, vous risquez de payer plus que ce que vous devez réellement. Néanmoins, l’URSSAF déterminera quand même le montant en s’aidant de plusieurs paramètres comme les conventions collectives, les salaires pratiqués dans le secteur. 

Comment bien préparer un contrôle pour éviter le pire ? 

Pour aborder le mieux possible un contrôle URSSAF, quelques règles simples sont à appliquer. Avant toute chose, pensez à bien vérifier vos DSN : les anomalies engendrent de plus en plus de contrôle de vérification de la part de l’organisme.  

Si vous avez un éditeur de Paie comme Nibelis, votre DSN est sous contrôle et nos consultants peuvent vous accompagner pour vous préparer au mieux au contrôle. Néanmoins rappelons quelques conseils, notamment si vous gérez le contrôle de manière autonome. 

Anticiper pour bien préparer 

Tout d’abord, il faut anticiper le contrôle ! Pour bien le faire, il est essentiel de retrouver la date du dernier contrôle ainsi que la lettre d’observation afin de se remettre dans le contexte et répondre aux questions suivantes : 

1. Etiez-vous présent ? 
2. Comment s’est passé le contrôle ? 
3. Vérifiez le nom de l’inspecteur, 
4. Analysez les observations et le montant 
5. Qui s’est chargé de le contester : avocats, juriste interne… ? 
6. …sur le fond ? La forme ? 

Se replonger dans l’atmosphère d’un contrôle passé vous assurera une préparation optimale de celui à venir. 
 

Un bon accueil 

Puis, pendant toute la durée du contrôle, vous devrez montrer au contrôleur qu’il est le bienvenu dans la société, et faire en sorte qu’il se sente bien.  
Ainsi, il est essentiel de bien recevoir le représentant de l’URSSAF et le mettre dans de bonnes dispositions, par exemple, en lui offrant un café et en lui réservant une salle de travail.  
Pour faciliter son travail, il est pertinent – et « bien vu » – de préparer en amont les documents et justificatifs figurant sur l’avis de contrôle, d’abord les éléments Juridiques, puis la Paie, en finissant avec la Comptabilité. 
Par la suite, vous préparerez votre entretien en notant bien toutes les questions à poser sur la législation et l’interprétation de l’Urssaf. En effet, le contrôleur sera la personne la plus avisée pour vous conseiller et répondre à toutes vos interrogations. 

Accompagner jusqu’à la fin du contrôle 

Enfin, arrive la fin tant attendue du contrôle ! Si vous avez bien appliqué tous les conseils proposés précédemment, tout devrait s’être à peu près bien passé. Néanmoins, il n’est pas encore venu le temps de relâcher tous les efforts, c’est la dernière ligne droite. Vous devrez vérifier plusieurs éléments : la procédure, le délai émanant de l’avis de contrôle, le fond et la forme de la lettre d’observations et la réponse de l’URSSAF, ainsi que la mise en demeure. Ainsi, vous vous assurerez que vous ne payez pas plus que ce que vous devez ou pourrez éventuellement comprendre certaines sanctions. 

Bien que redouté par la plupart des dirigeants, le contrôle URSSAF peut être une épreuve facile à surmonter, si elle est bien anticipée et gérée. En connaissant les risques précédemment cités, on se rend aussi compte qu’on a plus à y perdre qu’à gagner. Ainsi, en appliquant les bonnes méthodes et en collaborant, on s’assure un contrôle beaucoup plus serein.