Vote électronique : assurer la transparence et l’intégrité des élections CSE

Toutes les entreprises disposant de plus de 11 salariés pendant 12 mois se voient dans l’obligation d’organiser l’élection du Comité social et économique. Une étape importante de la vie des entreprises, qui a été affectée par la crise sanitaire. En effet, depuis la généralisation du télétravail, de plus en plus d’organisations se tournent vers le vote électronique, pour simplifier l’organisation des élections CSE et favoriser la participation des salariés. Les explications de Clémence CREZE, chef de projet au sein de Gedivote, société reconnue dans le domaine du vote électronique en France, sur les avantages et le déroulement du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles. 

Quels sont les principaux avantages du vote électronique pour les RH ?

Le vote en ligne répond particulièrement bien aux enjeux de mobilité actuels. En effet, depuis que le travail à distance s’est généralisé dans les entreprises, le vote par internet favorise la participation puisque chaque salarié peut voter depuis un ordinateur, une tablette et même un smartphone, peu importe l’endroit où il se trouve. Il s’inscrit également dans une dynamique favorable au dialogue social. 

Côté organisation, le vote électronique permet aux RH de gagner du temps d’un point de vue logistique. De plus, il apporte de la sérénité en supprimant les aléas liés au vote papier, notamment au niveau du comptage des votes. Les résultats et les Procès-Verbaux Cerfa sont générés automatiquement à la clôture du scrutin, réduisant ainsi le risque d’erreur. 

Quelles sont les étapes pour mettre en place le vote électronique dans le cadre des élections CSE ?

Dans un premier temps, un prestataire tel que Gedivote accompagne la fonction RH durant la phase de négociations préélectorales. Des documents légaux doivent être rédigés, comme l’accord d’entreprise formalisant la mise en place du vote électronique et le protocole d’accord préélectoral ou PAP résumant les modalités pratiques. C’est une première étape clé pour garantir la réussite du projet. 

Arrive ensuite la phase de déploiement technique où l’on va transmettre de façon sécurisée le fichier des électeurs, les listes de candidats et les professions de foi. Une étape “recette du site” servira à contrôler la bonne intégration des données. Une fois tous les tests réalisés, le bureau de vote électronique programme les dates et heures d’ouverture et de fermeture du vote et procède au scellement de la solution. Après la clôture du scrutin, le bureau de vote saisit les clés de déchiffrement afin d’activer le dépouillement des votes. Quelques minutes plus tard, les résultats et les Procès-Verbaux Cerfa sont accessibles. 

Comment les entreprises peuvent-elles s’assurer que le vote électronique est sécurisé et respecte les réglementations en vigueur ?

Tout d’abord, le vote électronique doit respecter les grands principes du droit électoral : le secret du scrutin, le caractère personnel et libre du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance effective du vote et enfin, le contrôle a posteriori par le juge de l’élection. 

Pour s’assurer que le prestataire sélectionné respecte ces différents principes, plusieurs options sont possibles. Solliciter du prestataire la présentation de rapports d’audits récents réalisés par des experts indépendants peut être une bonne approche. Il s’agit là d’une attente forte de la Cnil «Tout responsable de traitement mettant en œuvre un système de vote par correspondance électronique (…) doit faire expertiser sa solution par un expert indépendant». Le rôle de l’expert est d’évaluer l’environnement technique (hébergement, code source, protocoles de sécurisations des données…) mais aussi les modalités organisationnelles de déploiement de la solution dans le cadre du projet (modalités d’authentification, droits des administrateurs…). En ce sens, la présentation de rapports d’audits par le prestataire permet d’appréhender un niveau de compétences qui devra toutefois être accompagné de choix judicieux lors de la mise en place effective de la solution.

Et comment les DRH peuvent-ils s’assurer de la transparence et de l’intégrité du processus électoral ?

Le bureau de vote a un rôle clé à jouer pour assurer la transparence et l’intégrité du vote électronique. Les membres constituant le bureau de vote disposent d’un accès permettant de consulter les listes d’émargements durant le scrutin. Par ailleurs, le contrôle du scellement de l’application permet de détecter toute modification ou altération de la solution en cours de vote. Enfin, des accès aux journaux de suivi, aux taux de participation ainsi qu’au contrôle du scellement peuvent également être octroyés à la direction et aux représentants des listes de candidats, si cela est prévu en amont dans le protocole d’accord préélectoral.

Quels obstacles les entreprises peuvent-elles rencontrer lors de l’adoption du vote électronique pour les élections CSE ?

Il y a quelques années, alors que l’usage du digital ne s’était pas encore généralisé au sein des entreprises, les partenaires sociaux faisaient preuve de réticence à l’égard du vote électronique. Cette méfiance résultait souvent d’un manque de connaissance de la démarche et de l’inégalité des compétences face aux outils technologiques. Heureusement, la digitalisation des entreprises et des processus et la capacité des prestataires à garantir la transparence et la sécurité des outils de vote en ligne ont permis de faire évoluer les mentalités sur ce sujet. 

Un conseil pour les DRH qui souhaitent déployer un système de vote électronique dans leur entreprise ?

Au-delà de la solution de vote, c’est l’accompagnement proposé qui doit être déterminant dans le choix du prestataire. Ce dernier, s’il est bien choisi, sera d’une aide précieuse pour déployer le vote électronique de façon optimale. Enfin, je recommande d’impliquer les partenaires sociaux dans la démarche, en proposant par exemple une présentation de la solution.

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