Les impacts RH de la mise en place de la mutuelle collective obligatoire

Paye, affiliation des salariés selon leur contrat et leurs statuts, dispense d’affiliation, portabilité des droits en cas de licenciement ou de départ à la retraite… : la mutuelle d’entreprise est obligatoire au 1er janvier 2016, êtes-vous prêt ? Tour d’horizon des principales informations à connaître.

Impact sur la paie pour prélèvement de la part salarié

La cotisation de la mutuelle collective est prise en charge au minimum à hauteur de 50 % par l’employeur. La contribution de l’employeur sera identique pour chaque collège de salarié (cadres et/ou non-cadres) et pourra être forfaitaire (même tarif pour tous), proportionnelle au salaire ou encore modulable, selon les tranches de rémunération.

La participation de l’employeur figure dans la partie « net imposable » de la fiche de paie. Considérée comme un avantage en nature, elle est soumise à l’impôt sur le revenu.

Personnes concernées et cas de dispenses

La mutuelle collective concerne tous les salariés. L’employeur peut choisir d’affilier les ayants droit (de manière facultative ou obligatoire) et peut imposer une condition d’ancienneté (6 mois maximum).

Il est possible d’en être dispensé (temporairement ou définitivement), à condition que cela soit prévu dans l’accord (convention collective ou accord collectif) ou dans la DUE (Décision Unilatérale de l’Employeur).

Voici les cas de dispense d’affiliation des salariés :

• embauchés avant la mise en place du régime : dispense possible si le régime collectif est mis en place par DUE (en cas de mise en place par accord collectif, il n’y a aucune dispense possible) ;
  CDD de moins de 12 mois, y compris apprentis : dispense possible pour toute la durée du CDD ;
• à temps partiel ou apprentis dont la cotisation salariale est supérieure à 10 % de leur salaire brut : dispense possible pour toute la durée du contrat ;
• déjà bénéficiaires d’une mutuelle individuelle, de la CMU ou de l’ACS : dispense possible jusqu’à échéance annuelle du contrat ou jusqu’à la fin des droits ;
• déjà bénéficiaires d’une mutuelle obligatoire (Ex : mutuelle obligatoire du conjoint, multi-employeur, etc.) : dispense possible, à justifier chaque année.

[Tweet « #MutuelleCollective : 4 dispenses d’affiliation des salariés ! »]

Portabilité des droits

Si le salarié quitte l’entreprise, il pourra bénéficier de la mutuelle collective gratuitement, son coût ayant déjà été préfinancé lorsque l’ex-salarié était actif (financement par mutualisation). Une mesure qui s’applique également aux ayants droit du salarié qui bénéficiait des garanties au moment de la cessation de contrat. À condition que :

• le salarié ait fait l’objet d’une rupture de contrat de travail pour un autre motif que la faute lourde ;
• le salarié ait droit à une prise en charge par l’assurance chômage ;
• le salarié soit affilié à la complémentaire santé obligatoire de l’entreprise.

La portabilité des garanties prend fin :

• à la fin de la période d’indemnisation de l’assurance chômage (sans pouvoir excéder la durée du ou des derniers contrats de travail si consécutifs auprès du même employeur) et dans la limite maximale de 12 mois;
• à la reprise d’un nouvel emploi.

Portabilité en cas de départ à la retraite

En cas de départ à la retraite, le collaborateur a droit à un maintien viager de la garantie, mais à titre individuel et payant. L’assureur fait une proposition dans les deux mois qui suivent la fin de du contrat de travail du néo-retraité. Le tarif ne pourra excéder 150 % de la cotisation globale. Les garanties seront les mêmes pendant toute la durée du contrat.

Documents à faire émarger et à conserver en cas de contrôle

Voici la liste des documents à conserver, en cas de contrôle de l’Urssaf :

• Justificatifs fournis par les salariés pour demander la dispense, et ce chaque année. Soyez vigilants !
• Justificatifs de remise de la DUE (signature d’une liste d’émargement, décharge individuelle, accusé de réception d’une lettre recommandée…).

Confidentialité des données

Les salariés peuvent se demander si leur employeur aura accès à leurs données santé ? Non : c’est uniquement la mutuelle qui est en charge du remboursement des frais de santé et qui aura accès au détail de leurs dépenses, et en aucun cas l’employeur.

DRH : anticipez la mise en place de la mutuelle d’entreprise

Le courtier cmonassurance estime, grâce à son expérience, qu’il faut compter entre 1 mois et 1 mois et demi pour mettre en place une mutuelle collective de A à Z dans l’entreprise, c’est-à-dire de l’établissement du cahier des charges jusqu’à l’affiliation du dernier salarié. Il vaut mieux anticiper afin d’être prêt pour le 1er janvier 2016 !

[Tweet « Mise en place de la #MutuelleCollective : comptez entre 1 mois et 1 mois et demi ! »]

Crédit photo : Fotolia © Yuri Marchenko

Pour recevoir les derniers articles de Parlons RH par mail ou s’abonner à la newsletter