Arrêts maladie, le casse-tête du recouvrement, c’est fini !

Alors que la plupart des entreprises viennent de clôturer leurs comptes, les services de contrôle de gestion constatent dans leur trésorerie l’ampleur du non-recouvrement des arrêts maladie auprès des organismes sociaux. On constate que, sans actions complémentaires, 25 % à 30 % [1] des Indemnités Journalières (IJ) versées aux salariés ne sont jamais remboursées aux entreprises qui ont eu recours à la subrogation [2]. Cumulées, ces sommes peuvent représenter jusqu’à 300 000 euros par an, pour une entreprise de 1 000 salariés. En cause, la complexité administrative de la gestion des arrêts de travail (maladie, maternité, paternité, mi-temps thérapeutique), le volume des dossiers à traiter en paie et la faible automatisation des tâches… jusqu’ici !

Le recouvrement des arrêts de travail, une tâche complexe sur laquelle les entreprises préfèrent fermer les yeux…

Pour les entreprises qui pratiquent la subrogation, le recouvrement des Indemnités Journalières (IJ) auprès des organismes sociaux est le plus souvent une activité bicéphale : DRH et DAF. Le service paie déclare les dates d’arrêt et les salaires via la DSN, le service comptabilité émet ensuite le règlement du salaire maintenu et encaisse les remboursements des CPAM.

Qui réalise alors le rapprochement, salarié par salarié, des sommes engagées et des indemnités remboursées ? La responsabilité, à mi-chemin entre la RH et la finance, n’est pas clairement établie.

D’abord, parce-que ce rapprochement est fastidieux alors que dans 70 % [1] des cas, il se révèle exact au centime d’euro près. L’attention devrait être portée sur les 30 % pour lesquels l’écart entre les indemnités avancées et les indemnités remboursées est bel et bien avéré. D’autant plus qu’un délai de forclusion s’applique au traitement des arrêts maladie et au-delà de cette date aucune action auprès des organismes n’est envisageable.

Ensuite, parce que la majorité des entreprises en France ne disposent pas d’une solution d’automatisation de ce processus complexe, cette absence fonctionnelle des SIRH est budgétivore pour l’entreprise.

Avec la généralisation de la DSN depuis janvier 2017, les directions de ressources humaines ont espéré que le flux DSN allait régler le problème. Mais non !

Si l’attestation de salaire est automatiquement émise aujourd’hui, et si les délais de remboursements sont raccourcis à 3 ou 4 jours, la DSN ne peut résoudre la problématique des dossiers bloqués et, par voie de conséquence, le manque à gagner économique pour les entreprises.

Chercher une aiguille dans une meule de foin !

La durée moyenne d’absence se rapproche des 20 jours [1] par an et par salarié ! Or, le rapprochement se fait aujourd’hui manuellement ligne par ligne, salarié par salarié. Imaginez ce que cela représente quand vous avez des milliers d’arrêts maladie à traiter dans l’année. Il s’agit d’identifier sur les bordereaux net-entreprises, les sommes qui correspondent aux avances pour chaque salarié, puis de vérifier en comptabilité si les sommes perçues de l’assurance maladie correspondent bien à l’avance de trésorerie. Concernant les arrêts non remboursés, il faut étudier dossier par dossier les raisons de l’échec du remboursement, intervenir à nouveau sur le dossier et mener les actions correctives auprès de l’une des 102 CPAM dans le but que celle-ci procède enfin au remboursement. Un travail de bénédictin…

Autant dire que les services paie comme les services comptabilité rechignent à consacrer du temps à cette tâche longue et fastidieuse, dont ils ne mesurent pas toujours l’enjeu financier. Pourtant, le volume des indemnités non remboursées peut représenter des sommes considérables qui méritent que l’on s’y intéresse de près.

Le développement de l’absentéisme en France, l’augmentation des mi-temps thérapeutiques et des arrêts supérieurs à 90 jours ainsi que l’arrêté de la Cour Européenne fin 2018 préconisant le report des jours de congés payés lorsque le salarié est arrêté pour maladie durant ses vacances ne font qu’accentuer cette problématique.

Et si la digitalisation RH était la solution ?

On parle souvent de la digitalisation de la fonction RH, pour le recrutement, la formation, l’expérience collaborateur. Mais on aborde peu les possibilités et les bénéfices de cette digitalisation sur les activités administratives de la DRH et notamment au recouvrement des IJ. C’est une niche significative d’optimisation tant opérationnelle que financière.

Cette automatisation du processus va permettre d’accélérer les remboursements et de maîtriser efficacement la trésorerie. Le principe est de télécharger automatiquement les bordereaux Net-entreprises et de rapprocher les IJ remboursées de celles avancées en paie. Par soustraction, les dossiers non soldés (les fameux 30 %) apparaissent. Facilement isolés, l’intervention humaine demeure encore indispensable pour rechercher la cause (non-envoi de l’arrêt de travail du salarié ou du certificat de naissance, incohérence du salaire déclaré…), puis résoudre le problème dans un suivi avec chacune des CPAM.

Cette automatisation des rapprochements permet de simplifier la gestion de la maladie en gagnant en efficacité, en productivité et en baissant de plus de 70 % les coûts humains inhérents à cette gestion (RH et contrôle de gestion). Enfin, la réconciliation bancaire, le rapprochement automatique des virements CPAM avec les comptes banques, permet aux directions RH et financière de constater et partager au quotidien les mêmes informations. Et là, il s’agit d’une grande avancée.

La digitalisation du rapprochement des Indemnités Journalières améliore l’efficacité opérationnelle des équipes RH et fluidifie le partage d’indicateurs entre DAF et DRH, le tout pour un bénéfice économique conséquent.

[1] Source benchmark clients, Groupe KMSI 2020

[2] La subrogation c’est lorsque l’employeur décide de maintenir au salarié tout ou partie de son salaire et de recevoir lui-même les indemnités journalières de la Sécurité sociale.