Pourquoi dématérialiser la gestion des congés et des absences ?

Les ressources humaines n’ont pas toujours disposé d’outils appropriés pour gérer de manière optimale les absences et les congés dans toute leur complexité. En dématérialisant cette tâche, le logiciel de gestion de congés apporte une solution RH bienvenue. Principaux avantages de cet outil pour accompagner une direction des ressources humaines dans l’accomplissement de ses missions.

Une plus grande autonomie des utilisateurs

Le service des ressources humaines est souvent débordé par une palette de sollicitations en provenance d’utilisateurs multiples. C’est le cas par exemple lorsque des salariés ou des managers souhaitent savoir la date à laquelle le dépôt d’un congé peut être effectué, ou encore connaître un solde. Avec un logiciel  de gestion des congés,  il suffit de se connecter pour obtenir toutes les informations recherchées. L’outil vous permet d’accéder à ces données sur une page synthétique.

Un planning de présence disponible en temps réel

Un responsable des ressources humaines a besoin d’avoir une vision globale de l’effectif à certaines périodes clés de l’année, comme les vacances scolaires par exemple. Un planning doit être établi afin d’avoir une idée du taux des absences en cours de traitement et du taux de présence. La planification que permet le logiciel de gestion des congés est indispensable au moment de la prise de décision. Avec ce planning en temps réel, il est possible d’accéder rapidement à des informations claires.

Une interaction facilitée avec le service de la comptabilité

Avec le logiciel de gestion des congés, tout le processus est entièrement informatisé. Ce qui facilite énormément la tâche des différents utilisateurs.  Après la validation de l’absence par le responsable RH et la saisie des données par les collaborateurs concernés, il n’y a plus de travail à réaliser. L’importation des informations par les gestionnaires  s’effectue de façon automatique dans leurs différents outils d’édition de bulletins de salaire : Cegid, Ciel, Sage et bien d’autres encore.  Les avantages en termes de gestion et surtout d’interactivité entre les différents services sont multiples.

Un gain de temps appréciable

Le temps est une ressource essentielle pour la compétitivité des entreprises. La DRH, maillon essentiel dans l’organisation de toute entité, doit accomplir ses diverses tâches avec efficacité et rapidité. Un logiciel de gestion vous permettra de gérer plus rapidement les absences ainsi que les congés, contribuant ainsi à la performance RH et donc à la performance globale de l’entreprise. En effet, le gain de temps permettra au DRH et à ses collaborateurs de se consacrer aux autres aspects de leur métier. Ils seront plus performants, plus disponibles et apporteront cette touche de rigueur et de qualité indispensable à la réussite de leurs actions.

Les directions ont souvent tendance à privilégier, parmi les investissements, des projets tels que la numérisation des documents fournisseurs ou encore la gestion et le suivi des clients. Or, ces chantiers requièrent des moyens financiers importants. Pour dématérialiser la gestion des absences, un budget modeste suffit. De plus, c’est un outil qui est utilisé quotidiennement par la DRH, et qui permet de réduire très vite et définitivement les délais de traitement des absences.

Un processus de validation intégré

L’une des principales raisons d’opter pour la dématérialisation de la gestion des congés et des absences réside dans les bénéfices d’un processus de validation intégré. Avec cet outil permettant d’obtenir en temps réel aussi bien le planning de l’équipe que le solde du salarié, les responsables de ressources humaines peuvent disposer instantanément des mêmes informations que le manager. Le logiciel de gestion de congés réduit donc au maximum les interventions des gestionnaires. Ce n’est pas le moindre de ses avantages.

Crédit photo : © Fotolia/faithie

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