Onboarding RH : processus classiques VS processus digitalisés

L’un des enjeux majeurs des Ressources Humaines est de trouver le candidat idéal à un poste. Cependant, une fois le parcours du combattant terminé, l’important est de garder le collaborateur en poste ! En effet, près d’un quart des nouvelles recrues quittent leur entreprise au cours de la première année. Pour lutter contre ce phénomène, certains grands groupes comme Facebook ou Apple misent sur l’onboarding. Durant la crise, les confinements ont mis à l’épreuve les entreprises qui suivaient un processus de recrutement classique. L’adaptation vers un processus digitalisé était de mise. Est-ce une bonne solution encore aujourd’hui ? Voici quelques éléments de réponse avec l’infographie de Faq.logistique.

L’onboarding : l’étape cruciale qui détermine l’avenir du collaborateur

L’intégration, au sens littéral du terme, est le fait de s’intégrer à quelque chose. Appliqué au monde de l’entreprise, le processus d’onboarding s’inscrit dans une démarche plus globale de socialisation organisationnelle. En d’autres termes, c’est cette étape qui transforme un candidat qui ne sait rien de l’entreprise en un collaborateur à part entière.

Cette phase de découverte répond à trois principaux enjeux :

• la marque employeur : offrir le meilleur accueil au nouveau collaborateur, 
• développement du sentiment d’appartenance à l’entreprise : donner envie de s’engager sur le long terme au service du projet en partageant l’histoire de l’entreprise et ses valeurs, 
• l’opérationnalité : permettre au collaborateur de s’adapter pour être opérationnel le plus rapidement possible.

L’implication de l’entreprise dans le processus d’intégration et la qualité du suivi peuvent non seulement faire toute la différence quant à l’avenir du salarié à son poste, mais contribue aussi au rayonnement de l’entreprise. De plus, l’enjeu économique a une importance capitale ; une embauche et le renouvellement des compétences nécessitent un certain budget en termes de baisse de productivité et d’outils de formation.

Vous l’aurez compris, l’accueil d’une nouvelle recrue détermine sa prise de position par rapport à l’équipe qu’il intégrera mais aussi son avis sur l’entreprise. Il ne faut pas oublier que les membres d’une entreprise en sont les meilleurs ambassadeurs.

Alors que certaines entreprises misent sur un processus d’intégration classique, d’autres se sont adaptées à la transformation digitale.

L’onboarding classique : un processus par étapes personnalisées

En règle générale, les professionnels en charge du recrutement mettent en place un programme pour accueillir la nouvelle recrue :

• préparation de l’arrivée avec un kit d’onboarding : il s’agit d’un élément incontournable du processus d’accueil. Comme un “pack de survie” il contient tous les éléments utiles au collaborateur comme un livret d’accueil par exemple, 
• mise en place d’un espace de travail accueillant et fonctionnel, 
• présentation des locaux et des équipes, 
• définition d’un programme de formation.

En fonction de l’entreprise et du poste du nouveau collaborateur, le processus d’onboarding varie légèrement. Par exemple, dans les fonctions où le turnover est important, il s’agira de s’assurer que le collaborateur soit opérationnel le plus rapidement possible. En revanche, pour d’autres postes, l’objectif sera de familiariser le nouvel arrivant avec l’organisation de l’entreprise. 

De plus, un processus classique n’est pas dénué d’originalité ! Entre les déjeuners d’équipe et les jeux d’intégration, les idées ne manquent pas aux professionnels des ressources humaines pour accueillir comme il se doit les nouveaux collaborateurs ! 

Malheureusement, la crise sanitaire a changé la donne. Les entreprises ont dû s’adapter et mettre en place des processus digitalisés, que ce soit pour le recrutement ou pour l’intégration. Quelles sont les différences que nous pouvons noter ?

L’onboarding numérique : les outils digitaux aux petits soins des nouvelles recrues !

Avant la crise sanitaire, l’automatisation des processus de recrutement était un des enjeux majeurs pour les professionnels des ressources humaines. Si des logiciels ont pu être mis en place pour certaines tâches administratives, pourquoi s’arrêter en si bon chemin ?

En effet, les recrutements à distance sont devenus indispensables durant les différents confinements. Qui dit recrutement, dit également onboarding ! Difficile d’envisager une visite des locaux en présentiel durant la pandémie.

Pour ne pas abandonner les nouvelles recrues à leur sort, les professionnels des ressources humaines et les managers ont trouvé de nouvelles solutions ! Certains ont en effet recours à une plateforme digitale de formation qui couvre tous les éléments clés de la formation, aussi bien par rapport au fonctionnement de l’entreprise que par rapport au poste en lui-même !

Cela permet également de pallier quelques défauts de l’onboarding classique. Ce qui peut paraître évident pour des collaborateurs travaillant depuis des années dans l’entreprise ne l’est pas pour les nouvelles recrues, et certains éléments peuvent être oblitérés involontairement.

Grâce aux outils digitaux, les nouvelles recrues peuvent être acteurs de leur intégration. Cela leur permet d’organiser une partie de leurs rendez-vous, de suivre des formations et de découvrir l’entreprise. Il y a également l’option de la réalité virtuelle qui est envisagée. Entrer en immersion à distance permet de se projeter non seulement dans les locaux mais aussi sur les missions à réaliser !

Aujourd’hui, le déconfinement permet un retour progressif au bureau des collaborateurs. Cela suscite de nombreuses interrogations, notamment au niveau des processus d’intégration : doit-on conserver un onboarding numérique ou revenir à un processus classique ?

La Covid-19 a provoqué une accélération de la transformation digitale à laquelle il serait dommage de renoncer. Malgré la valeur ajoutée de l’automatisation, le véritable accueil d’humain à humain reste essentiel. C’est également sur cet aspect que se joue un onboarding réussi. Il en est de même pour la relation entre les collaborateurs. Au sortir d’une crise sanitaire où les relations humaines ont été bousculées, il convient de voir l’automatisation comme un moyen de les remettre au cœur de la technologie, dans une logique de complémentarité.

Source : Faq.logistique