La dématérialisation des documents RH : un enjeu crucial de marque employeur

La dématérialisation des bulletins de paie en France a connu un essor important depuis 2017, année de l’application de la loi El Khomri. La crise Covid-19 a ensuite accéléré cette tendance de fond, même si des freins subsistent. Pour les entreprises, en particulier les PME-TPE, digitaliser l’ensemble des documents RH est un enjeu qui leur permettra de gagner en efficacité, mais aussi d’améliorer l’engagement des collaborateurs et de gagner en attractivité. 

La dématérialisation et la digitalisation des ressources humaines est une tendance de fond depuis déjà plusieurs années. Aujourd’hui, 42 % des actifs français reçoivent leur bulletin de paie au format numérique, dans un coffre-fort numérique, par e-mail ou via un intranet, selon le Baromètre de la Dématérialisation des documents RH, réalisé par Digiposte en 2021. Cette digitalisation a d’abord pris dans les grandes entreprises, avec des outils permettant de poser ses congés, de transmettre ses notes de frais en ligne ou de recevoir son bulletin de paie au format dématérialisé. Elle se diffuse, désormais, peu à peu, dans les PME et les TPE. 

La dématérialisation RH a de nombreux avantages, tant pour les salariés que pour les employeurs. Elle permet à l’employeur de garder des relations continues avec ses collaborateurs, de simplifier le quotidien de ces derniers et de réduire le risque de perte de documents importants. En outre, la digitalisation permet des gains de productivité pour le personnel concerné. Par exemple, l’impression, la mise sous pli et la remise des bulletins de paie sont des tâches particulièrement fastidieuses et chronophages. Le temps gagné par les équipes RH peut ainsi être utilisé pour réaliser des missions à plus forte valeur ajoutée, notamment pour accompagner davantage les collaborateurs. La dématérialisation RH a aussi un impact en matière de RSE et de marque employeur : les bénéfices environnementaux potentiels de la réduction des documents papiers peuvent ainsi contribuer à donner une bonne image à l’entreprise.

Du point de vue des salariés, la digitalisation facilite l’accès aux documents : en version numérique, les documents sont accessibles à tout moment, où que l’on se trouve. Elle apporte une plus grande praticité de stockage que le format papier : pas besoin de faire son archivage manuel dans des dossiers et d’y dédier des espaces dans les armoires. À une époque où tout est dématérialisé en dehors du travail, c’est aussi à leurs yeux le signe que leur entreprise se modernise ; tout en participant à son échelle aux enjeux du développement durable. L’engagement vis-à-vis de leur entreprise s’en trouve dès lors renforcé. 

La sécurité et la confiance, premier frein à la dématérialisation en entreprise 

Mais des freins à la dématérialisation des documents RH subsistent. D’abord, si le numérique tend à devenir le premier mode de distribution du bulletin de paie en France, cet état des lieux cache des disparités importantes selon la taille de l’entreprise. Les grandes entreprises et les ETI ont enclenché cette transformation digitale des RH depuis déjà quelques années. Elles ont rapidement adopté le bulletin de paie numérique. Ainsi, respectivement, 61 % et 39 % de leurs salariés reçoivent déjà ce document au format électronique. En revanche, les PME et les TPE peinent à prendre ce virage numérique : malgré la crise du Covid-19 qui a accéléré le développement du télétravail, le bulletin de paie y est encore remis en main propre sur le lieu de travail à plus de 40 %. 

D’après le Baromètre de la Dématérialisation des documents RH, le sujet de la sécurité reste aussi un frein à la dématérialisation des documents RH. 31 % des salariés ayant refusé le bulletin de paie au format numérique l’ont fait parce qu’ils craignaient pour la sécurité de ce document sensible. Le manque de confiance dans les outils est aussi répandu. Dans cette optique, le coffre-fort numérique répond aux enjeux légitimes de sécurité. Il se distingue du stockage par e-mail (dont la sécurité n’est pas garantie) grâce à des dispositifs de sécurisation spécifiques qui réduisent considérablement le risque de fuite de données. (1) Un gage de sécurité à même de convaincre les salariés comme les employeurs les plus réticents face à la dématérialisation.

La facilité d’accès aux documents numériques est aussi plus grande : un tel outil permet ainsi au collaborateur de retrouver son bulletin de paie rapidement, partout où il se trouve, à tout moment, en quelques clics. Un avantage non négligeable, particulièrement pour les salariés dont la situation financière est parfois précaire et qui ont besoin d’anticiper précisément le montant de leur paie. 

En outre, le fait de pouvoir recevoir sa fiche de paie plus rapidement et dans les temps est aussi pour les collaborateurs le signe que leur employeur se soucie de leur situation personnelle.

Aller au-delà du bulletin de paie, une dématérialisation RH plus globale

Aujourd’hui, la dématérialisation des autres documents RH des collaborateurs reste peu répandue. Ainsi, parmi les salariés qui reçoivent un bulletin de paie numérique, moins de 1 sur 2 reçoivent d’autres documents RH au format numérique. Or, côté praticité, le coffre-fort numérique permet aussi de stocker d’autres documents que le bulletin de paie. Selon l’étude de Digiposte, 40% des salariés qui utilisent la solution Digiposte (2) y stockent ou y reçoivent d’autres documents de leur vie administrative. Des documents liés à leur activité professionnelle (contrats de travail, relevés de mutuelle d’entreprise, Bilan Social Individuel…), mais aussi des factures et des relevés (banques, abonnements, assurances), ainsi que des documents liés aux impôts ou à la santé. 

À noter qu’au-delà des avantages pour la vie administrative (professionnelle et personnelle) du salarié, l’envoi du bulletin de paie dans un coffre-fort numérique permet également à l’entreprise d’acculturer le salarié aux usages numériques et de proposer une offre d’outils digitaux RH.

Dématérialiser le bulletin de paie n’est que la première étape dans une stratégie de transformation numérique RH.  En permettant d’archiver des documents sensibles dans un système hautement sécurisé, les coffres-forts numériques devraient permettre à terme de numériser l’ensemble des documents liés à la vie professionnelle des salariés. 

Pour les entreprises, en particulier les PME-TPE, cette digitalisation des documents RH est d’ores et déjà cruciale, et le sera d’autant plus demain, pour améliorer l’engagement des collaborateurs et attirer de nouveaux profils. Dans une période de guerre des talents, il s’agit de montrer que l’on considère ses salariés. Pas seulement avec de bonnes rémunérations, mais aussi avec un bon suivi RH, effectué à travers des outils modernes. 

(1) La plupart des coffres-fort digitaux respectent par exemple les normes Afnor NF Z42-020 (intégrité des données) et ISO 27 001 (sécurité du système d’information), qui assurent la traçabilité et l’envoi sécurisé des documents RH.

(2) Solution digitale du Groupe La Poste créée en 2011, Digiposte accompagne plus de 9 000 entreprises à dématérialiser les documents de leurs collaborateurs.