Réserver un train, choisir un hôtel, valider une note de frais… Les déplacements professionnels sont encore souvent considérés comme un sujet essentiellement administratif. Pourtant, derrière chaque voyage se cachent des enjeux bien plus larges pour les entreprises et leurs collaborateurs. À l’occasion d’un webinar organisé par Parlons RH en partenariat avec Cegid, Laurent Lassure, Product Marketing Manager chez Cegid, invite à porter un autre regard sur ces déplacements du quotidien. L’occasion de comprendre pourquoi ils sont aussi un sujet RH, d’identifier leurs principaux impacts sur l’expérience collaborateur et de découvrir les leviers qui permettent aujourd’hui de mieux les piloter.
Les déplacements professionnels : un sujet RH souvent réduit à sa dimension administrative
Lorsqu’on évoque les déplacements professionnels, la plupart des entreprises pensent immédiatement aux réservations, aux notes de frais ou encore aux budgets de transport. Une vision compréhensible, mais largement incomplète selon Laurent Lassure.
Derrière chaque déplacement se cache avant tout un collaborateur. Un collaborateur qui prépare son voyage, organise son agenda, s’adapte à des changements de dernière minute, passe parfois plusieurs heures dans les transports et doit concilier ses obligations professionnelles avec sa vie personnelle.
Pour notre expert, c’est précisément cette dimension humaine qui est encore trop souvent oubliée. Le déplacement professionnel ne se limite pas au voyage d’affaires traditionnel ni au cadre qui prend l’avion pour se rendre à un rendez-vous. Il englobe également les techniciens qui interviennent sur le terrain, les consultants qui se déplacent chez leurs clients ou encore les salariés qui participent à une formation.
Autrement dit, le déplacement fait partie intégrante de l’expérience collaborateur.
Comme le souligne Laurent Lassure, l’erreur consiste souvent à n’observer que le résultat final : la dépense. Pourtant, le voyage commence bien avant la note de frais. Il faut préparer le déplacement, réserver les transports, trouver un hébergement adapté et parfois gérer des modifications de dernière minute. Puis vient le déplacement lui-même, avec ses contraintes et ses imprévus. Enfin, il y a le retour, souvent marqué par une charge de travail qui s’est accumulée pendant l’absence.
Pour notre intervenant, cette vision globale est essentielle. Dès lors que l’on considère le déplacement comme une expérience vécue par le collaborateur, il devient naturellement un sujet RH à part entière.
Sécurité et devoir de protection : une responsabilité qui ne s’arrête pas aux portes du bureau
Parmi les enjeux évoqués lors du webinar, celui de la responsabilité de l’employeur occupe une place centrale.
Laurent Lassure rappelle en effet qu’une entreprise reste responsable de ses collaborateurs lorsqu’ils sont en déplacement. Cette notion, souvent désignée sous le terme de « duty of care », implique que l’employeur doit veiller à leur sécurité, y compris lorsqu’ils exercent leur activité loin des locaux de l’entreprise.
Cette responsabilité apparaît particulièrement évidente dans le cadre des déplacements internationaux. Contexte géopolitique, risques sanitaires ou contraintes réglementaires peuvent nécessiter une préparation spécifique. Mais pour notre expert, le sujet ne concerne pas uniquement les voyages à l’étranger.
Encore faut-il savoir où se trouvent les collaborateurs, dans quelles conditions ils voyagent et quels risques ils peuvent rencontrer. Or, dans certaines organisations, les informations restent encore très dispersées. Le manager connaît le déplacement, parfois l’équipe également, mais il n’existe pas toujours de vision consolidée permettant à l’entreprise de suivre réellement les missions de ses salariés.
Laurent Lassure insiste également sur un autre point : la sécurité ne se résume pas à la gestion des risques majeurs. Elle passe aussi par des choix beaucoup plus quotidiens. Faut-il demander à un collaborateur de partir très tôt le matin pour une mission éloignée ? Est-il préférable de prévoir une nuit sur place ? Comment trouver le bon équilibre entre maîtrise des coûts et confort du salarié ?
Pour notre expert, ces arbitrages relèvent pleinement des enjeux RH. Ils participent directement à la qualité de vie au travail et à la manière dont les collaborateurs vivent leurs déplacements.
Fatigue, stress et avance de frais : les irritants invisibles du quotidien
Si les déplacements professionnels sont souvent présentés sous un angle organisationnel, leurs conséquences sur les collaborateurs sont parfois beaucoup plus difficiles à identifier.
Laurent Lassure évoque notamment la question du stress. Réserver un voyage n’est généralement pas un problème. Les difficultés apparaissent lorsque les imprévus s’accumulent : un rendez-vous déplacé, un train à modifier, un hôtel à reprogrammer ou encore un changement de planning de dernière minute.
À cela s’ajoute le stress lié au déplacement lui-même. Retards, correspondances, fatigue des transports ou encore temps passé loin de son domicile peuvent progressivement peser sur les collaborateurs.
Mais selon notre expert, le moment le plus oublié reste souvent le retour. Une fois la mission terminée, le salarié retrouve ses dossiers, ses e-mails, ses réunions et parfois les tâches administratives liées à son déplacement. Cette accumulation contribue à augmenter la charge mentale et peut devenir, à terme, une source de lassitude.
Autre sujet largement sous-estimé : l’avance de frais.
Pour Laurent Lassure, toutes les entreprises n’ont pas encore pris conscience des conséquences que peut avoir cette pratique. Avancer plusieurs centaines d’euros pour un hôtel, un transport ou un déplacement longue distance n’a pas le même impact pour tous les salariés.
Le problème est d’autant plus complexe qu’il reste souvent invisible. Peu de collaborateurs signalent leurs difficultés financières aux ressources humaines. Pourtant, certaines situations peuvent conduire à des découverts bancaires ou à des tensions budgétaires temporaires.
À ses yeux, il s’agit donc d’un véritable sujet d’expérience collaborateur. Car au-delà du remboursement lui-même, c’est le sentiment d’être soutenu ou non par son entreprise qui est en jeu.
Quand les outils deviennent des leviers d’expérience collaborateur
Face à ces enjeux, les entreprises disposent aujourd’hui de nouveaux leviers d’action.
Pour Laurent Lassure, les outils de gestion des déplacements ne doivent plus être vus comme de simples solutions administratives destinées à contrôler les dépenses. Ils peuvent également contribuer à améliorer concrètement le quotidien des collaborateurs.
La simplification des réservations constitue un premier bénéfice. En centralisant les transports, les hébergements et les validations nécessaires, les entreprises réduisent une partie de la charge organisationnelle qui pèse sur les voyageurs.
Même constat pour les notes de frais. Dématérialisation des justificatifs, automatisation des contrôles ou encore accélération des remboursements permettent de réduire les irritants administratifs et de limiter les délais de traitement.
Pour notre expert, l’apport le plus intéressant se situe peut-être ailleurs. Les données générées par les déplacements offrent désormais une vision beaucoup plus fine de la réalité vécue par les collaborateurs.
Fréquence des missions, temps passé en déplacement, populations les plus sollicitées ou encore évolution des habitudes de voyage constituent autant d’indicateurs qui peuvent aider les RH à mieux comprendre certaines situations.
Comme le souligne Laurent Lassure, l’objectif n’est pas de surveiller les salariés mais de détecter des signaux faibles qui passeraient autrement inaperçus. Un collaborateur qui enchaîne les déplacements, qui voyage dans des conditions dégradées ou qui supporte une charge de mobilité particulièrement importante mérite sans doute une attention spécifique.
Les déplacements professionnels ne sont plus seulement un sujet de coûts ou d’organisation. Ils constituent un véritable levier d’expérience collaborateur, au croisement de la qualité de vie au travail, de l’engagement et de la responsabilité de l’employeur.
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