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Dématérialisation du courrier : les avantages pour la fonction RH

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La révolution digitale, chacun le sait, conduit les entreprises à transformer leur organisation et leur système d’information pour optimiser leurs performances. La dématérialisation du courrier, partie intégrante de cette numérisation, représente un gain de temps et d’argent. Elle facilite en outre les activités RH, notamment en simplifiant la gestion administrative. Découvrez comment !

 

Qu’est-ce que la dématérialisation du service courrier ?

Le courrier ayant toujours tenu une place importante dans les organisations, sa dématérialisation représente une étape importante de la transformation numérique et répond à un enjeu considérable. Concrètement, dématérialiser le courrier implique l’utilisation d’une plateforme web pour procéder à son envoi. Cette plateforme permet à l’utilisateur de piloter ses actions, de la préparation à la gestion post-livraison.

Toutes les étapes de l’envoi sont facilitées par la centralisation de l’information que procure la plateforme, 24h/24 et 7j/7. L’opérateur a accès aux informations indispensables à la livraison (adresse de destination, paramètres d’envoi…). L’expéditeur dispose quant à lui directement de toutes les informations sur son envoi (collecte, distribution, suivi…), et peut suivre les évolutions en temps réel. La collecte est rapide car il suffit de mettre en ligne un document PDF, ce qui élimine le temps perdu à se déplacer. La distribution s’avère plus efficace, les renseignements inscrits sur la plateforme étant instantanément transmis à l’opérateur postal. Le système offre par ailleurs une traçabilité parfaite de l’envoi au fur et à mesure de l’acheminement et l’accusé de réception est, lui aussi, transmis instantanément. Un archivage numérique à valeur probante est mis en place pour sécuriser les données.

Les utilisateurs n’ont ainsi plus à s’encombrer avec des piles de documents. Chaque envoi se voit classé par date de dépôt, avec le destinataire et le montant de l’affranchissement. Envoyer un recommandé en ligne n’a donc jamais été aussi facile.

Différents opérateurs ont été récemment autorisés à proposer des services de dématérialisation du courrier. Ces nouvelles dispositions permettent aux entreprises de simplifier la gestion des envois et l’archivage, tout en garantissant aux expéditeurs une sécurité absolue de leurs données. En effet, la réglementation ARCEP n’autorise qu’un certain nombre d’opérateurs postaux à développer le service dématérialisé et certifie leur capacité à garantir la sécurité des envois. Après l’expédition, les données sont archivées de manière électronique dans un coffre-fort virtuel dédié, lui-même agréé par le ministère de la Culture selon les conditions de gestion externalisée des archives.

 

Les bénéfices intrinsèques de la dématérialisation du courrier

Une majorité de cadres et dirigeants en entreprise sont conscients que l’envoi d’une lettre recommandée en ligne est plus économique et plus rapide qu’un envoi traditionnel.

La réduction des consommables (machine à affranchir, cartouches d’encre de l’imprimante…) constitue la première économie directe. Grâce à l’analyse de données précises rendue possible par la plateforme, les entreprises peuvent également réduire le nombre de leurs PND (plis non distribués, en raison d’une adresse erronée ou d’un nom incorrect par exemple), qui peuvent représenter une perte non négligeable : selon PN data, La Poste considère que le coût moyen d’un PND s’élève à 1€, les changements d’adresse récents étant la cause la plus souvent constatée de non-distribution.

Si le domaine des ressources humaines est nettement moins concerné par la question des PND que d’autres activités, par exemple le marketing avec les envois en nombre, la limitation des PND est importante. De fait, un défaut de mise à jour d’une adresse salarié peu engendrer des problèmes, et plus encore si l’erreur n’est pas corrigée rapidement. Ne plus avoir à s’occuper de la gestion des données est en tous les cas intéressant. Les avantages de coûts, même s’ils sont minimes, restent bons à prendre pour le service RH. Le vrai bénéfice pour celui-ci se situe cependant au niveau de l’organisation opérationnelle, à laquelle la dématérialisation du courrier apporte une réelle valeur ajoutée.

 

Une gestion administrative plus fluide

Dans un pays comme la France, souvent pointé du doigt pour ses lourdeurs administratives, une gestion du courrier digitalisée simplifie considérablement le quotidien des responsables RH, responsables paie, etc.

La dématérialisation du courrier peut améliorer l’efficacité du service RH à plusieurs niveaux, par exemple dans l’exécution de tâches récurrentes comme l’envoi des contrats, dans le cas d’une promesse d’embauche ou de la finalisation d’un recrutement. La signature électronique, une fois le courrier réceptionné, envoie instantanément l’accusé de réception à l’expéditeur. Dans le cas de nombreux recrutements, ne plus avoir à attendre d’accusé de réception classique représente un vrai gain de temps. Cette fonction peut être mise en place avec le même bénéfice pour toute action touchant à l’administration du personnel.

L’envoi de tout courrier, et particulièrement de recommandés, se trouve également simplifié. La formation, la GPEC, et même l’effectif dédié à l’hygiène, à la sécurité et aux conditions de travail, sujet sensible lié au juridique, s’en trouvent améliorés. Un gain de temps dans l’envoi du courrier et une meilleure traçabilité de celui-ci constituent un atout sur le plan juridique de non-respect des règles par certains employés, de litige ou de licenciement.

Selon Cegid, dégager du temps pour se consacrer davantage à des activités à forte valeur ajoutée constitue la première motivation des DRH pour investir dans la dématérialisation. Simplifier la gestion du courrier contribue directement à cet objectif. DRH et responsables RH, le moment est peut-être venu pour vous de vous simplifier la vie. Et si vous venez à éprouver de la nostalgie pour les timbres, vous pourrez toujours la soigner en cédant aux joies de la philatélie !

Crédit photo : © Shutterstock / ra2studio

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UrbanPost

UrbanPost propose une offre de courrier dématérialisé adaptée aux besoins actuels des entreprises. La facilitation de la distribution du courrier, les économies d'affranchissement réalisées et la simplicité d'utilisation font la force de ses solutions spécifiques.

Un commentaire

  1. Dorine le 26 juillet 2019

    Bonjour,
    Merci pour cet article instructif au sujet de la dématérialisation du courrier au sein des services RH. Aussi, j’ai une question technique: quel est le délai d’envoi d’un courrier dématérialisé, par voie électronique, dès sa validation par le service RH ?

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