Pour Aude Ferrary, juriste en droit social et responsable du service paie RH chez TPLPaye, la fiabilité de la paie et de la gestion administrative du personnel relève avant tout d’un enjeu de climat social. Garantir la justesse des bulletins, structurer les processus et définir un véritable référentiel de paie sont autant de leviers pour sécuriser les droits des salariés, gagner en efficacité et renforcer la confiance au sein de l’entreprise. Retrouvez cette interview et bien plus encore dans le sixième opus de la collection Guides Pratiques de Parlons RH : « Comment bien choisir sa solution de paie et de GAP ?« .
En quoi la gestion de la paie et la gestion administrative du personnel représentent un enjeu trop sous-estimé par les dirigeants de PME et d’ETI ?
C’est avant tout un enjeu de climat social dont l’employeur n’a pas toujours la pleine mesure : le bulletin de salaire doit retranscrire correctement le contrat de travail et les engagements entre l’entreprise et son salarié, or les erreurs sur la paie ne sont pas rares. La situation est similaire pour la DSN, qui permet de générer un ensemble de droits sociaux pour les salariés ; là encore il existe un risque d’erreurs qui peuvent entraîner des complications dans l’acquisition ou l’utilisation des droits à la Sécurité sociale, au chômage, à la retraite. La fiabilité de la paie devrait donc représenter une priorité des dirigeants.
Par ailleurs la gestion administrative du personnel et la génération de la paie sont extrêmement chronophages dans les services RH, il est donc essentiel de trouver des moyens de gagner du temps – notamment en révisant les processus, par exemple de transmission des données variables qui impactent la paie, et en s’assurant de leur respect. Dans ce contexte, une PME ou une ETI peut se poser la question de maintenir l’internalisation de la paie, avec l’appui d’un outil performant, ou de l’externaliser partiellement ou totalement.
Quels sont, justement, les éléments à considérer pour se décider ?
On observe actuellement une tendance à l’externalisation, même dans de grosses entreprises : ce phénomène est lié à la difficulté à recruter des gestionnaires de paie confirmés, par manque de compétences disponibles. Le risque de vacances de ressources est donc important. Or l’externalisation n’est pas toujours synonyme de réactivité, alors que celle-ci peut être nécessaire pour résoudre une problématique appelant une réponse immédiate, comme la rectification d’un bulletin de paie.
La semi-externalisation représente une approche hybride : confier au prestataire une partie de la gestion de la paie tout en gardant la main sur certaines tâches pour conserver de l’agilité, avec toujours cet accompagnement du prestataire sur les éléments les plus sensibles. Par ailleurs, si l’entreprise fait le choix de conserver la gestion de la paie avec une solution dédiée, il est important de s’inscrire dans un accompagnement à l’internalisation, avec le bon paramétrage et le bon niveau d’assistance, pour s’assurer que le gestionnaire ne soit jamais bloqué par un problème technique ou de compréhension.
D’autres défis sont-ils associés à cette démarche d’internalisation de la paie ?
Les principaux relèvent de la fiabilisation des outils et du processus. L’enjeu concerne en particulier le traitement des changements et des informations variables. Le flux de transmission et de validation des données est-il conforme ? Les éléments sont-ils justes, transmis en temps et en heure ? On peut avoir le meilleur SIRH, la meilleure solution de paie, l’essentiel reste la qualité de la donnée. Il faut s’assurer que l’outil est bien exploité, que les managers ont été suffisamment accompagnés sur son utilisation, que les calendriers et deadlines ont été bien communiqués, etc. Un processus de gestion des éléments variables doit être défini et respecté.
Quels sont les leviers pour réussir un projet d’intégration ou de migration d’un outil paie, sans perturber l’activité RH ?
Ce projet va mobiliser les équipes internes, il va falloir s’assurer qu’elles précisent les fonctionnalités attendues, qu’elles maîtrisent la solution de paie, qu’elles mettent en œuvre un processus de formation et d’accompagnement de tous les utilisateurs : un travail de fond conséquent, appelant une gestion de projet structurée.
Par ailleurs, il est essentiel de travailler à la définition d’un référentiel de paie. De nombreuses entreprises sont dépourvues de ce document qui participe au processus de fiabilisation et de transparence, en recensant toutes les règles de l’entreprise (décompte des absences et des RTT, calcul des heures supplémentaires, de calcul des primes…). Elles sont donc plus facilement maîtrisables par le professionnel de la paie, et aisément communiquées aux salariés. De plus, le référentiel favorise la bonne transmission des règles en cas de changement de gestionnaire de paie.
Intervenants
Aude Ferrary
Juriste en droit social et responsable du service paie RH chez TPLPaye
Diplômée en droit social et gestion d’entreprise, Aude Ferrary a travaillé en cabinet d’expertise comptable pendant près de 20 ans. Elle gère trois pôles – juridique, accompagnement à l’internalisation de la paie, externalisation de la paie au sein de TPLPaye, filiale du cabinet d’expertise comptable Amarris.
