Guide Pratique de Parlons RH – Tome 2 : Comment bien choisir sa solution de GTA ?

Ce guide de 27 pages, paru ce jeudi 4 avril, vous plonge dans l’univers des solutions de GTA (Gestion des temps et des activités). Le marché des éditeurs de ces solutions est en pleine effervescence, témoignant du poids croissant de cette thématique pour les entreprises. Quel est l’impact de la digitalisation de ces outils sur leur performance ? Comment impliquer tous les acteurs de l’organisation ? Et enfin, quelle méthode suivre pour mettre en place et pérenniser les solutions de GTA ? Pour vous aider à y voir plus clair et prendre les décisions adaptées à vos besoins, notre guide met à votre disposition des chiffres clés, des analyses pointues, des témoignages de grands experts, ainsi que des conseils pratiques. Extraits.

Si le taux d’équipement des entreprises en solutions de GTA est encore bas en France, la tendance est nettement à la hausse. En effet, une étude réalisée par Markess en 2023 révélait que la GTA faisait partie du top 3 des prévisions d’investissement des entreprises du midmarket.

Pourquoi une telle tendance ? Selon Sidney Hanon, Product Manager chez Horoquartz, “au-delà des enjeux réglementaires de gestion des temps, la planification et le suivi des activités permettent de pousser plus loin la rationalisation de l’organisation.”. Dans un contexte de réorganisation du travail, où le télétravail et la mobilité créent de nouveaux besoins, “les outils doivent être au service de la qualité du travail, de la QVCT dans ses différentes formes d’organisation (travail hybride, temps choisi, flex -office…)”.

Les solutions de GTA ont aussi un impact sur l’expérience collaborateur. “L’outil permet au manager de vérifier la répartition de la charge de travail et d’identifier ainsi des risques de surmenage, et offre de réels gains de temps : l’automatisation peut réduire jusqu’à 75% le temps dédié à la création et à l’ajustement des plannings”, précise Florian Burie, Senior Manager, Customer Success (Southern Europe) chez UKG.

À l’intersection entre les RH et les aspects opérationnels, les solutions de GTA, qui facilitent la vie quotidienne tant des managers que des collaborateurs, sont donc vouées à un avenir prometteur.

Gagner en performance avec la digitalisation de la GTA

Les solutions de GTA sont en phase avec les enjeux organisationnels des entreprises, parmi lesquels : 

• le besoin d’agilité ;
• la progression du travail hybride ;
• le développement à l’international des missions ;
• les mises à jour régulières du droit du travail.

Mais le taux de digitalisation de ces solutions est à la traîne (11,7%, contre plus de 63% pour la paie). Pourtant, “les solutions digitales apportent des bénéfices significatifs en augmentant l’autonomie et l’efficacité pour les collaborateurs et les managers”, note Cécile Bardollet, directrice des opérations GTA d’ADP. L’experte ajoute que “la digitalisation de la gestion des temps, avec un portail collaboratif […], facilite l’implication directe du collaborateur”.

Découvrez, dans notre guide, comment mener à bien un projet de GTA digitalisée, de la définition du besoin au déploiement, en passant par la mobilisation des parties prenantes internes.

RH, managers, collaborateurs : tous acteurs de la GTA

Pour profiter pleinement du potentiel des solutions de GTA, le défi majeur consiste à adopter une logique coopérative entre toutes les parties prenantes lors de leur déploiement. Résultat ? Les solutions de GTA deviennent un puissant levier de QVCT pour les collaborateurs et simplifient le quotidien des managers. En outre, grâce aux solutions digitales de GTA, “le gestionnaire RH en retire des gains de temps, de productivité, d’efficacité, qui sont réellement quantifiables”, souligne Renaud Grimard, VP GTA chez SIGMA-RH.

Ces solutions impactent également l’engagement des collaborateurs, comme l’explique Renaud Grimard : “le salarié peut identifier les plages horaires disponibles, établir ses souhaits et les prioriser : le fait de pouvoir exprimer ses préférences, et de les voir prises en considération, est un véritable levier de fidélisation.”

Découvrez comment digitaliser efficacement votre gestion des temps et des activités, grâce aux trois règles d’or présentées dans notre guide.

Mettre en place et pérenniser sa solution de GTA

La mise en place d’une solution de GTA doit répondre à des règles précises. L’objectif ? Garantir le respect de la réglementation et impliquer sur le long terme l’ensemble des acteurs de l’entreprise. “Plusieurs critères se rejoignent dans les besoins exprimés auprès des éditeurs, notamment : la sécurité et la conformité de la solution ; son interfaçage avec les autres outils RH, en particulier la paie ; sa capacité à gérer un effectif croissant, à réaliser des reportings ; et la qualité du support apporté par l’éditeur”, confirme Kevin Kowu, Research Analyst Digital RH chez Markess by Exaegis.

Cette démarche méthodique et continue, avec le concours de tous les acteurs internes, est composée de trois étapes : 

• cadrage du projet et rédaction du référentiel ;
• élaboration des critères de choix de la solution ;
• respect des conditions de pérennisation de l’outil GTA.

Vous trouverez dans ce guide, en plus de cette méthode, les trois leviers pour faire vivre la GTA sur la durée, et les écueils à éviter lors de son déploiement.

En ce qui concerne l’avenir, les attentes sont nombreuses. Florian Burie nous présente trois innovations à venir en GTA : supprimer le fonctionnement en silos des équipes et des métiers, aller plus loin en matière d’IA et de machine learning et intégrer la solution de GTA à l’écosystème digital de l’entreprise. “Ces trois innovations seront au service des enjeux opérationnels de l’entreprise, notamment pour gagner en anticipation et en agilité”.

4 partenaires majeurs français du monde de la GTA ont participé à cet ouvrage. Nous remercions chaleureusement Horoquartz, ADP, SIGMA RH et UKG, ainsi que leurs experts reconnus, pour leur contribution essentielle à l’élaboration de ce guide pratique Parlons RH.

Le guide pratique “Comment bien choisir sa solution de GTA ?”, deuxième ouvrage de la collection des Guides Pratiques de Parlons RH, est disponible en version digitale, sur le média Parlons RH.