Formation : les 7 tournants à prendre pour 2016

Pour ou contre la réforme de la formation ? Que n’a-t-on pas dit depuis un an et demi sur le sujet ! Sans tourner autour du pot, quelles sont les (bonnes) décisions à prendre aujourd’hui par les fonctions RH et formation pour une stratégie 2016 aux petits oignons. Opportunités à saisir, risques à anticiper et virages à ne pas rater… présentés par Jean-Pierre Willems, expert ès formation, lors d’un événement organisé le 29 septembre 2015 par Demos spécialiste de la formation et Qapa, 1^er site de recrutement par matching, dans le cadre cocoon de l’incubateur de startups The Family.

Pour élaborer sa stratégie formation 2016, impossible de ne pas s’atteler à une lecture opérationnelle du cadre légal de la formation instauré par la loi du 5 mars 2014. Les décisions à prendre, c’est maintenant ! Et l’esprit de la réforme va bénéficier aux entreprises les plus réactives en matière de formation et de développement de compétences. Quels sont les sept virages à ne pas rater ?

1 – Entretien professionnel : dead-line au 6 mars 2016

Sur le papier, l’entretien professionnel obligatoire doit avoir lieu avant le 6 mars 2016 pour chaque collaborateur en poste présent dans l’entreprise au 5 mars 2014.

Pour respecter le texte de la loi, le chantier est donc urgentissime. Pour tirer parti de cet exercice et ne pas la cantonner à une figure de style administrative, plusieurs actions sont à développer :

• Définir qui de la fonction RH ou du management va mener les entretiens

Confier aux managers la responsabilité de réaliser les entretiens professionnels résout la problématique du volume à délivrer. Ce choix limite cependant la portée de l’entretien professionnel. Ce dernier vise en effet à échanger sur l’évolution professionnelle du collaborateur dans l’entreprise tout entière. Cet objectif nécessite d’adopter une approche par compétences et de disposer d’une vision transverse des mobilités possibles. Un entretien en deux rounds peut se mettre en place : un premier échange avec le manager suivi, lorsque le contexte le rend pertinent d’un passage de relais à la ligne RH. C’est particulièrement pertinent lorsqu’un collaborateur formule précisément un projet d’évolution.

• Éviter la fabrication d’une machine à frustrations.

Si les emplois de l’entreprise évoluent rapidement, l’entretien professionnel s’insère naturellement dans les processus RH. Il formalise alors un temps d’anticipation des perspectives qui permet de coconstruire un avenir commun entre le salarié et l’entreprise.

Lorsque 80 % de l’effectif de l’entreprise est concentré sur une activité principale, sans possibilité évidente d’évolutions, le défi de l’entretien professionnel est plus acrobatique à relever. Présenter le dispositif comme un passage réglementaire obligé, mais « qui ne sert à rien ou à pas grand chose », risque fort de décrédibiliser les interlocuteurs, qu’ils soient managers ou RH, en charge de conduire les entretiens professionnels. Il est certain que ce nouvel exercice met la pression sur l’entreprise qui doit, dans le cadre de cet échange, livrer une vision prospective de l’évolution des compétences à venir sur les prochaines années.

Le risque est réel qu’une hypothèse émise par le manager ou le RH sur une montée en compétences éventuelle soit accueillie par le collaborateur comme une promesse d’évolution professionnelle qui engage l’entreprise. Les éléments de langage utilisés pour échanger sur le développement de compétences éventuel doivent être minutieusement préparés par les managers et les RH. Il ne faut pas perdre de vue que les échanges se déroulent bien compte tenu du contexte de l’entreprise actuel et à venir (mais il n’est pas encore entièrement défini) de l’entreprise.

Le respect de l’obligation de mener des entretiens professionnels ne doit pas conduire l’entreprise à sembler prendre des engagements qui risquent de ne pas être tenus.

[Tweet « Dead-line pour mener l’ #entretien professionnel obligatoire : c’est le 6 mars 2016 ! »]

2 – Progression professionnelle et salariale : fixer aujourd’hui des critères

Un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié doit désormais être réalisé tous les 6 ans. L’horizon 2022, cela peut sembler loin dans un monde économique toujours plus volatile et changeant. C’est pourtant dès aujourd’hui que l’entreprise doit fixer avec précision le mode de traçabilité des différents éléments de la revue de parcours. Il sera trop tard pour s’en occuper en 2022.

Afin de démontrer l’attention que l’entreprise porte au développement de compétences de chaque salarié, toute entreprise de plus de 50 salariés devra en effet justifier qu’il a effectivement bénéficié :

– des entretiens professionnels prévus au cours des 6 dernières années.

– d’au moins deux des trois actions suivantes :

• suivi une action de formation,
• acquis un des éléments de certification professionnelle (diplôme, titre professionnel…) par la formation ou par une VAE (validation des acquis de l’expérience)
• a bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

Pour les trois premiers éléments, la traçabilité à mettre en place est une question d’organisation et de processus RH à formaliser. Rien d’impossible. La traçabilité de la progression salariale ou professionnelle est une autre paire de manche.

• Des critères que l’entreprise doit elle-même fixer à l’heure actuelle

Sans définition explicite dans les textes officiels, c’est le juge qui sera amené à apporter des précisions si des conflits sur le sujet lui sont soumis. Pour prévenir les contentieux, les professionnels RH doivent définir dès aujourd’hui les critères appliqués par l’entreprise. Il est même conseillé d’en faire un sujet d’échange prioritaire avec les partenaires sociaux afin de poser les bases d’une démarche coconstruite.

• L’évolution salariale

Il est à noter que les évolutions salariales collectives ou automatiques ne sont pas exclues. Les rétributions réversibles comme les primes liées à la performance n’entrent par contre pas dans les crières d’évolution salariale.

• L’évolution professionnelle

L’évolution professionnelle consiste pour le salarié à être placé dans une situation qui lui permet de développer ses compétences (enrichissement du profil, mobilité verticale ou horizontale…). L’entreprise doit elle-même définir les indicateurs de cette évolution en traçant les développements de compétences nouvelles et les mobilités réalisées en interne.

• Aucun collaborateur n’est à exclure de la gestion de parcours à 6 ans

Pour l’appréhension de la progression salariale ou professionnelle, tout comme pour l’entretien professionnel obligatoire, une attention toute particulière doit être portée à deux populations : les salariés à qualification de niveau 1 ou sans qualifications pour lesquelles les perspectives d’évolution peuvent être appréhendés par les RH comme plus difficiles à formaliser de prime abord. Et a contrario, les cadres dirigeants ne n’ont pas vocation à passer entre les mailles du filet. Le formalisme des processus RH est parfois éludé ou non tracé de manière systématique. Ce manque de vigilance ne serait pas dénué d’impacts financiers en cas d’éventuelle rupture conflictuelle.

Rappel : les pénalités pour la non-gestion du parcours à 6 ans sont par contre d’ores et déjà fixées par le décret du 2 octobre 2014, soit de 3000 à 3900 euros par salarié.

3 – Encourager le CPF pour proposer du gagnant-gagnant aux collaborateurs

De toute la panoplie formation à disposition, c’est le CPF (compte personnel de formation) qui fait couler le plus d’encre. Créé et marketé comme un droit rattaché à l’individu. Le DIF (droit individuel de formation), devenu caduque, impliquant, dans la majorité des cas, une intervention et un financement de l’entreprise. Si le réflexe premier de l’entreprise pourrait être de ne pas s’y intéresser. Ce n’est pas la meilleure option à prendre, loin de là. Trois postures sont désormais envisageables.

• Laisser les salariés se débrouiller avec leur CPF

Rien d’interdit à cela. C’est bien au salarié, si l’on prend le texte de la loi à la lettre, qui a la responsabilité de mobiliser ses heures de formation CPF engrangées au fil des années. Il peut se connecter par lui-même au portail gouvernemental mon compte formation pour consulter le crédit formation à disposition. Son interlocuteur pour faire financer un CPF est ensuite l’Opca (organisme paritaire de collecte agréée) dont relève son entreprise ou son employeur principal.

• Accompagner le salarié qui se forme via le CPF

L’entreprise peut, deuxième option, aider le salarié dans ses démarches visant à se former grâce aux heures acquises sur son CPF. Plusieurs modalités sont possibles qui ne coûtent à l’entreprise « que » le temps consacré à cette mission par le service formation.

L’entreprise peut tout d’abord se poser en ressources pour le salarié qui souhaite faire une demande de financement auprès de l’Opca. Le fait d’ouvrir un compte sur le portail du CPF n’enclenche en effet aucune démarche concrète de demande de financement. La mécanique administrative précise du circuit à emprunter pour débloquer ses heures de CPF connaît encore à l’heure actuelle quelques réglages à opérer. Un coup de pouce de l’entreprise, habituée à traiter avec les Opca, est non négligeable pour faire formaliser un dossier CPF.

L’entreprise peut par ailleurs proposer à ses salariés une offre de formation, éligible au CPF, accessible hors temps de travail. Les formations à distance ou proposant des modules courts sur les temps de pause ou en fin de journée sont à privilégier dans ce cas. L’intérêt pour les interlocuteurs formation dans l’entreprise est de pouvoir offrir une réponse possible et concrète à des demandes de formation qui ne correspondraient pas aux choix stratégiques de l’entreprise.

• Abonder les heures CPF de ses salariés.

En soutenant financièrement cette fois les salariés qui se forment via leur CPF, l’objectif n’est pas d’inciter voire de forcer les salariés à le mobiliser. Cette direction tendancieuse reviendrait à se défausser de sa responsabilité d’employeur en matière de compétences indispensables à développer. Une voie que les partenaires sociaux ne laisseraient très certainement pas s’installer. L’articulation du CPF au plan de formation vise à soutenir l’effort des salariés qui engagent volontairement une démarche d’évolution professionnelle. Cette option est d’autant plus pertinente lorsque les certifications visées peuvent s’avérer utile pour l’entreprise sans pour autant correspondre obligations ou aux priorités de l’entreprise en matière de formation.

L’abondement peut se faire sous le mode du doublement des heures consommées par le salarié. Une alternative consiste à autoriser le salarié à se former, grâce à son CPF, sur son temps de travail. Ce qui allège l’investissement temps pour ce dernier et n’engendre pas de coûts, autre que le salaire versé durant la formation, pour l’entreprise.

Un échange approfondi avec les représentants du personnel est fortement conseillé en amont d’une telle démarche pour la coconstruire et la communiquer de manière conjointe aux collaborateurs.

• Ce qui ne se sait pas toujours sur le CPF

– Une mobilisation collective du CPF par plusieurs salariés est possible, ce qui permet de mutualiser l’achat de la formation que ce soit en intra ou en inter.

–  Si la formation suivie doit viser une certification éligible, le salarié n’est pas obligé d’informer l’employeur de la réussite ou non de celle-ci. Et la réussite de la certification n’impacte pas non plus le financement de la formation par l’Opca.

– Les crédits alloués au CPF sont largement disponibles dans les Opca. Certains Opca abondent même systématiquement le nombre d’heures mobilisées au titre de reliquat du DIF.

– Le montant de la prise en charge de l’heure est aujourd’hui relativement élevée (de 40 à 50 euros l’heure de formation).

– Le taux de l’heure risque fortement de diminuer lorsqu’un plus grand nombre de CPF seront mobilisés, d’où l’intérêt d’être proactif dans cette démarche.

– Le choix d’articuler le CPF au plan de formation n’implique pas de gérer le 0,2 % du CPF, qui ne présente à l’heure actuelle pas d’intérêt pour l’entreprise.

[Tweet « #CPF : l’entreprise a tout intérêt à abonder la démarche du #salarié, voilà pourquoi »]

4- Professionnalisation et formation à distance à réexplorer

Zoom sur les opportunités créées par les évolutions d’un mode de financement, les périodes de professionnalisation, et sur une modalité de formation, les formations ouvertes à distance :

• Période de professionnalisation

La contribution légale du 1 % formation (1) est désormais entièrement versée aux Opca et fléchée sur des financements mutualisés. Le sport des responsables formation est par conséquent de chercher à entrer dans les critères de ces financements mutualisés pour en bénéficier. À ce jeu-là, un vecteur de financement n’est pas à négliger : la période de professionnalisation.

Si le panel des formations éligibles au CPF, est encore en train de se construire tant au niveau national, régional qu’au niveau des branches, la liste des formations que les Opca financent via la période de professionnalisation est très ouverte. L’inventaire des certifications non diplômantes, tenu par la CNCP (commission nationale de la certifications professionnelle) comprend notamment :

– Les principales certifications en langues : TOEIC, TOEFL, BuLATS, certifiacts Cambridge, Bright…

– Des certifications en bureautique : TOSA, PICE…

– Des certifications en informatique : CISCO, Microsoft…

– Des certifications obligatoires : CACES, FCO, IMO…

Et il n’y a plus de durée minimale de 70 heures pour la période de professionnalisation lorsqu’elle vise une certification inscrite à l’inventaire de la CNCP.

• Formations ouvertes à distance : la donne a changé

La notion de présence et d’assiduité, détaillée par le décret du 20 août 2014, n’est plus requise pour les actions de formation délivrées à distance. Il n’est plus nécessaire de tracer le temps effectif ou les connexions.

L’assiduité se déduit désormais du fait de mettre une évaluation qui porte sur les acquis ou encore de l’obligation de prévoir la nature des travaux demandés.

Les formations ouvertes à distance entrent par conséquent de plein droit, plus facilement qu’auparavant,  dans les parcours finançables par les fonds mutualisés des Opca.

5 – Fin de l’imputabilité des dépenses mais obligation de former

L’esprit de réglementation de la formation, entrée en vigueur le 5 mars 2014, est de se détacher du produit formation (sessions organisées sous la forme de journées le plus souvent). L’objectif est de se centrer sur la notion de compétences. Ce ne sont plus les seules actions de formation, au sens légal, qui entrent dans l’effort de formation de l’entreprise mais toutes les actions de professionnalisation (événementiels, formations en situation de travail, coaching, analyse de pratiques, tutorat, conseil…).

• La contribution légale de 1% n’est pas automatiquement récupérable

Auparavant, une part de la contribution légale était sanctuarisée pour le plan de formation de l’entreprise. L’objectif était donc de consommer des actions de formation imputables pour optimiser le retour sur investissement. Désormais, le versement obligatoire du 1 % à l’Opca n’offre aucun financement automatiquement récupérable. L’effort de formation à fournir pour répondre à ses obligations d’employeur mobilise les fonds propres de l’entreprise. Ce changement modifie littéralement l’esprit de la gestion de la formation.

• L’imputabilité n’est plus, mais la définition de l’action de formation perdure

On parle de défiscalisation du plan, car les actions réalisées dans le cadre des investissements formation ne donne plus lieu à un contrôle tel qu’il était organisé dans le cadre de l’imputabilité des dépenses.

La définition de l’action de formation reste cependant en vigueur à plusieurs titres : pour les entreprises de moins de 50 salariés pour lesquelles une part de la cotisation légale est fléché sur le plan de formation et pour les financements mutualisés par l’Opca (en dehors des versements volontaires comme expliqués ci-dessous). Elle délimité également le champ des actions autorisées à bénéficier de l’exonération de TVA.

[Tweet « Fini l’imputabilité des dépenses de #formation : maintenant on parle #investissement ! »]

6 – Versements volontaires à l’Opca : une option à étudier

L’interprétation selon laquelle la réforme baisse les charges de l’entreprise est erronée. Et à la différence du modèle précédent, la contribution de 1 % n’est pas récupérable automatiquement par l’entreprise. L’effort de formation reste cependant à démontrer pour répondre à ses obligations d’employeur et à montrer dans le cadre des consultations des représentants du personnel.

• L’obligation de formation est loin d’avoir disparue

L’obligation pour l’entreprise de développer les compétences des salariés est bien maintenue à travers deux éléments.

– D’une part, le bilan professionnel réalisé tous les 6 ans sur l’évolution professionnelle du salarié.

– D’autre part, la jurisprudence récente, notamment un arrêt de la cour de cassation du 18 juin 2014, sanctionne financièrement les entreprises qui n’assument pas leur rôle de maintenir l’employabilité de leur salarié.

L’effort de formation à réaliser est donc réel même s’il ne se manifeste plus sous la forme d’une enveloppe dont l’imputabilité traçait le périmètre.

• Le versement volontaire à l’Opca : une voie pour optimiser son investissement formation

Dans le contexte actuel, l’option de verser volontairement à l’Opca les sommes consacrées à une partie des investissements formation de l’entreprise est à étudier de près. Voici quelques arguments en sa faveur :

– Les sommes versées volontairement à l’Opca sont sanctuarisées pour l’entreprise qui les verse, à la différence du 1 % fléchés sur des financements mutualisés.

– Si le budget versé est non utilisé, il peut être reporté sur l’année suivante.

– Ces sommes peuvent viser tant le financement d’actions de formation, au sens légal, que toute action de développement de compétences (coaching, tuorat, événementiels…).

– L’Opca peut jouer un rôle clé dans l’achat de formation collectif pour bénéficier de coûts plus avantageux des organismes de formation.

– Les activités de gestion de la formation se trouvent en partie déléguées  à l’Opca.

– Sur un plan comptable, les versements à l’Opca sont déductibles de l’impôt sur les sociétés alors que les actions de formation, bien que comptabilisables dans les investissements formation à présenter notamment aux représentants du personnel, ne rentrent pas dans les comptes de l’entreprise.

Il y a un dernier point, politiquement incorrect, mais pourtant remarqué en off par les observateurs du secteur formation, qui fait pencher la balance. Il est fort probable que les entreprises qui effectuent de versements volontaires se retrouvent en situation favorable pour bénéficier des financements mutualisés.

[Tweet « Et si verser à l’ #Opca de manière proactive son investissement #formation s’avérait futé ? »]

7- Fixer le calendrier des consultation des représentants du personnel

Au lieu des 17 consultations obligatoires précédemment, la loi dite Rebsamen fixe une série plus limitée de rendez-vous. Trois consultations obligatoires sur la stratégie d’entreprise et ses impacts, la situation économique et financière ainsi que la politique sociale. Et trois négociations à mener notamment sur la rémunération, l’égalité professionnelle, la GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences)…

L’articulation du calendrier à fixer est propre à chaque entreprise. Pour gagner en lisibilité du dialogue social, il est urgent pour la fonction RH de programmer les dates clés de ces échanges. Mettre sur pied un dispositif cohérent pour présenter les éléments de stratégie comme l’avancée des opérations engagées va s’avérer bénéfique à tous et en premier lieu à la qualité du dialogue social.

En conclusion

Il est important de se rappeler que les compétences appartiennent de toute façon aux salariés, et ce quel que soit le financement mobilisé. Une personne peut en effet être extrêmement performante mais totalement inefficace dans son travail, car ne partageant pas le projet de l’entreprise. Le premier bénéficiaire d’un développement de compétences, c’est donc l’individu. Le distinguo entre formations indispensables à l’entreprise et celles utiles seulement au salarié est parfois factice. Exception faite, il est vrai, des parcours visant un projet personnel et complètement distinct du cadre de son entreprise actuelle.

À ce jour, parmi les 36054 CPF validés, 68% concernent des demandeurs d’emploi et 32% des salariés, d’après les derniers chiffres officiels en date de fin août 2015 . Il y a fort à parier que le dispositif ne décollera que lorsque les entreprises se mobiliseront pour accompagner leurs salariés à exercer ce nouveau droit, quand bien même il est à vocation personnelle.

L’état d’esprit de la gestion de la formation a irrémédiablement changé avec la réforme. La planification à long terme de l’effort de formation, via un mode de financement très encadré et sanctuarisé, n’est plus le mode de gestion le plus efficace. L’heure est à la mobilisation de dispositifs variés et parfois volatiles, tant en terme de formats pédagogiques de d’opportunités de financement.  Ce nouveau postulat implique d’adopter une posture proactive pour rester dans la course.

Crédits photos : Marco2811 / Fotolia.com

(1) Le montant de la contribution légale formation est de 0,55 % pour les entreprises de moins de 10 salariés.

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