Dans un monde professionnel en constante évolution, le vocabulaire RH peut parfois sembler complexe. La rubrique INDEX RH a pour objectif de décrypter les grands vocables et concepts de la gestion des RH. Tous les mois, retrouvez une définition claire, accompagnée d’une mise en contexte, de chiffres clés et de conseils. Ce mois-ci : la GTA.
Dans un univers professionnel où l’efficacité et l’optimisation des ressources sont primordiales, la GTA (Gestion des temps et des activités) se révèle être un outil incontournable. Contrairement à ce que son acronyme pourrait évoquer, un logiciel GTA n’a rien à voir avec le jeu vidéo du même nom. Il s’agit en réalité d’un logiciel SIRH, c’est-à-dire un outil informatique dédié à la gestion des ressources humaines. Plus concrètement, un « logiciel de gestion des temps et des activités », est un système connecté permettant de suivre en direct le temps de travail, la productivité et les tâches des employés, le tout de manière totalement dématérialisée.
Un logiciel GTA fonctionne en associant chaque salarié à un planning théorique préalablement défini. Il compare ensuite en temps réel le temps de présence effective du collaborateur avec son planning initial, automatisant ainsi le calcul souvent complexe des heures de travail. Ce système prend en compte diverses variables, telles que les horaires d’arrivée et de départ, les avances ou retards, les heures supplémentaires, le temps dédié à chaque tâche, les activités déléguées, les pauses, ainsi que les absences telles que les congés payés ou les RTT.
Peu importe la taille de l’entreprise—TPE, PME ou grand groupe—le logiciel de GTA est pertinent pour toutes les structures. Cela est dû à son rôle crucial dans la gestion efficace des ressources humaines, qui est une condition sine qua non pour booster la productivité. Utiliser un logiciel GTA est non seulement un avantage concurrentiel sur le marché, mais également une méthode éprouvée pour renforcer une marque employeur.
Sommaire
1. Améliorer l’expérience collaborateur
Un outil de GTA permet de moderniser l’expérience au travail en fluidifiant la communication et en simplifiant les tâches administratives. Les collaborateurs bénéficient d’un accès direct et personnalisé à leurs informations de temps et d’activités, favorisant l’autonomie et la transparence. Ils peuvent aisément consulter leurs plannings, soumettre des demandes de congés et accéder à leurs bilans de temps de travail, contribuant ainsi à une meilleure gestion de leur équilibre vie professionnelle – vie personnelle. Cette amélioration de l’expérience au travail est un atout indéniable pour attirer et retenir les talents.
2. Encourager la collaboration et l’autonomie
L’intégration d’une solution de GTA dans le milieu professionnel soutient une gestion participative, où les équipes s’impliquent activement dans l’élaboration des plannings. Ce processus collaboratif permet aux membres d’ajuster la gestion des projets collectifs en tenant compte des contraintes individuelles, favorisant un engagement personnel et renforçant la solidarité de groupe. Ainsi, la GTA permet l’instauration d’une culture de travail dynamique, où l’autonomie individuelle s’allie à l’effort collectif pour une gestion optimisée du temps et une meilleure synergie au sein de l’équipe.
3. Simplifier le travail du manager
Les managers trouvent dans les solutions de GTA un outil précieux pour faciliter la coordination et l’administration des équipes. Avec une vue d’ensemble sur les plannings, ils peuvent gérer les disponibilités et ajuster les allocations de ressources rapidement et efficacement. Les fonctionnalités d’export et de reporting les assistent dans l’établissement de tableaux de bord personnalisés et dans une prise de décision basée sur des datas fiables et mises à jour. Les solutions de GTA allègent significativement la charge de travail des managers, leur permettant de se concentrer sur le développement et le bien-être de leur équipe.
4. Maximiser la productivité et stimuler la croissance
L’adoption d’une solution de GTA peut jouer un rôle crucial dans l’optimisation de la productivité de l’entreprise. En fournissant une vue d’ensemble claire et en temps réel des activités et des ressources, la GTA permet une allocation plus stratégique du temps de travail, alignant les efforts des employés avec les objectifs de l’entreprise. Cette gestion affinée favorise une exécution plus rapide et plus efficace des projets et des tâches, contribuant directement à la croissance de l’entreprise. En permettant aux équipes de se concentrer sur des initiatives à haute valeur ajoutée, la GTA devient un moteur de performance et un catalyseur de développement durable pour l’entreprise.
5. Décharger les professionnels des RH de certaines tâches chronophages
La GTA transforme le rôle des professionnels RH en automatisant la saisie et la gestion des données. En confiant la saisie initiale des informations aux managers et aux collaborateurs eux-mêmes, la GTA minimise les intermédiaires et les erreurs potentielles. Les professionnels des RH peuvent dès lors se concentrer sur des initiatives stratégiques qui façonnent la culture et l’avenir de l’entreprise. Loin d’être de simples administrateurs, ils deviennent des partenaires stratégiques, des architectes du changement qui exploitent des données fiables pour piloter l’organisation vers l’excellence.
6. Automatiser la production de la paie et des déclaratifs
Dans l’écosystème complexe de la paie, la GTA s’érige comme une solution incontournable pour assurer l’intégrité et la justesse des opérations de paie. Par son système automatisé, la GTA intègre des règles de calcul sophistiquées qui s’adaptent instantanément aux changements législatifs et conventionnels. En réduisant la manipulation des données, le risque d’erreurs se trouve drastiquement réduit. De plus, la capacité d’analyse des solutions de GTA permet de réaliser des audits internes réguliers, assurant ainsi une veille continue sur la conformité et sur les optimisations possibles de la paie.
1. Partir d’un cahier des charges non formalisé ou imprécis
Un cahier des charges flou ou incomplet peut semer la confusion quant aux attentes et aux fonctionnalités nécessaires de la solution de GTA. Il est essentiel que les professionnels des RH, en collaboration avec les managers et les collaborateurs concernés, définissent clairement les objectifs, les exigences fonctionnelles, et les indicateurs de performance attendus. Cette démarche assure que la solution finale répondra précisément aux besoins opérationnels et stratégiques de l’organisation.
2. Ne pas maîtriser la réglementation en vigueur
Le non-respect des réglementations du travail peut exposer l’entreprise à des sanctions légales. Les professionnels des RH doivent donc s’assurer que la solution de GTA est conforme aux dernières lois et conventions collectives. Cela inclut les règles sur les heures de travail, les repos, les congés, et les heures supplémentaires. Une bonne compréhension de ces aspects est cruciale pour configurer correctement le système et pour former les managers et les collaborateurs sur son utilisation conforme.
3. Mal dimensionner l’équipe projet
Le succès de la mise en œuvre d’une solution de GTA dépend largement des compétences et de l’engagement de l’équipe projet. Cette équipe doit inclure des représentants des RH, des managers opérationnels, et idéalement des collaborateurs finaux. Un manque de ressources ou de compétences au sein de cette équipe peut ralentir le projet, provoquer des erreurs d’implémentation et nuire à l’adoption du système.
4. Ne pas impliquer les managers
Pour réussir l’implémentation de la GTA, il est essentiel que le projet soit activement soutenu et communiqué à tous les niveaux de l’organisation. Les managers de chaque département jouent un rôle clé en relayant l’information, en motivant leur équipe et en fournissant des retours sur l’utilisation du système. Sans leur engagement actif, le déploiement de la solution choisie pourrait rencontrer des résistances ou des malentendus qui entraveraient l’adoption généralisée de la solution.
5. Sous-évaluer la conduite du changement
L’adoption d’une nouvelle solution de GTA est un changement majeur qui nécessite une stratégie de gestion du changement bien conçue. Cette stratégie doit inclure des formations, des sessions de feed-back, et un support continu pour tous les utilisateurs. Sous-estimer cette étape peut entraîner une faible acceptation du système, des erreurs d’utilisation, et un retour sur investissement diminué. Les professionnels des RH doivent piloter ces initiatives en s’assurant que les managers et les collaborateurs sont à l’aise avec la nouvelle solution.
6. Ignorer les besoins en personnalisation et en flexibilité
Chaque entreprise a des spécificités qui doivent être prises en compte dans le choix de la solution de GTA adoptée. Opter pour un système rigide qui ne s’adapte pas aux processus uniques de l’organisation ou à ses évolutions futures peut rendre la solution obsolète rapidement. Il est crucial que les RH évaluent les capacités de personnalisation du logiciel et s’assurent qu’il peut évoluer avec les changements organisationnels, les nouvelles réglementations et les besoins croissants et évolutifs de l’entreprise.
Chiffres clés
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Crédit photo : Shutterstock / Andrey_Popov
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