Infobésité : le trop plein d’emails et la « réunionite » pèsent sur la charge mentale des salariés

« Être sous l’eau », « enchaîner les réunions », « courir après le temps »… Ces expressions deviennent de plus en plus courantes en entreprise. Le référentiel annuel 2023 publié par l’OICN (Observatoire de l’infobésité et de la Collaboration Numérique) nous alerte sur les conséquences de l’infobésité, et plus particulièrement d’un trop plein d’emails et de réunions, sur la charge mentale des collaborateurs.

La crise sanitaire a grandement accéléré la digitalisation des entreprises, notamment l’utilisation d’outils numériques afin de faciliter le travail en équipe. On parle alors de « collaboration numérique ». Si ces outils présentent de nombreux avantages, ils multiplient toutefois le risque de « surcharge informationnelle ». D’après le référentiel annuel 2023 de l’OICN, un salarié reçoit en moyenne 29 mails par jour et passe 2h47 en réunion chaque semaine. Le temps passé en réunions, présentielles ou à distance, grimpe rapidement à 6h pour un manager et à plus de 12h par semaine pour un dirigeant d’entreprise. Des données alarmantes lorsque l’on sait que l’hyperconnexion pèse sur la santé physique et mentale des collaborateurs.

L’infographie de la semaine, tirée de ce référentiel, se concentre sur le manque de temps et la charge mentale au travail qu’entraîne ce trop plein d’emails et de réunions à répétition.

Une surcharge générée par un trop plein d’emails

Avec près de 145 emails reçus par semaine, dont plus de la moitié sont traités en moins d’une heure : nos boîtes mails débordent. Ces flux de messages entraînent une surcharge mentale, notamment chez les dirigeants : 89 % d’entre eux estiment que leur temps de travail est perturbé par la réception d’emails, et ils sont 74 % à ne pas réussir à traiter l’ensemble de leurs emails au quotidien. Mais c’est l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise qui sont concernés. En effet, « c’est une des formes les plus visibles de la charge mentale associée au travail de bureau : devoir terminer sa liste d’emails entrants pour pouvoir partir le soir l’esprit libéré », indique l’OICN.

Ces sollicitations constantes dégradent la qualité du travail, ainsi que la concentration, surtout lorsqu’ils sont accompagnés du phénomène d’hyper-réactivité. En effet, 17,8 % des collaborateurs de l’entreprise affirment répondre en moins de 5 minutes aux emails reçus et 70 % d’entre eux interrompent leur tâche quand ils reçoivent une notification. De plus, si l’email a été imaginé comme un outil de communication asynchrone, beaucoup l’utilise comme un moyen de conversation instantanée. Il n’est plus rare, pour un salarié, de recevoir ses emails sur son smartphone personnel, par exemple. Pourtant, « lorsqu’un échange dépasse les trois réponses, l’email n’est pas l’outil le plus adapté pour collaborer efficacement », selon l’OICN. Dans ces cas-là, l’appel téléphonique ou le tchat seraient à privilégier.

Réunionite : les réunions à répétition empiètent sur le temps de travail des salariés

Si les emails constituent l’une des principales causes à la surcharge des collaborateurs, ils ne sont pas les seuls. Les réunions – et plus spécialement la « réunionite », cette manie d’organiser des réunions à répétition, souvent perçues comme inutiles – participent à augmenter la charge de travail des collaborateurs. Toujours selon le référentiel, un salarié passe entre 2h42 et 4h15 en réunion chaque semaine, tandis qu’un dirigeant peut y passer jusqu’à 17h33, soit plus de deux jours de travail par semaine.

Le développement du travail hybride, suite à la crise sanitaire n’a pas facilité les process. Les réunions se sont multipliées au même rythme que les outils de réunions à distance se sont généralisés. Résultats des courses : près de 15 % des réunions planifiées ne laissent pas plus de 30 minutes de battement pour les collaborateurs de l’entreprise.

Manque de concentration et « multi-tasking » : les conséquences de l’infobésité

Le trop plein de mail et l’hyper-réactivité qui en résulte, ainsi que les réunions à répétition ne laissent que peu de répit aux collaborateurs pour se consacrer à leurs missions quotidiennes. Cette sursollicitation impacte directement la performance et la concentration des salariés.

« Lorsque le cumul du temps passé en réunion et de la gestion de ses flux de communication se rapproche de 5h par jour, émergent alors des habitudes de multi-tasking. La charge de travail restant la même, il faut trouver des créneaux pour continuer à produire ce qui est demandé », nous apprend l’OICN. Un manque de temps qui obligent 21 % des collaborateurs à accepter des réunions qui se chevauchent. Autre fait intéressant : le nombre d’emails envoyés pendant des réunions ne cessent d’augmenter. En moyenne, on compte 1 email envoyé par heure de réunion.

Afin de gérer au mieux ces flux de communication numérique, l’OICN livre quelques bonnes pratiques à mettre en place :

• Clarifier l’objectif des réunions pour que chaque salarié sache s’il est utile qu’il y participe ;
• Filtrer et prioriser les emails pour les traiter selon leur niveau d’importance ;
• Réserver des créneaux des travails « protégés » dans l’agenda afin de traiter les missions quotidiennes ;
• Apprendre à refuser des réunions qui ne nous concernent pas et à utiliser le mode « ne pas déranger » sur les différents canaux de communication.

Source : OICN