Réunions d’entreprise : quelles solutions pour augmenter leur productivité ?

C’est lors d’un petit-déjeuner que Wisembly a présenté, le 30 mars dernier, son baromètre annuel 2016. Le thème de l’événement était le suivant : « La réunion de demain sera productive : quels formats privilégier ? ». L’occasion de constater les lacunes d’un bon nombre d’entreprises quant aux formats de leurs réunions, au détriment de la productivité et d’une répartition adéquate de la parole des collaborateurs. Wisembly a présenté les chiffres sous forme d’infographie pour démontrer les faits.

 

Un panel de 1001 cadres a été interrogé. On s’aperçoit que beaucoup d’entre eux émettent des doutes sur la pertinence du format « traditionnel » des réunions d’entreprises. Manque de productivité, durée trop longue, difficultés dans la prise de parole pour certains collaborateurs : pour faire face à ces inconvénients, les entreprises sont amenées à trouver de nouvelles astuces pour changer la donne et satisfaire l’ensemble des équipes.

 

Voici 3 catégories de données qui pourraient mettre la puce à l’oreille des managers dans leurs processus d’amélioration du format de réunions.

 

2 semaines par an passées en réunions inefficaces

On note qu’en moyenne, les cadres français assistent à 3 réunions par semaine d’une durée de 80 minutes. 78% de ces réunions durent 1h voire plus. Bien évidemment, ces chiffres vont différer selon l’importance des échanges, le secteur, le nombre de collaborateurs présents dans l’entreprise, la région et même le sexe du collaborateur.

Ce sont les cadres des services informatique qui font le plus de réunions. A l’inverse, les cadres de l’éducations y ont le moins recours.

Autres chiffres à retenir :

• 42% de cadres déclarent que leurs réunions présentent une certaine inefficacité.
• 24 jours sont consacrés en moyenne aux réunions par an par les cadres. On descend à moins de 12 jours pour les entreprises de moins de 50 salariés, à 21 jours pour les femmes et à 22 jours pour les cadres débutants.

 

 

Des réunions toujours indispensables

En effet, elles rassemblent les équipes et permettent de faire le point des actions à entreprendre. Les réunions restent donc des moments opportuns à ne pas négliger. Leur nombre et leur durée augmente avec le niveau de responsabilité des participants.

Selon les cadres interrogés, 62% des décisions les plus importantes sont prises en réunion. Seules 22% d’entre elles sont prises par conférence téléphonique, 20% par e-mails et 14% de manière informelle.

 

 

Des solutions pour améliorer la productivité des réunions

On s’aperçoit que certains cadres rencontrent des difficultés à prendre la parole :

• 19% d’entre eux à cause d’une mauvaise répartition de la parole,
• 17% à cause d’une auto-censure,
• 16% à cause de leur timidité et
• 12% parce qu’ils ne se sentent pas concernés par le sujet de la réunion.

Les femmes, les cadres débutants et ceux de la région parisienne rencontrent davantage de difficultés à s’exprimer.

Les nouvelles technologies permettent aujourd’hui de réduire ces lacunes, d’augmenter l’efficacité de ces échanges et d’engager davantage de collaborateurs. Ne reste plus qu’à choisir les mieux à même de répondre aux différents besoins : stand-up meetings, logiciels collaboratifs ou visio-conférences ?

 

 

Source : Wisembly

 

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