L’ATS centralise et gère les données des candidats, en assurant la conformité au RGPD et en optimisant le processus de recrutement

Pour Clémence Mounier, l’ATS améliore l’expérience candidats, avec de nombreux bénéfices à la clé, tout en assurant la conformité au RGPD. Et pour choisir le bon ATS, il est essentiel de se poser les bonnes questions, en partant d’un état des lieux de la stratégie de recrutement dans l’organisation et des défis rencontrés. Retrouvez cette interview et bien plus encore dans le troisième opus de la collection Guides Pratiques de Parlons RH : «Comment bien choisir sa solution ATS ?».

Quels sont, aujourd’hui, les principaux enjeux associés au suivi des candidatures ?

Un enjeu majeur, pour les entreprises, concerne la centralisation des données candidats. Il s’agit de garantir la traçabilité des données, de s’assurer d’un suivi optimisé, et surtout d’éviter la déperdition d’information afin de traiter chaque candidature de façon équitable. 

Par ailleurs, face à un volume important de candidatures, le recruteur doit être en capacité de répondre à chacune d’elles. C’est un enjeu d’image employeur, que la réponse soit positive ou négative. Or ces opérations sont très chronophages : l’appui sur un ATS permet de les faciliter.

Quels bénéfices sont, justement, à attendre des solutions d’ATS ?

D’abord, la conformité au RGPD : la centralisation des données et la gestion de leur durée de conservation sont assurées par l’ATS. Ensuite, le recours à un système de suivi des candidatures permet de décharger les équipes RH grâce à l’automatisation des processus. Le fait de ne plus réaliser des tâches effectuées manuellement représente un gain de temps significatif. Plusieurs fonctionnalités vont y contribuer, comme la génération d’un accusé de réception de la candidature, les invitations aux entretiens ou les notifications adressées au manager pour donner son avis sur les candidats présélectionnés.

Ce dernier exemple illustre un atout majeur de notre ATS : la possibilité d’impliquer les parties prenantes dans le processus, ce qui normalement assure un meilleur recrutement. Le manager peut être sollicité pour une demande d’évaluation d’une candidature, ou pour partager ses commentaires post-entretien avec les membres de son équipe afin que chacun puisse y accéder et y réagir.

En quoi l’expérience candidat est-elle également améliorée ?

Elle peut l’être sur plusieurs points, avec d’importants bénéfices à la clé. Grâce à un processus plus rapide et efficient, les délais de traitement des candidatures sont fortement réduits – une réactivité appréciée par les candidats. La démarche en elle-même est facilitée : le candidat dépose son CV, l’ATS récupère les données pertinentes pour les transformer en fiche candidat à destination des recruteurs et des managers. L’expérience, largement simplifiée, évite la perte de candidats qui se produit souvent entre la lecture de l’offre d’emploi et un formulaire exhaustif à remplir pour candidater.

Des fonctionnalités, comme l’automatisation des communications et les notifications de suivi, contribuent à davantage de transparence sur l’état de la candidature, et donc à l’engagement du candidat dans la démarche.

Enfin, pour certaines entreprises, l’ATS représente une opportunité de valoriser leur marque employeur, avec une page carrière personnalisable et intégrée au site web entreprise, qui peut être enrichie de photos, de vidéos, de témoignages, etc. L’objectif est d’aider le candidat à mieux comprendre le poste visé, les attendus associés et les spécificités de l’entreprise.

Quels conseils donneriez-vous aux professionnels RH pour tirer le meilleur parti des solutions ATS ?

La priorité consiste à choisir le « bon » ATS : celui qui va répondre le mieux à mes besoins. Il est donc essentiel de se poser les bonnes questions, en partant d’un état des lieux de la stratégie de recrutement dans l’organisation et des défis rencontrés. C’est une base indispensable pour identifier les axes d’amélioration à privilégier : l’approche collaborative, le renforcement de la marque employeur, la multidiffusion des offres, la diversité des KPIs, le niveau d’automatisation, etc. Un autre conseil est de se faire accompagner par les chargés de compte lors de l’implémentation de l’ATS, et de suivre les formations proposées par l’éditeur. Cela permet d’accélérer la prise en main, de connaître toutes les fonctionnalités et leur plus-value, et in fine de mettre en place le processus le plus pertinent, avec le bon niveau de paramétrage dès le lancement de l’outil.

Retrouvez cette interview et bien plus encore dans le troisième opus de la collection Guides Pratiques de Parlons RH : «Comment bien choisir sa solution ATS ?». Nous remercions chaleureusement Tellent, Flatchr, Cegid, Mysolution, Leihia et Taleez, ainsi que leurs experts reconnus, pour leur contribution essentielle à l’élaboration de ce guide pratique Parlons RH.