Digitalisation du processus de staffing : par où commencer ?

Face à la crise sanitaire, les compétences se sont confirmées comme LE levier de compétitivité, voire de survie pour les entreprises. Les identifier rapidement, les développer, et les utiliser à bon escient, est devenu un enjeu central. Pour cela, les professionnels RH peuvent s’appuyer sur les outils de staffing (ou de gestion des ressources humaines). Andjaro (plateforme de gestion, en temps réel, des besoins de personnel) a produit une infographie qui résume les 6 enjeux clés pour sauter le pas.

Outils de staffing : les bonnes et mauvaises pratiques

Le staffing se définit comme l’action d’affecter à un projet une personne dont les compétences permettent de mener une ou plusieurs actions de ce projet (définition d’Appvizer). À une plus grande échelle, cette répartition ne peut plus se faire manuellement. C’est là que la digitalisation intervient ! Il existe de nombreux outils de gestion. Mais comment s’assurer des actions à entreprendre mais aussi les écueils à éviter lors de la digitalisation de la gestion du personnel dans les grandes organisations ?

Si les outils sont un atout indéniable, il ne faut pas en attendre des miracles ! En effet, il est plausible de rechercher une solution innovante, agile et pérenne. Celle-ci devra être capable de contrôler la configuration de l’application selon les profils et compétences du personnel. Par contre, il ne faut pas s’attendre à un logiciel couteau-suisse unique. Celui-ci deviendrait peu manœuvrable et ne sera pas évolutif. De même, il vaut mieux se tourner vers une technologie universelle.

Et une fois que le choix est fait ?

L’implémentation d’un outil de staffing est critique à son bon fonctionnement sur la durée. Il faut penser à automatiser et surtout sécuriser la collecte des données RH, pour rester conforme au RGPD. Dans ce contexte, n’hésitez pas à vous appuyer sur les bonnes pratiques observées chez vos managers. Par contre, ne tombez pas dans l’erreur de multiplier les feuilles de tableurs, et les données disparates non protégées. Aussi, acheter des serveurs en interne pour héberger les données ne semble pas être une pratique à mettre en place. La conduite du projet étant menée par différents acteurs outre la fonction RH, directement impactée par les enjeux de staffing. Il convient donc de centraliser les éléments nécessaires à la bonne poursuite du projet.

Le respect du RGPD est un enjeu clé de cette digitalisation du staffing. Mis en place depuis mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l’Union européenne. Dans le cadre du déploiement d’un outil de staffing, il est donc capital de veiller à l’intégrité, la confidentialité et l’authenticité d’une information. Aussi, il est nécessaire d’anticiper tout incident technique, et ainsi de sauvegarder les données RH afin de pouvoir assurer la continuité d’activité. Ce traitement des données doit être pris en compte dès le début du projet d’industrialisation du staffing !

Le porteur de projet

La mise en place d’un tel outil nécessite un ambassadeur. Comment le choisir ? Essayez de repérer un manager d’équipes convaincu, quelqu’un qui saura (re)mobiliser aussi bien les collaborateurs que le COMEX sur ces enjeux. Il n’est pas question ici de centraliser la gestion de projet en comité de direction. Au contraire, il doit être porté et accepté par tous les collaborateurs. Ainsi, il ne faut pas dissocier les objectifs communs entre les directions et les équipes.

Pour accompagner cette conduite du changement, rassurer la direction, les managers et les collaborateurs sur la santé de l’entreprise est un élément clé. Pour s’assurer d’une bonne appropriation de cette démarche, il est important de favoriser les initiatives collaboratives autour de ce nouvel outil. Toutefois, ne taisez pas les éventuels point négatifs du processus ! Avec tout changement, il y a du bon et du mauvais. Il s’agit bien sûr de s’assurer que l’équilibre final est à l’avantage de l’entreprise.

Avec ces conseils, êtes-vous prêts à oublier votre système de gestion du personnel obsolète ? Disposer d’un outil de staffing efficace engendre un effet multiplicateur immédiat sur le chiffre d’affaires et le niveau de rentabilité de l’entreprise.

Source : Andjaro