Aménagement des bureaux : menez une démarche participative et de concertation avant tout !

L’heure du retour dans les bureaux approche ! Les organisations se préparent à un nouveau rythme de présence des salariés à partir de septembre 2021. Cela appelle à repenser la raison d’être des espaces de travail proposés. Reste à trouver la bonne manière de faire.

Adapter les bureaux à une organisation hybride du travail

A la rentrée 2021, les collaborateurs reviendront au bureau à raison de 2 ou 3 jours par semaine, en moyenne. C’est l’illustration d’une tendance qui va inexorablement vers l’adoption massive du modèle hybride du travail : une expérience collaborateur partagée entre des journées passées au bureau et d’autres en télétravail, ou dans des tiers lieux à proximité de son domicile. Ce modèle amène à repenser la ligne de partage entre les activités de chaque salarié concerné :

• celles à dominante collective, qui seront de préférence menées sur site, après la fin de la période de crise sanitaire,
• celles plus individuelles (tâches administratives, production …) qui nécessitent moins d’interactions et pourraient être de préférence menées en télétravail ou dans un tiers lieu.

Cette distinction entre les différentes tâches amène naturellement à un chantier plus vaste encore : celui de revisiter la clé de répartition des espaces de travail. D’un côté, les zones collectives, informelles (cafétéria, espaces détente, espaces projets, espaces de créativité, salles de réunion, etc.), qui donneront tous leurs sens aux bureaux et en feront avant tout un lieu de vie, de partage, d’innovation et d’intelligence collective. D’un autre côté, les espaces plus individuels, dédiés aux postes de travail, aux entretiens téléphoniques, aux zones de concentration.

En un mot, tout est à réinventer. Il est important que l’environnement de travail et les façons de travailler s’ajustent aux changements de paradigmes majeurs que connaissent actuellement les organisations!

Test and learn

Malgré une époque actuelle extraordinaire, la solution miracle convenant à toutes les organisations n’existe pas. Le monde du travail est en pleine évolution. Le champ des possibles est immense. Collectivement, nous avons à portée de main une opportunité inouïe de construire des solutions au cas par cas, de les tester, puis de les ajuster. Pour cela, il faut accepter de se projeter à moyen et long termes dans la droite ligne de la fameuse approche « test & learn ». Par ailleurs, les propositions qui émergeront, se doivent d’être évolutives et flexibles, pour s’adapter facilement dans le temps.

“Comment mener efficacement ces projets de refonte des environnements de travail ?”, me diriez-vous. Comme sur tant d’autres problématiques travaillées par les organisations, l’intelligence collective me semble la seule voie possible. Elle permet de co-construire des solutions cohérentes avec

• l’ADN et la culture de l’entreprise,
• les usages des utilisateurs.

Pour co-construire le monde du travail de demain, la démarche participative s’impose

J’ai la conviction qu’adopter une démarche participative, fondée sur la valeur de l’intelligence collective, la co-construction, est essentielle, tant en termes de performance des solutions proposées que pour mieux accompagner les transformations en cours dans le monde du travail. Il est déterminant d’adopter une démarche de concertation. Cette approche se pose comme l’une des clés de la réussite de nombreux projets, et particulièrement dans les projets de réaménagement, dans lesquels les premiers concernés sont les futurs occupants.

Quels en sont les bénéfices ?

• fédérer les équipes en mettant en avant le collectif de travail, la collaboration, les interactions … tous ces attendus des actifs après plus d’un an de télétravail intensif,
• imaginer une nouvelle expérience collaborateur dans les futurs espaces, qui répondra à leurs attentes et contribuera à faciliter leur retour vers le lieu de travail,
• permettre au bureau de créer de la valeur par rapport à ce que les collaborateurs vivent seuls chez eux ou dans des tiers lieux,
• contribuer à accompagnement les changements,
• donner corps à la raison d’être de l’entreprise et du sens aux actions des collaborateurs,
• obtenir un engagement plus fort des collaborateurs, ce qui impacte leur performance.

Les humains ne sont pas tous égaux face au changement. Mais tous auront besoin de se sentir embarqués dans le projet, de savoir qu’ils vont être écoutés et consultés.

Quel est l’objectif de la concertation ? Que chacun puisse s’inscrire dans une dynamique de changements mais aussi d’identifier des solutions adaptées aux futurs usages. Elle s’inscrit dans la logique des actions impulsées par les DRH en période de confinement : replacer l’humain au cœur du dispositif ; pendant la crise sanitaire, seuls les femmes et les hommes ont su assurer une continuité d’activités. Les RH sont prêts à placer leurs collaborateurs au cœur des processus de réflexion. Entretiens individuels, focus groups, ateliers, questionnaires, sondages… Les moyens de mettre en œuvre une démarche participative sont nombreux. Chaque projet doit avoir son plan d’accompagnement spécifique.

La période très particulière de crise sanitaire que nous traversons a renforcé le travail individuel et l’éloignement des salariés de leurs collègues et de leur entreprise. Pour redonner du sens à l’entité collective qu’est l’entreprise, susciter des échanges, associer les salariés à la vie dans leur entreprise, il est plus que jamais déterminant d’adopter une démarche d’intelligence participative dans les organisations. Il ne faudrait pas manquer l’opportunité de faire des collaborateurs les acteurs des transformations en cours. Construire avec eux un projet sera la meilleure réponse possible à un monde du travail en pleine transformation.