Fonction RH : comment voler au secours des managers à l’approche des entretiens individuels ? 

Chaque année, c’est la même rengaine : à l’approche des fêtes, les entretiens individuels de performance pointent le bout de leur nez. Qu’ils soient annuels, semestriels ou encore trimestriels, ils peuvent vite devenir de véritables casse-tête pour les managers. Si certains y voient un moment privilégié pour renforcer le lien avec leurs équipes, pour d’autres, ces entretiens sont synonymes de sueurs froides, nuits blanches et excès de caféine pour réussir à les préparer dans les temps. Alors, comment la fonction RH peut-elle accompagner au mieux les managers dans la préparation puis la conduite de ces échanges ? Et comment tirer profit des entretiens individuels pour motiver et engager les collaborateurs ? Notre petit « guide de survie » vous livre les réponses. 

Les entretiens individuels : la bête noire des managers ? 

Soyons honnêtes, personne n’a jamais rêvé de passer des journées entières à parler bilans et objectifs autour d’une table. Et pourtant, chaque année, l’exercice revient, tel un boomerang. Les collaborateurs voient l’entretien annuel comme un moment ponctuel – une heure pour parler de leur année, de leurs succès et de leurs objectifs. Pour le manager, la perspective est tout autre : répéter le même exercice pour 5, 10, voire 15 collaborateurs, tout en continuant à gérer ses missions quotidiennes. Une tâche qui peut vite devenir énergivore, fastidieuse, voire stressante, surtout lorsque l’on sait qu’en 2017, 95 % des managers jugeaient ces entretiens inefficaces, selon une étude Deloitte. Manque d’outils et d’accompagnement, processus trop formels, peur du feed-back négatif : nombreux sont ceux qui y voient une contrainte administrative plutôt qu’un moment constructif.

Pourtant, bien menés, ces entretiens peuvent devenir un outil stratégique pour renforcer le lien avec les équipes et booster leur motivation. La clé ? Un accompagnement adapté de la part de la fonction RH pour guider, outiller et soutenir les managers dans cette mission essentielle.

En amont… Outillez et guidez les managers dans la réussite des entretiens ! 

Professionnels RH : vous jouez un rôle déterminant dans la préparation des entretiens individuels par les managers. En proposant les bons outils et en structurant les process, vous leur garantissez sérénité et efficacité.

• Mettez à disposition des outils simples et efficaces 

Le premier ennemi de la préparation, c’est l’éparpillement des informations. Feed-backs, résultats, notes prises au fil de l’eau… Sans centralisation, le manager se retrouve rapidement dépassé. Pour éviter le naufrage, vous pouvez opter pour des outils digitaux adaptés permettant de regrouper les objectifs, les évaluations passées, les données de performance, etc. À défaut de proposer un outil dédié, vous pouvez mettre en place des grilles d’évaluation prêtes à l’emploi, claires, intuitives et alignées avec les valeurs de l’entreprise, qui aideront les managers à mener à bien leurs entretiens. 

• Formez les managers à l’art du feed-back 

L’une des principales difficultés pour les managers réside dans la formulation de retours constructifs. Dire les choses sans froisser, évoquer les sujets délicats, tout en restant clair, honnête et valorisant, c’est tout un art. Heureusement, cela s’apprend. Que cela passe par des formations dédiées ou par des ateliers organisés en interne, l’objectif est de montrer aux managers comment faire pour équilibrer compliments et axes d’amélioration avec le plus de bienveillance possible. Des méthodes comme le DESC (décrire, exprimer, spécifier, conclure) ont maintes fois fait leurs preuves en la matière. 

Une autre de vos missions est d’encourager les managers, mais aussi les collaborateurs, à pratiquer le feed-back régulier. De cette façon, ni les uns ni les autres, n’attendent l’entretien individuel pour « vider leur sac » et on évite d’accumuler les tensions et les non-dits tout au long de l’année. Tout le monde y gagne ! 

• Valorisez les entretiens comme un moment clé

Enfin, changez le regard que les managers portent sur cet exercice. Il est crucial que ceux-ci comprennent toute l’importance de ces échanges. En communiquant sur les bénéfices des entretiens bien menés (meilleure rétention des talents, alignement des objectifs, motivation des équipes), vous transformerez une formalité administrative ou un exercice contraignant et stressant pour les managers en une opportunité stratégique, et pourquoi pas un moment plaisant. Cela nécessite également de libérer du temps dans l’agenda des managers afin de leur permettre d’aborder cette période de l’année avec sérénité. 

Écoute, adaptation et valorisation : aidez les managers à transformer l’essai le Jour J

Le grand jour est arrivé. Après plusieurs heures passées à préparer leurs entretiens, les managers se retrouvent face à leurs collaborateurs. Pour certains, c’est l’occasion de passer un bon moment, mais pour d’autres, la pression monte : que faire si l’échange dérape ? C’est ici que l’accompagnement des RH prend tout son sens : transformer ce moment d’échange en une vraie réussite, autant pour le manager que pour son équipe.

• Encouragez le dialogue, pas le monologue

D’abord, rappelez aux managers que l’entretien individuel n’est pas un monologue, mais une conversation qui vise à faire le bilan de l’année, du semestre ou du trimestre écoulé. Invitez-les à adopter une posture d’écoute active : poser des questions ouvertes, reformuler les réponses du collaborateur pour éviter les malentendus et lui laisser la place d’exprimer ses attentes, ses réussites et ses appréhensions font partie des pratiques qu’ils doivent connaître et adopter.

• Incitez-les à valoriser les réussites des collaborateurs

Pour bon nombre de salariés, l’entretien individuel représente bien plus qu’un simple bilan de leur année : il s’agit d’un moment privilégié pour parler de lui, faire part de son ressenti et recevoir des preuves de reconnaissance. Au-delà des chiffres et des performances mesurables, ils espèrent entendre leurs managers reconnaître leurs efforts, leurs progrès ou encore leurs petites victoires du quotidien. Encouragez donc les managers à intégrer systématiquement des éléments de valorisation dans leurs échanges : un compliment sincère, la valorisation d’un projet réussi ou de plusieurs qualités du collaborateur qui le rendent indispensable à l’équipe. Cette reconnaissance, même si elle peut sembler évidente, a un impact direct sur la motivation et l’engagement des salariés.

• Aidez les managers à s’adapter aux différentes personnalités de leurs collaborateurs

Chaque personne est différente. Certaines débordent de confiance en elles alors que d’autres sont plus enclines aux doutes. Certaines apprécient les échanges directs et factuels, tandis que d’autres recherchent plus de nuances ou de sensibilité dans les discussions. Accompagner les managers dans l’identification de ces différences et leur donner des clés pour ajuster leur discours en fonction de leurs interlocuteurs est crucial. En tant que professionnel RH, votre mission est de faire en sorte que chaque collaborateur soit évalué à sa juste valeur. Et cela passe par de la sensibilisation et de la communication auprès des managers. 

• Anticipez la question de la rémunération

Si un sujet peut prendre les managers au dépourvu, c’est bien celui de la rémunération. Souvent imprévisible, mais régulièrement abordé par les collaborateurs, il peut générer des tensions si le manager n’est pas préparé. Pour éviter tout flottement ou toute maladresse, impliquez-vous en amont en fournissant des informations claires et actualisées sur les politiques de rémunération de l’entreprise : augmentations possibles, critères d’attribution, enveloppes budgétaires disponibles, marges de négociation. Guidez également les managers sur la manière d’aborder ces discussions avec tact et transparence, même si la réponse ne satisfait pas entièrement le collaborateur. Une anticipation bien orchestrée évitera les malaises et renforcera la crédibilité du manager.

Après les entretiens individuels : ne laissez pas le soufflé retomber

Le vrai défi débute une fois les entretiens passés. Comment s’assurer que les discussions menées et les engagements pris durant ces échanges ne tombent pas dans l’oubli ? 

• Donnez vie aux engagements définis 

Un entretien réussi est un entretien qui débouche sur des actions concrètes. Les objectifs ou besoins en formation évoqués ne doivent pas rester au fond des boîtes mail. Encouragez les managers à formaliser ces engagements dès la fin de l’échange : un e-mail de synthèse, un tableau de suivi partagé ou même un simple document structurant les grandes étapes à venir peut suffire. Côté RH, veillez à offrir des outils de gestion adaptés, comme des plateformes collaboratives ou des solutions SIRH, pour centraliser les informations et faciliter le suivi dans le temps.

• Valorisez les efforts des managers

La période des entretiens peut être intense pour les managers. Une fois la vague passée, prenez le temps de reconnaître leur investissement. Un message de remerciement ou une réunion bilan pour échanger sur ce qui a bien fonctionné (et ce qui pourrait être amélioré) peut suffire à les remotiver pour l’avenir. Cela permet aussi de renforcer leur sentiment d’appartenance et de collaboration avec les équipes RH.

• Faite vivre l’entretien tout au long de l’année 

Aidez les managers à maintenir le lien avec leurs collaborateurs en instaurant des temps réguliers, même informels, pour faire le point sur les objectifs fixés ou ajuster le cap en fonction des évolutions. Pour cela, proposez-leur des outils simples pour nourrir ces échanges, comme des modèles de suivi ou suggérez-leur d’organiser des réunions mensuelles pour faire le point, par exemple.

Dans la préparation et la conduite des entretiens individuels, votre rôle va bien au-delà de la simple organisation logistique. Vous êtes les artisans de l’accompagnement humain, les facilitateurs du dialogue entre les managers et leurs équipes. Grâce à vos conseils, vos outils et votre expertise, vous permettez à ces échanges de prendre une toute autre dimension. Celle de la réussite collective, de la performance individuelle et de l’épanouissement professionnel, tant des managers que des collaborateurs.

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