DRH : une organisation digitalisée pour responsabiliser les collaborateurs

Alors que la crise sanitaire n’est pas terminée, il est temps pour les entreprises de faire le bilan de cette période et de commencer à se projeter. En effet, elles doivent se préparer sans délai au prochain bouleversement, quelle qu’en soit la nature. Leur résilience tient en leur capacité à responsabiliser les collaborateurs grâce à la digitalisation.

Responsabiliser les collaborateurs : une tendance qui s’accélère

C’est un fait : la crise sanitaire a accéléré des mutations déjà en cours dans l’entreprise. Parmi elles, la responsabilisation des collaborateurs. Cette responsabilisation que j’ai toujours prônée devient aujourd’hui inéluctable. La COVID-19 et le travail à distance ont suscité, chez les collaborateurs, un désir d’autonomie et de simplification des processus dans l’entreprise, qui rend central le rôle des DRH. Cette attente profite aussi des pratiques mises en place pendant la crise sanitaire : les entreprises qui ont le plus donné d’autonomie sur le terrain pour s’adapter au contexte local et aux contraintes imposées, sont aussi celles qui ont le mieux géré la période.

Cette tendance recouvre, selon moi, trois dimensions :

• les employés peuvent devenir maîtres de leur destin et avoir à portée de main l’information dont ils ont besoin sans devoir, soit passer par un processus papier, soit attendre quelques jours ou quelques heures une réponse par messagerie électronique, par exemple.
• les gestionnaires de paie et RH nouent un lien différent avec l’ensemble des collaborateurs. Ce dernier est basé sur le conseil et l’accompagnement dans la prise d’autonomie. Une nouvelle mission qui devient prédominante.
• les managers, quant à eux, sont désormais sollicités pour analyser la situation, anticiper et épauler leurs équipes. Le contrôle et le micro-management ne sont plus d’actualité.

Responsabilisation et continuité de l’activité

Pour gagner en autonomie et en responsabilité, salariés, managers et gestionnaires de paie ont besoin de gagner du temps dans les tâches administratives qu’ils doivent suivre ou réaliser. D’un clic, et seuls, ils doivent pouvoir :

• modifier leur coordonnées
• signaler une absence
• prendre un congé pour s’occuper d’un enfant ou d’un proche nécessitant des soins.

Mais pas seulement. Ils ont aussi besoin de pouvoir mener leur mission dans l’entreprise, en toute circonstance, au bureau, à l’atelier, ou ailleurs. Ainsi, quelle que soit la crise qui survient, l’entreprise peut aisément, et avec sérénité, mettre en œuvre son plan de continuité des activités. Par ailleurs, elle sait que ses obligations légales et administratives seront respectées.

C’est le cas lorsque les gestionnaires de paie, de chez eux comme au siège social, sont en mesure d’effectuer leurs activités habituelles de saisie et celles de contrôle des paies et DSN. Tout au long de la crise sanitaire, avoir cette souplesse et agilité a été précieux pour s’adapter au gré des étapes de la loi d’urgence sanitaire, des phases de confinement, de déconfinement, de couvre-feu, de fermetures administratives… Mais également pour s’assurer que la législation en vigueur est appliquée dès qu’il y a un changement. Et cela restera fort utile lors de prochaines crises.

La digitalisation : accélérateur de responsabilisation

Il y a une solution fiable et efficace à tous ces besoins au cœur de la responsabilisation des collaborateurs : la digitalisation. Pouvoir gérer à distance et accéder simplement depuis un ordinateur ou smartphone pour consulter, saisir et interagir, montre l’importance des outils digitaux. Ceux-ci ont en outre un impact économique positif. En effet, les gains sont multiples dans un contexte de réduction des coûts, sans diminuer la qualité du service.

Pour la gestion de la paie, la digitalisation permet :

• une réduction des erreurs dans les fiches de paie
• un seul système de traitement de la donnée du recrutement au départ d’un collaborateur
• une mutualisation des ressources au-delà des gestionnaires de paie et de la fonction RH via un portage de l’information.

Et pour l’ensemble des entités, l’entreprise améliore :

• la sécurité et la qualité de sa data
• la productivité des personnes
• l’expérience utilisateur.

La COVID-19 a accéléré cette prise de conscience de l’importance pour une entreprise de se digitaliser. Au-delà de l’efficacité dans la gestion à distance, toute entreprise a besoin de gagner en agilité. Avec les solutions de dernières générations, les données ne sont plus éparpillées mais stockées en un lieu unique et centralisé. Toute personne autorisée peut y accéder à tout moment depuis n’importe quel support numérique ou lieu de connexion. Ainsi, il devient possible de mettre en place un suivi en temps réel. C’est ici que la mise en responsabilité de tous les collaborateurs trouve tout son sens. A chaque instant, chacun permet à l’entreprise de disposer des données les plus à jour pour prendre les meilleures décisions. En cela, la “digitale attitude” accélère l’autonomie tant souhaitée par les salariés, tout en étant largement profitable pour les entreprises.

Avec la digitalisation, les rituels défis sur la paie sont relevés avec plus de sérénité, voire disparaissent : avoir un bulletin de salaire juste nécessite d’avoir des données justes et un réglementaire de paie à jour. Depuis mars 2020, beaucoup d’entreprises sont, parce qu’elles n’ont pas eu le choix, devenues du jour au lendemain très agiles en la matière, et ont pu mesurer les efforts qui leur restaient à faire pour pérenniser cette agilité. Pourtant, ce mouvement de modernisation n’est pas terminé. Il importe de faire un point régulier sur les pratiques mises en place et de conserver les meilleures, pour parvenir à une réelle autonomie et responsabilisation des collaborateurs. C’est d’autant plus crucial que les équipements sont vieillissants, et que la data transite et se perd sur différentes plateformes. Pour réussir face aux prochaines crises, un audit régulier des avancées digitales semble primordial. Il permet d’ajuster ce qui doit l’être pour ne pas être dépourvu le moment venu.